Håndtering av dokumenter bygget for NORSOK og revisjon
Dokumentstyring Premium gir dere fast nummerering, 3 godkjenningsroller og full revisjonshistorikk. For prosjektselskaper i olje og gass, prosjektering og bygg som må kunne dokumentere alt.
NORSOK-kompatibel nummerering, revisjonshistorikk og rollebasert godkjenning.
Tre bransjer der dokumentkontroll ikke er valgfritt
Hvis revisor, kunde eller myndighet kan be om å se hele dokumenthistorikken på et hvilket som helst tidspunkt, er dette modulen som svarer.
Olje & Gass
Subsea, brønnservice, leverandører
NORSOK standard, egne dokumentkrav fra kunden og lange leveranser. Hver tegning, hver prosedyre, hver revisjon må kunne hentes frem på sekunder.
Prosjektering
Prosjektering, rådgivende ingeniør, design
Hundrevis av tegninger, beregninger og spesifikasjoner per prosjekt. Versjonsstyring som faktisk holder når tre fagområder jobber i samme dokument.
Bygg & Anlegg
Entreprenører, infrastruktur, industribygg
FDV-dokumenter, kontrakter, sjekklister og avvik. Når dere skal overlevere bygget, skal alt være på plass, signert og sporbart.
Når et prosjekt vokser fra 200 til 2000 dokumenter, slutter Excel-permer og delte mapper å fungere. Det er en voksesmerte. Dokumentstyring Premium gjør den til en arbeidsprosess.
Hva får du i Dokumentstyring Premium som ikke ligger i standarden
Standardpakken dekker det daglige. Dokumentstyring Premium kommer inn når dokumentene blir et eget arbeidsfelt med egne roller, revisjonsspor og krav fra kunde eller myndighet.
Tre ting kunder ofte spør om
Hvordan fungerer 3-stegs godkjenning av dokumenter?
Et dokument går gjennom tre faste roller før det legges ut i prosjektbiblioteket. Den som lager dokumentet sender det til fagansvarlig, som sjekker innhold. Deretter går det til prosjekt- eller kvalitetsansvarlig for endelig godkjenning. Hver overgang blir logget med tidspunkt og navn.
Hva er NORSOK-kompatibel dokumentnummerering?
NORSOK-standarden krever at hvert dokument har en unik ID som følger et fast mønster, gjerne basert på prosjektkode, fagområde, dokumenttype og løpenummer. Premium lager denne ID-en automatisk når et dokument opprettes, slik at ingen to dokumenter får samme nummer, og hvert nummer forteller hva dokumentet er.
Kan vi hente frem en tidligere versjon av et dokument?
Ja. Hver gang et dokument endres, blir forrige versjon lagret med dato, bruker og en kort kommentar om hva som ble endret. Dere kan hente frem en hvilken som helst tidligere versjon, sammenligne den med den gjeldende, eller sende hele versjonsloggen til revisor som dokumentert spor.
Få enda bedre flyt
Med Dokumentstyring Premium kan du opprette dokumenter med en unik nummerering tilknyttet prosjektet. Laget for å forenkle og forbedre dokumentstyringen i prosjekter med et høyt antall dokumenter.
Listevisning over prosjektets arbeidsområde for dokumenter
3-stegs godkjenning
For å sikre kvaliteten og nøyaktigheten av dokumentene, tilbyr Dokumentstyring Premium en 3-stegs godkjenningsprosess. Dette innebærer at dokumentene blir gjennomgått og godkjent av flere personer før de blir publisert i et eget bibliotek for godkjente dokumenter.
Dokument som sendes på en 3-stegs godkjenning før publisering
Få hele historikken til dokumentet
Alle dokumenter har full versjons- og revisjonshistorikk, slik at du alltid kan hente frem en tidligere versjon av dokumentet. Dette sikrer at du alltid har siste oppdaterte versjon, samt fleksibiliteten til å hente frem eldre versjoner dersom det skulle bli nødvendig.
Historikken til et valgt dokument med mulighet for å åpne tidligere versjoner
Spørsmål du sikkert har før du tar dette opp internt
Det kan det gjøre, men det trenger ikke. Business Online ligger på Microsoft 365 og kan hente inn dokumenter fra SharePoint-biblioteker dere allerede bruker. Forskjellen er at Dokumentstyring Premium legger på prosjektstruktur, NORSOK-nummerering, godkjenningsroller og revisjonslogg, som SharePoint ikke gir dere rett ut av boksen.
Oppsettet gjøres sammen med en konsulent fra Business Online. Når maler og prosjekttyper er på plass, tar det vanligvis en til to timer opplæring. De som bare skal opprette og finne dokumenter til daglig, trenger som oftest 30 minutter.
Ja. Både ID-mønsteret og hvem som er med i godkjenningen, settes per prosjekt. Hvis en kunde krever en helt egen dokumentstruktur, kan dere lage en prosjektmal som dekker akkurat det.
Dere eier deres egne data. Hvis avtalen avsluttes, så vil dere likevel ha hele dokumentbiblioteket med versjonshistorikk og informasjonen som ligger på hvert dokument tilgjengelig.
Modulen er bygget rundt NORSOK, som har strengere krav til dokumentstruktur enn ISO 9001 har på dokumentstyring. Den samme strukturen passer godt inn i ISO 9001-revisjoner.
Har du spørsmål om dokumentstyring?
Skriv til oss, og vi tar kontakt inne én arbeidsdag. Eller, book en demo med oss direkte.
Vil du ha en revisjonsklar dokumentprosess?
Ta kontakt med oss for en gjennomgang. 30 minutter, helt uforpliktende.