E-posten til kunden lå i Outlook. Til hun sluttet.
Outlook-integrator flytter e-post og vedlegg fra personlige innbokser og inn på kunden eller prosjektet i Business Online, slik at hele teamet finner dem igjen.
Hele integratoren ligger i et panel inne i Outlook. Du bytter ikke fane for å få dialogen på plass.
Brukes av vekstbedrifter som:
Når e-posten er der jobben faktisk avtales
Hvis det viktigste om en kunde eller et prosjekt blir avtalt på e-post, og bare ligger hos den som tilfeldigvis var på kopi, har dere bruk for Outlook-integrator.
Selgere og kundeansvarlige
Hele dialogen med kunden ligger i innboksen din. Når en kollega skal ta over, må de gjette seg til hva som er lovet. Arkiver samtalen på kunden i CRM, så finner neste person den selv.
Prosjektledere og koordinatorer
Vedlegg sendes frem og tilbake til de spriker. Ingen vet helt sikkert hvilken versjon som gjelder. Arkiver e-posten på prosjektet, og hent dokumenter rett fra arbeidsrommet neste gang.
De som svarer for at kunnskapen blir
Når en ansatt slutter, tømmes innboksen og kundehistorikken ryker med. Er dialogen arkivert i Business Online, blir den liggende igjen når personen går.
Da dere var tre, kunne du rope over pulten og spørre hvem som hadde snakket med kunden. Nå er dere tjue, og samtalen ligger i tjue innbokser ingen andre ser. Det er en voksesmerte.
Du henter e-post inn på prosjektet og sender dokumenter ut til kunden fra det samme panelet.
Panelet ligger inne i Outlook. Du slipper å laste ned og lagre filer på veien for å få dem dit de skal.
Hent dokumenter og kontakter fra Business Online
Skriver du en ny e-post, henter du filer rett fra arbeidsrommet inn som vedlegg. Du sender siste oppdaterte versjon, ikke en kopi du lastet ned i forrige uke.
Mangler mottakeren i CRM, legger du kontakten til bedriften og arbeidsrommet med det samme.
Arkiver e-post og vedlegg inn til Business Online
Velg arbeidsrommet og mappa e-posten hører hjemme i, og send den inn med vedleggene. Arbeidsrommet har sin egen innboks, så dialogen samles der i stedet for hos enkeltpersoner.
Huk av for Logg til tidslinje hvis e-posten skal stå som en hendelse på prosjektet.
Tre vanlige spørsmål før dere går videre
Hvordan arkiverer jeg en e-post fra Outlook til Business Online?
Åpne e-posten i Outlook og klikk på Business Online-ikonet i toppmenyen. Et panel åpner seg der du velger hub, liste og arbeidsrom, og hvilken mappe eventuelle vedlegg skal ligge i. Vil du at e-posten skal stå som en hendelse på prosjektet, huker du av for Logg til tidslinje. Til slutt klikker du Videresend, og e-posten ligger på riktig kunde eller prosjekt.
Beholder jeg revisjonshistorikk når jeg henter et dokument inn i en e-post?
Ja. Når du henter et dokument fra et arbeidsrom rett inn i en ny e-post, følger revisjonsnummer og historikk med dokumentet. Du slipper å mellomlagre filen på skrivebordet, og du sender alltid den siste oppdaterte versjonen i stedet for en eldre kopi.
Kan jeg legge til en ny kontakt i CRM uten å forlate Outlook?
Ja. Hvis mottakeren ikke allerede finnes i CRM, legger du kontakten til fra integrator-panelet mens du skriver e-posten. Du fyller inn kontaktdetaljene, og personen blir lagt til den tilknyttede bedriften og arbeidsrommet. Neste gang noen leter etter kontakten, ligger den i CRM.
Det som endrer seg den dagen e-posten flytter ut av innboksen
Sammenligningen står mot dagens vane, hvor det er e-post i personlige innbokser, og vedlegg som lastes ned og opp manuelt.
| Situasjon | Slik det er nå | Med Outlook-integrator | Hva du sparer |
|---|---|---|---|
| Hvor kundedialogen havner | Spredt i personlige innbokser | ✓Samlet på kunden og prosjektet | Alle ser hele historikken |
| Vedlegg til og fra e-post | Last ned, lagre, last opp på nytt | ✓Hentes rett fra arbeidsrommet | Slutt på dobbeltlagring |
| Versjon på dokumentet du sender | Du sender det du finner | ✓Siste versjon, med revisjonsnummer | Færre filer sendt i feil versjon |
| Når en ansatt slutter | Innboksen tømmes, historikken ryker | ✓Dialogen ligger igjen i systemet | Kunnskapen blir i firmaet |
| Nye kontaktpersoner | Skrives inn i CRM senere, eller aldri | ✓Legges i CRM rett fra e-posten | CRM holder seg oppdatert |
Spørsmål du sikkert har før du tar dette opp internt
De legges i arbeidsrommet i Business Online, som er bygget på Microsoft 365. Data ligger i europeiske datasentre, kryptert i transitt og lagring. E-posten flyttes fra den personlige innboksen til et sted hele teamet har tilgang til, etter rettighetene dere har satt opp.
Du velger selv, per e-post. Ingenting arkiveres uten at du åpner panelet, velger arbeidsrom og sender e-posten inn. Det betyr at intern e-post og privat korrespondanse blir liggende i innboksen din, mens det som hører til en kunde eller et prosjekt, havner der det skal.
Det bestemmer dere. Mange starter med rollene som har mest kundedialog, som salg og prosjektledelse, og utvider etter hvert. Jo flere som arkiverer dialogen på samme sted, jo mindre forsvinner når noen slutter.
Outlook-integratoren åpnes som et tillegg fra app-menyen øverst i e-posten. Hvilke Outlook-versjoner det er tilgjengelig i, går vi gjennom i en kort demo, slik at dere vet at det passer oppsettet deres før dere bestemmer dere.
E-posten flyttes inn i Business Online på Microsoft 365, der den behandles etter de samme rutinene som resten av dataene deres. Tilgang styres av rollene i systemet, så det er ikke flere som ser e-posten enn de som skal. Vi går gjerne gjennom databehandling og lagring sammen med dere.
Outlook-integrator er en ekstrafunksjon dere legger til Business Online, og prises per selskap per måned. Den konkrete prisen avhenger av antall brukere og hva dere har fra før. Be om et skriftlig tilbud, så får dere et tall å ta med videre.
Har du spørsmål om Outlook Integrator?
Skriv til oss, og vi tar kontakt inne én arbeidsdag. Eller, book en demo med oss direkte.
Få orden i skysakene
Outlook integrator er en ekstrafunksjon av Business Online, hvor du kan velge mellom fire hovedmoduler.