Kundehistorie
SubseaPartner fikk enhetlig prosjektstyring og tydeligere rollekrav
I Business Online har SubseaPartner en styringsplattform som sikrer at selskapet er prosesstyrt, har kontroll på store mengder dokumentasjon og raskere kan gjennomføre prosjekter med god kvalitet og etterlevelse av regelverk.
Om
SubseaPartner er en prosesstyrt bedrift som tilbyr profesjonelle dykke- og undervannstjenester for energiindustrien. Deres spesialiserte undervannsløsninger innenfor inspeksjon, vedlikehold og reparasjoner bidrar til å opprettholde kundens leve- og produksjonstid.
Utfordring
SubseaPartner brukte kvalitetssystemet iQS, men trengte et enda mer brukertilpasset og enhetlig system, som alle benytter, tilnærmet likt.
Løsning
SubseaPartner gikk over til styringssystemet Business Online, som sikrer at selskapet er prosessstyrt og har kontroll på store mengder dokumentasjon. Dermed kan de planlegge og gjennomføre sine prosjekter med god kvalitet, raskere, og sørge for at de er i samsvar med regelverket.
Resultat
Business Online har gitt SubseaPartner en mye mer enhetlig måte å styre prosesser på. Selskapet har oversikt over hva som kreves av den enkelte i ulike prosesser, og en plattform der man enkelt kan finne og feilfritt utveksle kritisk informasjon og dokumentasjon.
Utfordringen
Internasjonale standarder og strenge dokumentasjonskrav
Med selskaper som Equinor, Vår Energi, Shell og Subsea7 på kundelisten må SubseaPartner holde et høyt fokus på HMS, kvalitet, kostnadseffektivisering og risikostyring i sine dykkerintervensjonstjenester.
Leveransene og prosjektstyringen skal overholde både strenge kundekrav og internasjonale regelverk og standarder. God dokumentstyring er et must i så måte. Ida M. Steffensen, QHSE Manager i SubseaPartner, forteller at dette især gjelder forskriftene for dykkeoperasjoner.
“Dykkestandardene setter mange krav som går ut over det som handler om dykking, for eksempel hvilke dokumenter som kreves og rutiner som skal være på plass.”
Mappestruktur og mangelfull versjonskontroll
Da Steffensen begynte i SubseaPartner (den gang Fugro RUE) i 2012, brukte selskapet et system som ikke tilbydde full dokumenthåndtering. Derfor foregikk prosjektstyringen på utsiden av systemet, i form av mappestruktur. Dette bydde på noen helt spesifikke utfordringer.
“Det var mye større risiko for flere versjoner av dokumentene, og som plutselig ble lagret i en annen mappe. Og når det da skulle sendes rundt i organisasjonen, så var det kanskje ikke siste versjonen som ble sendt.”
Dokumenthåndteringen ble uoversiktlig, noe som igjen medførte risiko for feil:
“Du hadde ikke helt kontroll på hvilken versjon som var der, og om den var den siste, eller om det fantes en annen versjon, bare at noen hadde lagret den et annet sted.”
I 2016 tok SubseaPartner i bruk kvalitetssystemet iQS. levert av daværende iQubes (nå Business Online).
Løsningen
Fra iQS til Business Online, som samler all data og alle ansatte i én og samme løsning
SubseaPartner brukte iQS til februar 2024, da de gikk over til Business Online.
“Etter mange år med iQS hadde vi et ønske om et ENDA mer brukertilpasset system,” sier Steffensen. “Vi ville sørge for at alle ansatte brukte det, og brukte det på noenlunde samme måte.”
Business Online er fullt integrert med Microsoft 365, noe som for SubseaPartner betyr fortsatt tilgang til velkjente verktøy som Outlook, Teams, de forskjellige dokumenttypene og Planner. Men nå har selskapet fått en plattform som på en mer brukervennlig måte lar dem jobbe effektivt i henhold til ulike rolle- og samsvarskrav. Ikke minst har brukerne langt større handlingsrom til selv å kunne forme og redigere systemet.
“Vi har tilpasset Business Online veldig til vår bruk. Og vi er ikke lenger avhengig av å sende inn om vi ønsker at systemet skal endres på. Nå har vi mye større mulighet til å fikse det selv, i et mer up to date system.”
Smertefri implementering, med kontinuerlig oppfølging og støtte
Både den opprinnelige implementeringen av iQS i 2016 og overgangen til Business Online i 2024 gikk effektivt og trygt for seg, forteller Steffensen.
“Vi har hatt et veldig godt samarbeid med gjengen i Business Online hele tiden. De er veldig behjelpelige med å sjekke opp i og finne løsninger på de forslagene vi kommer med.”
Resultater
Totalryddet dokumentbibliotek og reviderte prosesser
Overgangen fra iQS til Business Online ga SubseaPartner mulighet til å rydde opp i dokumentstyringen og gjøre store endringer i prosessene. På den måten kunne de tilpasse systemet til selskapets praksis i dag.
“Vi bestemte vi oss for å ta en skikkelig opprydding i hvilke dokumenter vi hadde, men også hvor dokumentene hører hjemme.”
Hele dokumentbiblioteket med styrende dokumenter ble flyttet manuelt over til Business Online. Samtidig ble det satt opp nye prosesser, med henblikk på de største risikofaktorene i selskapet.
“Vi fikk på plass prosesser inn under hver avdeling, hvor det skal høre hjemme i risikobildet, sånn at prosessene er bygget for å mitigere de definerte fare- og ulykkeshendelsene som risikovurderingen av bedriften har gitt oss.”
Steffensen og teamet hennes brukte mye tid på å sette opp systemet på en slik måte at det ble langt mer synlig og bedre forstått av alle i organisasjonen.
“Det skal være lett synlig for alle, og alle skal nærmest “tvinges” inn til å bruke systemet likt. At ikke de forskjellige avdelingene bruker systemet forskjellig. Alle skal inn, de skal bruke prosessene og det som ligger der.”
Oppryddingsarbeidet har gjort det lettere å onboarde nyansatte, poengterer Steffensen:
“Vi ser at det er mye lettere å få “onboardet” nyansatte, og hele prosessen rundt det. Dette er det du skal forholde deg til. Prosessene er linket opp mot dokumenter og eventuelle nødvendige eksterne linker. De kan bare sette i gang, så finner de alt de trenger for å etterleve prosessen.”
Enklere dokumentasjon, deling og fremhenting av virksomhetskritisk informasjon
Ekstrafunksjonen Dokumentstyring Premium (også kalt DMS) har avanserte verktøy for å opprette, nummerere og godkjenne prosjektspesifikke dokumenter. Funksjonen er basert på NORSOK-standard for ekstra kontroll på dokumenter.
“Med DMS kan alle ansatte gå inn og hente den siste godkjente versjonen, med revisjonshistorikk og alt det som hører med,” sier Steffensen.
DMS-funksjonen har gitt SubseaPartner full kontroll over dokumentene i de ulike prosjektene, med oversiktlig bruk i prosjekt-arbeidsrom. På arbeidsrommet til et DMS-prosjekt har organisasjonen Dokumentprofil og Publiserte dokumenter lett tilgjengelig fra start.
I Dokumentprofil oppretter de nye dokumenter og sender disse på en arbeidsflyt. I Publiserte dokumenter ligger alle dokumenter som har vært gjennom en arbeidsflyt.
“I prosjektene har vi kontroll på alt som skal sendes ut til kunder. Alle som kommer inn hos oss og jobber i systemet, vet at dokumentprofilene de skal jobbe i, ligger i Document Profile. Det de skal hente ut av godkjente dokumenter, ligger i Published Documents. Veldig oversiktlig og greit, og ikke masse forskjellige kopier av samme dokument.”
Raskere planlegging og gjennomføring av prosjekter – med færre feil
SubseaPartner har en rekke prosjektansatte som kommer inn og deltar i planlegging av prosjekter, f.eks. prosjektingeniører og superintendents.
“De er jo ikke fast ansatt, så de får en innføring i systemet,” sier Steffensen. “Hvordan det brukes, og hvordan vi skal ha det. Når det kun var mappestruktur og litt fritt til å kunne gjøre som du ville, så førte det til feil.”
Når prosjektpersonell i dag kommer inn utenfra, møter de et enhetlig system:
“Der skal du inn og redigere, og så gir du beskjed, så blir det sendt på godkjenning. Det er veldig mye enklere å forholde seg til. Det er mye færre feil.”
Dokumentstyring Premium har en trestegs godkjenningsflyt som sikrer kvalitet og nøyaktighet. Dokumentene i prosjektet blir gjennomgått og godkjent av flere forhåndsoppsatte parter før de får en endelig godkjenning og blir publisert i et eget bibliotek for godkjente dokumenter.
Steffensen forklarer nærmere hvordan dette reduserer feil og forbedrer dokumentkontroll:
“DMS sørger for at dokumentene MÅ gjennom en godkjenningsrunde, og at det som ligger i Published Documents, alltid er godkjent versjon. Det ligger ikke mange ukontrollerte versjoner av samme dokument.”
Før Business Online (og tidligere iQS), da dokumentene var lagret i mappestruktur, var det alltid en viss risiko for at feil versjoner av dokumenter ble tatt i bruk eller sendt til kunde.
“Nå er det enkelt og ryddig, og man kan likevel alltid gå i Version History for å finne en eldre versjon av dokumentet om det skulle være nødvendig.”
Langt mer enhetlig prosjektstyring og bedre oversikt over hva som kreves av hver enkelt rolle i prosessene
SubseaPartner har opprettet en rekke ulike prosesser og underprosesser for prosjektstyring i Business Online. Dette bidrar til at store og omfattende prosesser blir delt opp i mindre, mer håndterbare prosesser, tilknyttet forskjellige underroller.
“Det er én prosess for Tender, hva skal du huske på, og den har sin egen DMS med dokumenter som skal sendes inn. Hvis vi får jobben, går det over til Project Management. Den har da en egen prosess som prosjektlederen skal følge, men så har vi også delt inn i mange underprosesser her.”
Med andre ord har flere involverte parter i et prosjekt sine underprosesser som er knyttet opp til den aktuelle hovedprosessen. All prosjektdokumentasjon som skal sendes til kunde, ligger i hovedprosjektet.
“De under der har sin prosess der de kan huke av at de har fullført alle stegene, men de supplerer hovedprosjektet.”
Ifølge Steffensen sørger denne fremgangsmåten for at ansvaret blir fordelt der det hører hjemme, og at prosjektledere ikke opplever at det er helt kaos.
“Vi har løst det ganske greit med at det ikke er én gigantisk prosess som alle skal alle inn i. Det blir fort litt uoversiktlig, så vi har fordelt ansvaret. Underprosessene blir delegert til dedikerte prosjektroller, der de skal sørge for å følge opp sin prosess. Og så skal de informere prosjektlederen, som igjen har sine sjekkpunkter i hovedprosessen for å verifisere at underprosessene er i rute.”
Dette gir også bedre oversikt i fremdriften til prosjektene.
“Du kan jo også enkelt se i systemet at her er det 80 % fullført prosess. Da er det mye enklere for prosjektlederen, og det er mye enklere for underrollene å ha kontroll.”
Det beste med Business Online for SubseaPartner? Fleksibiliteten!
På spørsmål om hva SubseaPartner liker aller best med Business Online, har Steffensen svaret klart:
“At vi i stor grad kan påvirke utseende og oppsett slik vi vil ha det, samtidig som man har en grunnfunksjon for prosesser, prosjektstyring, dokumenthåndtering, observasjonskort, kunderegister, osv. i bunn.”
Siden det er så lettvint å legge til eller endre på noe i systemet, blir det mye enklere for SubseaPartner å få på plass prosesser som hjelper selskapet med å overholde de strenge forskriftene for dykkeoperasjoner. I tillegg gir det god kontroll og trygghet i møte med regulatoriske krav og revisjoner.
“Vi har nå en plass der vi enkelt kan sette opp, legge til og endre prosesser, uten at vi må sende det inn til noen som kanskje ikke helt forstår hva vi mener,” oppsummerer Ida M. Steffensen.
“Så får vi hele tiden den kontinuerlige forbedringen av systemet ut fra sånn som vi vil ha det. Det er jo nødvendigvis ikke store endringer, men det er hele veien spot on for oss.”