Business Online KHMS
Mange har enkeltstående kvalitetssystem, noe som gjør at det blir vanskelig å etterleve ulike prosesser og prosedyrer i arbeidshverdagen. Vi hjelper bedrifter å knytte kvalitetsarbeidet inn i arbeidsprosessene.
God oversikt over dokumentene
I Business Online KHMS er styrende og kontrollerte dokumenter delt inn i tre kategorier: godkjente maler som opprettholder en rød tråd i merkevaren deres, styrende dokumenter som retningslinjer og prosedyrer og til slutt kontrollerte dokumenter som for eksempel sjekklister.
Slik håndterer dere dokumenter i Business Online:
- Alle dokumenter opprettes og vedlikeholdes i et eget tilgangsstyrt dokumentbibliotek hvor dere gjennom en tre-stegs arbeidsflyt kan godkjenne nye versjoner av dokumentene.
- Få en oversikt over dokumentets versjon- og revisjonshistorikk, slik at du enkelt kan gå tilbake i tidligere versjoner av dokumentet, se hva som er endret og hvem som har gjort endringen.
- Godkjente dokumenter havner i et eget dokumentbibliotek, slik at ansatte alltid kan være sikre på at de har siste godkjente versjon av dokumentet.
Enkel rapportering
Gjør det enkelt og intuitivt for alle ansatte å registrere avvik, observasjoner eller forbedringspotensial. Avviksregistrering fungerer like godt på mobil og nettbrett, som på laptopen din.
Dette får du med avviksregistrering i Business Online:
- Gjør det enkelt for alle i virksomheten å registrere avvik, samtidig som ledere og ansvarlige kan få en oversikt og behandle avvikene som registreres.
- Mulighet for å legge til bilder eller andre relevante filer i registreringsskjemaet.
- Tildel avviksrelaterte oppgaver eller opprett granskningsprosjekt når det er nødvendig.
Integrert med Microsoft 365
Dokumentert etterlevelse
Det å kunne dokumentere at vi jobber slik vi har beskrevet har mange fordeler; det gjør at vi jobber mer likt, ikke hopper over eller glemmer steg i prosessen og det gjør det enklere å implementere endringer. På denne måten kan vi levere høyere kvalitet, utøve bedre kundeservice og få en smidigere arbeidsflyt.
Fordelene med å bruke kvalitetssjekklister:
- Det lar oss få bedre oversikt over de ulike prosessene våre i praksis, slik at vi enklere kan identifisere hvor vi har et forbedringspotensial.
- Link til relevante dokumenter hvor det er nødvendig i prosessen, slik at dokumentet allerede ligger klart i sjekklisten når det trengs.
- Sett sammen kvalitetssjekklister for ulike prosjekttyper, slik at siste oppdaterte kvalitetssjekkliste ligger klar i arbeidsrommet i det prosjektet opprettes.
Generer rapporter i sanntid
Reduser tiden du bruker på å lage rapporter. I Business Online knytter vi sammen data fra ulike prosjekter og hendelser, og gir dere et bibliotek av rapporter fra Power BI. På denne måten får dere til enhver tid et visuelt overblikk over virksomheten.
Noen av rapportene dere får med Business Online:
- Få en oversikt over alle innrapporterte avvik, leverandørvvik, forbedringsforslag og tilbakemeldinger fra kunder.
- Samlet visuell oversikt over virksomhetens risikobilde med et dashbord som henter data fra alle prosjekter hvor det har blitt utført en risikoanalyse.
- For deg som ønsker et overblikk eller å dykke ned i detaljene. Rapportene lar deg dykke ned i detaljene på hvilke avvik som har blitt registrert i de ulike avdelingene eller prosjektene samt mye mer.
Visualiser virksomheten og dens prosesser
Forretningsprosessene kan tegnes, linkes og visualiseres gjennom vår Business Process Management (BPM) funksjon. Dette vil gi dere en overordnet visualisering av virksomheten med muligheten til å dykke ned i detaljene på de ulike prosessene som ligger bak.
Dette kan du gjøre i vår BPM funksjon:
- Dokumenter og visualiser alle forretningsprosessene til virksomheten. Hvordan virksomheten skal tegnes er helt opp til dere, den skal tross alt representere deres virksomhet.
- Legg inn en generell beskrivelse av prosessen eller link til relaterte kontrollerte dokumenter for å sikre en detaljert beskrivelse av prosessen.
- Ledere har mulighet til å både etablere og vedlikeholde forretningsprosessene innenfor sitt fagfelt.
Ofte stilte spørsmål
Et avvik kan være et brudd på viktige prosedyrer, instruksjoner eller rutiner i bedriften. Alle hendelser som innebærer brudd på lovverket regnes også som et avvik. Avvik kan eksempelvis dreie seg om at ansatte mangler verneutstyr, at ansatte blir skadet på arbeidsplassen eller kanskje at kjemikalier blir håndtert eller lagret feil.
Med andre ord, er avvik alt som ikke kan regnes som sikker drift. Alle bedrifter skal ha rutiner for å avdekke, rette opp i og forebygge avvik.
Avvikshåndtering er å oppdage, melde inn, rette opp i og forebygge brudd på krav i HMS-lovgivningen. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at regelverket blir fulgt og at bedriften har, og bruker, et system for å registrere og håndtere avvik. Medarbeidere har plikt til å melde fra om avvik eller mangler på arbeidsplassen.
God avvikshåndtering bidrar til at bedriften kan lære av sine feil, noe som vil bidra til at bedriften over tid reduserer risiko, antall avvik og mulige kostnader som følge av avvikene.
Et KHMS-system består av komponentene kvalitet og helse, miljø og sikkerhet (HMS).
Et godt gjennomtenkt og lett tilgjengelig HMS-system, vil gi dere full oversikt over hvilke lover, roller og rutiner som gjelder for bedriften din. Innholdet i et HMS-system baseres på et felles regelverk, men det må også tilpasses bedriften ettersom det eksempelvis stilles strengere krav til rutiner og dokumentasjon i bedrifter med et høyt risikonivå.
Et kvalitetsystem skal bidra til å sikre at du leverer i henhold til kundenes forventninger, krav og behov. Systemet sikrer at alle prosesser blir dokumentert og synliggjort, slik at dere kan få enda bedre orden både internt og ovenfor eksterne kontrollmyndigheter.
Det er lovpålagt for alle bedrifter å jobbe systematisk med helse, miljø og sikkerhet. Et KHMS-system vil la dere kontinuerlig dokumentere både hvordan dere skal jobbe og hvordan dere faktisk jobber, noe som vil være til god hjelp når dere skal dokumentere internkontroll for HMS til myndigheter, ansatte, eiere og kunder.
Et KHMS-system vil også gi dere enda bedre dokumentstyring, revisjonskontroll, historikk og godkjenning.
Det vil også hjelpe dere med å skape en forbedrings- og læringskultur i bedriften, gjennom at man systematisk kan ta læring av uønskede hendelser og enkelt oppdatere prosesser og rutiner basert på dette.
Et godt KHMS-system bør gjøre det enkelt for ansatte å følge bedriftens prosesser og rutiner. Dette sikrer ikke bare god etterlevelse, men gjør det også enklere å gjøre mindre eller større endringer i de prosessene eller rutinene hvor det er nødvendig.
Det er ikke alltid uønskede hendelser skjer ved kontorpulten, derfor bør systemet være lett tilgjengelig på andre digitale flater, som nettbrett eller mobil. På denne måten sikrer du at avvik faktisk blir registrert mens det enda er friskt i minnet og ansatte eller leder har mulighet til å dokumentere med bilder.
Det skal være enkelt å finne informasjon i et KHMS-system
Med Business Online får dere et fullverdig dokumentsystem som holder kontroll på all styrende dokumentasjon, revisjoner og ansvarspersoner, slik at dere enkelt finner frem til riktig og nyeste utgave av et dokument.
Publiserte styrende dokumenter blir gruppert på avdeling og dokumenttype. Disse dokumentene utarbeides basert på deres egne maler og godkjennes gjennom en 3-stegs godkjennelses prosess med full revisjonshistorikk, mens et standard dokumentbibliotek kun håndterer versjoner.
Nummereringen av dokumentene er bygget opp basert på avdeling, dokumenttype og løpenummer. Det finnes også en funksjon for påminnelse av neste revisjon, slik at du som dokumentansvarlig vil få en melding med påminnelse om å gå igjennom innholdet og eventuelt justere. Dette vil gi dere en god oversikt og kontroll, og ikke minst er dette noe dere kan imponere revisor med.
Et KHMS-system hjelper ansatte å bli mer bevisste på risiko, noen som er med på å beskytte virksomhetens økonomi, omdømme og ansattes helse og sikkerhet.
Systemet vil også kunne hjelpe med å flytte fokus mer bort fra leting og koordinering til å heller sette større fokus på kvalitetsforbedring, læring og etterlevelse.
"Business Online har et enkelt brukergrensesnitt og det tror jeg er en av hovedårsakene til at vi synes det fungerer bra for oss."
Rune Holmen | KHMS-leder | NovuMare AS
