Kundehistorie

Slik la Soolo grunnmuren for videre vekst​

Om

Soolo AS leverer IoT-løsninger som gjør kundene i stand til å effektivisere og kvalitetssikre sine logistikkprosesser som fylle, tømme eller vedlikeholde. Med egenutviklet hardware og softwareløsning har Soolo både truffet og fokusert godt innen drivstoff.

Utfordring

Soolo hadde ikke noe styringssystem ut over Microsoft 365 og hadde derfor behov for mer struktur, internkontroll og bedre oversikt over kundeoppfølging og salgspipeline.

Løsning

Soolo tok i bruk styringssystemet Business Online, som sikrer at selskapet har en felles plattform for dokument- og informasjonslagring, kundedialog og systematisk samarbeid.

Implementering

Soolo fikk et fleksibelt opplærings- og implementeringsløp som gjorde det overkommelig å lære et nytt system parallelt med alle andre arbeidsoppgaver og prosjekter.

Resultat

Med Business Online har Soolo fått enda bedre systematikk og kontroll på kunder, prosjekter, kvalitetskontroll og salgsmuligheter, noe som bidrar til at veksten opprettholdes uten for store voksesmerter.

Utfordringen

Behov for et skikkelig avvikssystem​

Soolo ble etablert av tre gründere i 2019 og har siden da navigert gjennom en utfordrende og kompleks scaleup-fase. En slik vekstreise setter store krav til organisasjonen i form av systematikk og kontroll.

Karina Jortveit, ansvarlig for forretningsprosesser, kvalitet og HMS, forteller at organisasjonen hadde behov for mer struktur, slik at de bl.a. kunne få bedre internkontroll og følge opp salgsmuligheter og eksisterende kunder på en enda bedre måte.

“Jo mer vi vokste, og jo flere ansatte vi fikk, desto større behov fikk vi for en felles plattform, der informasjon om kunder og prosjekter er tilgjengelig for flere – og ikke bare inni hodet eller PC-en til den enkelte.”

Hun legger til: “Og når vi vokser, så får vi jo kunder som stiller større krav til oss som organisasjon om at vi har orden på våre interne prosesser og produkter.”

Soolo hadde en mappestruktur i OneDrive, som enkelte brukte.

“Men det var ikke alle som visste om den engang. Vi så behovet for å bli “tvunget” til å jobbe mer systematisk.”

Kort sagt trengte de å få mer orden i skysakene.

“Vi hadde en feeling på at det var samme feil som ble gjort igjen og igjen. Men vi hadde ikke noe ordentlig verktøy for å få logget feil og bli bedre.” 

Alexander Hatlestad, daglig leder i Soolo, gir en treffende beskrivelse av hvordan behovet for et styringssystem vokste frem:

“Som andre startups går man gjennom en modningsfase. På et eller annet tidspunkt holder det ikke lenger med excelark og litt sånn løssluppen strukturering av data i mappestruktur. Man må inn i et system.”

“På et eller annet tidspunkt holder det ikke lenger med excelark og litt sånn løssluppen strukturering av data i mappestruktur. Man må inn i et system.”
Alexander Hatlestad
Daglig leder, Soolo AS
Løsningen

Foruten Microsoft 365-pakken hadde ikke Soolo noe styringssystem. Derfor meldte spørsmålet seg, “Hva trenger vi egentlig?” 

Karina Jortveit forteller at organisasjonen behøvde å få strukturert alt fra prosedyrer og prosjektstyring til internkontroll og avviksregistrering, i og med at det ikke bare var å flytte fra ett system til et annet.

“Vi visste at vi var nødt til å strukturere oss, men hva er det egentlig vi trenger? Dessuten er vi jo en gründerbedrift, så vi lurte også på hvordan vi skulle klare å lære systemet samtidig som alle andre arbeidsoppgavene skal gjennomføres.”

Valget falt på Business Online.

“Vi har ansatte som er mer kjent med å bruke kvalitetssystem, og ansatte som aldri har vært borti det, så vi trengte noe som er enkelt og oversiktlig. Business Online hadde de modulene vi tenkte at det var viktig å få på plass i starten.” 

Jortveit opplyser at de også fikk snakket med kunder som bruker Business Online, og fikk høre deres erfaringer. Siden Soolo trengte et system som er enkelt å bruke, var det også gunstig at løsningen er bygd på toppen av Microsoft 365. 

“Microsoft 365 kjenner jo de fleste til og har jobbet i før. Så da var det ikke så skummelt å starte …! Dessuten fikk vi et veldig godt inntrykk av Business Online-gjengen da de var og presenterte seg hos oss. Og så hadde de et veldig godt opplegg på implementering.” 

“Business Online hadde de modulene vi tenkte at det var viktig å få på plass i starten.”
Karina Jortveit
Forretningsprosesser, kvalitet og HMS, Soolo AS
Implementeringen

Et spørsmål som typisk melder seg når man skal innføre et nytt system, er hvordan organisasjonen skal klare å sette seg inn i det samtidig som alle andre arbeidsoppgaver og prosjekter skal gjennomføres i en travel jobbhverdag.

Ifølge Jortveit er denne problemstillingen noe Business Online tar godt hensyn til når de legger opp implementeringsløpet. 

“Vi hadde implementeringsmøte én gang i uka, med tema for hver gang. Og så fikk vi hjemmelekser til neste gang. Det opplevde vi som positivt, for da ble vi på en måte “tvunget” til å sette oss ned og trykke i systemet og bli kjent med det.”

Det var her de fleste spørsmål dukket opp, og som de tok meg seg inn i det neste møtet og fikk løst, sier Jortveit, og legger til:

“Det er nok enklere å legge til side hvis du bare sitter og hører på konsulenten som går gjennom systemet. Men når vi fikk oppgaver, var du nødt til å klikke deg gjennom den modulen og prøve ut funksjoner.”

I og med at Soolo ikke hadde hatt et styringssystem tidligere, var det naturligvis mye nytt å sette seg inn i. Da var det veldig nyttig å få tips og triks fra Business Online, synes Jortveit.

“Aleksander, systemkonsulenten i Business Online, kom med råd og viste hvordan de selv har løst utfordringer og bruker systemet i dag. Greit å få inspirasjon!”

På spørsmål om de støtte på noen utfordringer underveis i opplæringen, svarer Jortveit:

“Ikke utfordringer, men vi startet fra scratch med å bygge prosedyrer, CRM, osv. Derfor var det positivt å bli “tvunget” til å ta tak i dette, med hjemmelekser fra gang til gang.”

Alt i alt opplevde Soolo at Business Online har et veldig godt opplegg på implementeringen.

“De var tilgjengelige og fleksible i hele implementeringsfasen.”

Alexander Hatlestad istemmer på den:

“Business Online er responsive. Vi har hatt spesialtilpasninger som vi har hatt behov for, og da fikser de det. Det er et veldig godt samarbeid.”

“Vi startet fra scratch med å bygge prosedyrer, CRM, osv. Derfor var det positivt å bli “tvunget” til å ta tak i dette, med hjemmelekser fra gang til gang.”
Karina Jortveit
Forretningsprosesser, kvalitet og HMS, Soolo AS
Resultatet

CRM-modulen er avgjørende for salg og videre vekst

Da Hatlestad kom inn som daglig leder i 2024, var bruk av CRM-modulen i Business Online det første han satte i gang med. Siden da har dette vært et satsingsområde. 

Business Online CRM gjør det enkelt for Soolo å administrere kontaktinformasjon, kontrakter, salgsmuligheter og leverandører.

“I CRM legger vi alt av detaljer på kundene og kontraktene vi inngår med dem,” opplyser Hatlestad. “Vi har hatt mye fokus på CRM-modulen, fordi salg er så kritisk for oss i den fasen vi er i.” 

Hatlestad forteller videre at alt av dokumentasjon, policyer, prosedyrer og styrende dokumenter nå ligger i Business Online.

“Og så bruker vi også godkjenningsflyten. Hvis det er oppdateringer, osv., så går det gjennom en godkjenningsflyt, og det er jo veldig sporbart og enkelt.” 

“Jeg kan se måned for måned at salgspipelinen vokser.”
Alexander Hatlestad
Daglig leder, Soolo AS

En av de største utfordringene for Soolo i scaleup-fasen var som sagt å følge opp salgsmuligheter på en god måte. 

“Da jeg begynte som daglig leder, så visste jeg f.eks. ikke verdien av pipelinen vår,” medgir Hatlestad. “Jeg visste ikke hvor mange muligheter vi hadde, eller hvordan oppfølgingen var. Mens nå kan vi hente ut en rapport og se på de tingene. Jeg kan se måned for måned at salgspipelinen vokser.”

Enklere rapportering til styret

I aksjeselskap plikter daglig leder å underrette styret om selskapets resultatutvikling. God rapportering fra daglig leder gjør styret bedre i stand til å skue fremover i tid, utvikle og følge opp strategier og sammen med daglig leder skaffe seg de viktige “øyeblikksbildene”.

Power BI salgsrapporter i Business Online har gjort det enkelt for Hatlestad å holde styret løpende orientert om kunde- og salgssituasjonen i selskapet:

“Det er lett å trekke ut informasjon når jeg skal rapportere til styret hva som har skjedd siste måneden på kundesiden, hva har vi solgt, hva som er de største salgsmulighetene vi har.”

For en bedrift som har det å levere verdien av å vite som sitt mantra, er det alfa og omega å ha en slik innsikt.

Sikrer at ingen salgsmuligheter går tapt

Med Business Online har Soolo fått detaljert oversikt over alle salgsmulighetene, hvor langt ned i salgstrakten de befinner seg, og når de skal følges opp, av hvem. Dette sikrer at ingen salgsmuligheter går tapt som følge av mangelfull oppfølging.

“Den innsikten hjelper oss å prioritere, og det gjør min hverdag bedre som daglig leder, mht. rapporteringsplikten jeg har. Det blir et godt arbeidsverktøy for meg og for de som jobber med salg. Selgerne bruker Business Online til å lage sin plan for hvem som skal følges opp for hver måned."

Lettere å luke ut feil som går igjen – og dermed bli bedre

Som nevnt innledningsvis hadde Soolo behov for et godt avvikssystem som gjorde bedriften i stand til systematisk å registrere avvik.

“Vi merket at vi stadig snakket om og hadde samme utfordringer uten at man fikk tak på det,” medgir Jortveit. “Vi hadde behov for å få dem frem i lyset, få satt fokus på de tingene vi ser går igjen, sånn at vi faktisk kan få det svart på hvitt og gjøre noe med det.”

Business Online har fokus på å gjøre avviksregistrering så enkelt og tilgjengelig som mulig. Mange ansatte som opplever avvik, jobber ute i felt. Derfor er det viktig at avviksregistreringen kan gjøres på mobil, slik at det logges der og da, før det faller nedover på prioriteringslisten.

Gjør det enklere å bli ISO-sertifisert

Business Online legger til rette for at bedrifter skal kunne jobbe etter egne kvalitetssikrede prosesser og slik knytte kvalitet inn i alle ledd av kundeleveransene. Ved å ta i bruk et system for kvalitetsstyring basert på ISO 9001 sikrer man at kvalitetsstandarder blir møtt konsekvent.   

Hatlestad forteller at Soolo ønsker å jobbe tett opp mot ISO-standarder uten at de nødvendigvis skal være sertifisert:

“Hvis en kunde av oss krever at vi må være ISO-sertifisert, så skal det være veldig lett for oss å bli det. Så derfor jobber vi tett opp imot ISO, og da hjelper Business Online oss på veien dit. Vi har sporbarhet i alt gjennom systemet.” 

Et godt styringssystem sikrer at farten i veksten ikke stopper opp

For gründerbedrifter kan det være fristende å sette alle kluter til for å vokse raskest mulig. Det å bli mer strukturert havner da gjerne i andre rekke – fordi man er så opptatt av farten. For Soolo har det vært avgjørende å få et solid fundament av kvalitetsstyring på plass for å opprettholde veksten, sier Hatlestad.

“I andre organisasjoner har jeg erfart at hvis du ikke tar det grunnarbeidet løpende, så mister du all farten din når du er kommet et steg lenger, for du har ikke systemene på plass.”

Alexander Hatlestad peker avslutningsvis på viktigheten av å legge grunnmuren, selv om det kan ta litt lengre tid:

“Den grunnmuren kan du kapitalisere på et steg lenger frem, fordi du da har systematikken som skal til. Man kan velge å ikke gjøre det, men man må betale for det lenger ned i veien.”

Soolo står foran mange spennende vekstutfordringer i årene som kommer – men orden i skysakene blir ikke én av utfordringene. 

“Den innsikten hjelper oss å prioritere, og det gjør min hverdag bedre som daglig leder, mht. rapporteringsplikten jeg har.”
Alexander Hatlestad
Daglig leder, Soolo AS

Få orden i skysakene☁️