Offshore Qualific bruker Business Online til å jobbe systematisk for å styrke kvalitetsarbeidet

Utfordringen

Leverandørkvalifisering krever et godt kvalitetsstyringssystem

I 2023 tok bransjeforeningen Offshore Norge et viktig initiativ: Operatørenes foretrukne kvalifiseringssystem, Magnet JQS, og de tilhørende revisjonsordningene ble samlet i et eget datterselskap, Offshore Qualific.  

Leverandørkvalifisering er avgjørende for Offshore Norges medlemsbedrifter. Dette arbeidet krever at Offshore Qualific har et godt system til å dokumentere og visualisere egne prosesser.

Som nyetablert selskap med kun fire ansatte grep Offshore Qualific muligheten til å få på plass et kvalitetsstyringssystem som passet til størrelsen deres i etableringsfasen, og som de kunne vokse i.

“Vi hadde dokumenter for prosedyrer og prosessbeskrivelser liggende i en mappestruktur,” sier Elisabeth Aaserød, HSE and Audit Advisor i Offshore Qualific. “Men vi trengte et system hvor vi kunne ha alt på ett sted i et lett tilgjengelig arbeidsområde for dokumenter – et system som hjelper oss med å oppnå den strukturen og systematikken vi ønsker å jobbe under.”

“Vi trengte et system hvor vi kunne ha alt på ett sted i et lett tilgjengelig arbeidsområde for dokumenter – et system som hjelper oss med å oppnå den strukturen og systematikken vi ønsker å jobbe under.”
Elisabeth Aaserød
HSE & Audit Advisor, Offshore Qualific

Løsningen

Et system som legger til rette for kvalitetsarbeid og vekst

De fleste i Offshore Qualific har jobbet med HMS og kvalitet tidligere, og derfor hadde de god oversikt over de ulike kvalitetssystemene i markedet. “Vi så at Business Online var det kvalitetssystemet som traff oss best.”

Aaserød utdyper:

“For oss som et nytt selskap var det nyttig å kunne ha et system i Microsoft 365, siden vi brukte det fra før av. Og ikke minst at vi fikk alle modulene på én plass.”

I tillegg var det viktig for Offshore Qualific å investere i et system som legger til rette for bedriften å ekspandere.

Offshore Qualific er et heleid datterselskap av bransjeorganisasjonen Offshore Norge. Formålet med Offshore Qualific er å tilrettelegge for leverandørkvalifisering og standardiserte revisjonstjenester som fremmer sikker og effektiv drift i offshore- og energibransjen.

Høydepunkter
Utfordring
Løsning
Implementering
Resultat
“Vi så at Business Online var det kvalitetssystemet som traff oss best.”
Elisabeth Aaserød
HSE & Audit Advisor, Offshore Qualific

Implementeringen

En implementeringsprosess som gir rom for de vanlige arbeidsoppgavene

For mange bedrifter kan det å implementere et nytt IT-system virke som et overveldende tiltak. Én av bekymringene som gjerne melder seg, er: Hvordan skal vi klare å få lært oss opp i systemet samtidig som vi skal rekke over alle de andre oppgavene vi har?

Implementeringsprosessen og endringene den fører med seg, kan i en overgangsperiode legge et stort press på organisasjonen. For Aaserød var det derfor betryggende at Business Online har utviklet en implementeringsmodell som tar hensyn til dette.

“Implementeringen var satt opp slik at du ikke trengte å sette vekk alt annet. Vi er en nystartet bedrift, og vi hadde mye annet å jobbe med. Så det var veldig hjelpsomt at vi kunne gjøre implementeringsprosessen samtidig med den andre jobben vår.” 

Hun forteller at implementeringen var satt opp bolk for bolk, og at de fikk “hjemmelekser”. “Det fungerte veldig bra i en travel jobbhverdag og ga oss en feeling på hvordan systemet fungerer.”

God og tett oppfølging hele veien

Når du går i gang med implementeringen av Business Online, får du en egen dedikert prosjektleder som blir din støttespiller og veileder gjennom hvert trinn av prosessen.

“Vi opplevde Aleksander [Fosshagen Hald, systemkonsulent i Business Online] som veldig tilgjengelig. Vi fikk ham med inn på Teams-chatten. Hver gang vi hadde et spørsmål, svarte han omtrent på minutter. All honnør til Aleksander!”

Aaserød legger til:

“Selv i dag, når vi er langt forbi implementeringsfasen, er Business Online lett å få hjelp hos. Hvis det er noe jeg trenger hjelp til i systemet, skriver jeg en melding til Aleksander. Og så får jeg kjapt svar.”

“Selv i dag, når vi er langt forbi implementeringsfasen, er Business Online lett å få hjelp hos.”
Elisabeth Aaserød
HSE & Audit Advisor, Offshore Qualific

Resultatet

Effektiv internkontroll – i én og samme plattform

For en bedrift som Offshore Qualific, som utfører revisjoner av selskaper for å sikre at de opererer i henhold til ulike standarder, er det helt avgjørende å selv ha et godt kvalitetssystem for internkontroll og dokumentasjon av HMS-arbeidet. 

Det første Offshore Qualific gjorde da de tok i bruk Business Online, var derfor å få internkontrollen på plass. 

“Det brukte vi prosjektmodulen til, og det har vært verdifullt for oss å ha én plass og ett prosjekt til å logge og utføre internkontroll.”

Enklere å jobbe systematisk og strukturert

Business Online endrer ikke nødvendigvis måten bedrifter jobber på, men det setter arbeidet mer i system og gjør det enklere å etterleve prosesser og prosedyrer. Man finner lettere frem til hvordan man skal gjøre ting, og alt blir dokumentert mens man gjør det. 

“Systemet gjør det lettere å finne en systematisk måte å jobbe på,” sier Aaserød. “Dermed sikrer vi at de kritiske arbeidsoppgavene og prosessene blir gjort riktig.”

Offshore Qualific har en egen portal for leverandørkvalifisering, Magnet JQS, som brukes av 1600 leverandører og alle operatører i energibransjen. Gjennom forvaltning av leverandørinformasjon og styring av risiko i forsyningskjeden bidrar Magnet JQS til effektive anskaffelsesprosesser i henhold til EU-regelverk.

“Rundt Magnet JQS har vi flere forskjellige revisjonsordninger,” sier Aaserød. “Årlig utfører vi om lag 250 revisjoner av styringssystem. Og da er det jo veldig viktig at vi selv også har et godt styringssystem!”

Et solid hjelpemiddel til å oppnå ISO-sertifisering

I hjertet av Business Online ligger funksjonen for Business Process Management (BPM). Med BPM kan man lage en visuell fremstilling av bedriftens funksjoner og prosesser. Dette bidrar til å sikre og dokumentere at man etterlever prosesser, rutiner og retningslinjer.

Med BPM i Business Online har Offshore Qualific ikke bare visualiseringen og dokumentasjonen som viser og beskriver hvordan de jobber, men de har også muligheten til å vise at de faktisk jobber slik som de beskriver. Dette utgjør et viktig ledd på veien mot å oppnå ISO-sertifiseringer. 

“Vi bruker BPM til å visualisere prosessene våre. Vi har et mål om å sertifisere oss i ISO 9001, 14 001, 45 001 og 27 001. Så det er også tanken når vi jobber i Business Online, at vi må få på plass sertifiseringene. Vi er ikke helt der ennå, men vi begynner å komme et godt stykke på vei.” 

Elisabeth Aaserød oppsummerer verdien av å jobbe med Business Online som leverandør og system:

“Alt i alt opplever jeg Business Online som veldig tilgjengelige. De er veldig lett å få tak i, og det er lett å få svar. Det setter vi stor pris på. Systemet legger til rette for at Offshore Qualific kan jobbe systematisk for å oppnå høy kvalitet.”

“Årlig utfører vi om lag 250 revisjoner av styringssystem. Og da er det jo veldig viktig at vi selv også har et godt styringssystem!”
Elisabeth Aaserød
HSE & Audit Advisor, Offshore Qualific
Del denne artikkelen

Bli kjent med Business Online

Klikk deg gjennom Business Online helt gratis i dag.