Kundehistorie
[Anonymisert kundecase]
Slik lyktes et ledende teknologiselskap med å implementere Business Online
Styringssystemet gir leverandøren av F&U og engineering mulighet til å samle all dokumentasjon og forbedre samhandling mellom kollegaene.
Om
Teknologiselskapet er en leverandør av F&U og engineering. Selskapet designer, utvikler og produserer teknologiske løsninger og energisystemer blant annet innenfor romfart, sjøfart, offshore og karbonfangst.
Utfordring
Selskapets gamle styringssystem var på egen server, så det var vanskelig og litt utilgjengelig for de ansatte, og upraktisk å jobbe i. Dette førte til uforholdsmessig høye lisenskostnader og et tungvint brukergrensesnitt
Løsning
Business Online, et skybasert styringssystem basert på SharePoint, dekket teknologiselskapets behov for funksjonalitet og fleksibilitet på en god måte og i ett og samme system. Systemet var enkelt å tilpasse og konfigurere, og KHMS-modulen oppfyllte ISO-standarden.
Implementering
Teknologiselskapet fikk et skreddersydd implementeringsløp basert på individuell veiledning, fastpris og opplæring av et internt superbrukerteam. Kontinuerlig oppfølging og støtte hele veien, også etter at implementeringsløpet er fullført.
Resultat
Et ryddig og strukturert system som gir teknologiselskapet mulighet til å samle all dokumentasjon, og som forbedrer samhandling mellom kollegaene.
Utfordringen
Vanskelig å innføre nyansatte i det gamle systemet
Som et ledd i satsingen på å bygge Nord-Europas fremste miljø for industriell teknologi ble det gjort mange nyansettelser og satt i gang en strategiprosess i teknologiselskapet (heretter omtalt som Teknologiselskap).
Dette skapte et behov for å ta i bruk et mer egnet styringssystem, sier HR & QHSE Manager i Teknologiselskap.
“Selv om det var lagt ned et ganske stort arbeid i vårt tidligere system og vi hadde det i ryggmargen, så var det vanskelig å få nyansatte inn i systemet når strategien ikke var helt klar.”
HR & QHSE Manager utdyper:
“Det var usikkert hvilken retning bedriften skulle ta videre, og hvilke prosesser som skulle legges til grunn for vår daglige drift. Systemet var også på en egen server og ble oppfattet som utilgjengelig. Noen prosesser var tunge å håndtere.”
Uforholdsmessig høye lisenskostnader
Lisenskostnadene for det gamle systemet var med tiden blitt uforholdsmessig høye i forhold til funksjonaliteten, brukervennligheten og nytteverdien. Selskapet hadde nådd et punkt der de måtte oppgradere versjonen og gjøre en større investering om de ville fortsette å bruke systemet.
“Tidligere hadde vi sittet på gammel programvare og hadde ikke muligheten til oppgradering. Mer og mer av funksjonaliteten hadde dermed på en måte falt vekk. Det var ikke lenger det rette systemet for oss.”
Tungvint brukergrensesnitt
En god brukeropplevelse av et IT-system skapes gjennom et godt og intuitivt brukergrensesnitt. I det gamle systemet Teknologiselskap brukte, var ikke brukergrensesnittet enkelt, sier HR & QHSE Manager:
“Avviksmodulen var tungvint for lukking og åpning av avvik. Det var mye fram og tilbake før vi fikk prosessert avvik på en skikkelig måte.”
En totalvurdering med hensyn til pris, server og andre funksjoner gjorde at Teknologiselskap ønsket å bytte til et mer egnet system.
Løsningen
Et komplett styringssystem basert på SharePoint
I jakten på et bedre styringssystem, og med en god kravspesifikasjon i bunn, vurderte Teknologiselskap fem–seks andre leverandører. Selv om kostnadsnivået var det samme, var disse systemene litt for enkle, og mindre fleksible. De lot seg ikke så lett integrere med andre systemer, og brukergrensesnittet var ikke spesielt bra.
Hva gjorde at valget falt på Business Online?
“Business Online dekket våre behov for funksjonalitet og fleksibilitet på en god måte og på samme sted,” sier HR & QHSE Manager. “Systemet er veldig lett å tilpasse og konfigurere, det er skybasert, og vi likte godt det nye brukergrensesnittet. Det var viktig for oss at HSEQ-modulen oppfyller ISO-standarden.”
Implementeringen
Superbrukerteam og konseptet «lære opp læreren»
Business Online har et skreddersydd implementeringsløp basert på individuell veiledning, fastpris og oppbygging av intern ekspertise. Vi lærer opp et tverrfaglig superbrukerteam, som blir organisasjonens egne interne ambassadører og i sin tur lærer opp de andre ansatte.
Hvordan har implementeringen av Business Online gått for Teknologiselskap?
“Det har vært en gradvis tilnærming, med jevnlig opplæring og stegvis lansering av de ulike modulene,” sier HR & QHSE Manager og utdyper:
“Vi begynte tidlig med superbrukeropplæring, med ukentlige oppfølgingsmøter fra Business Online. I tillegg har systemkonsulent Aleksander vært tilgjengelig til enhver tid utenom møtene.”
Meget god opplæring og støtte
Hva synes HR & QHSE Manager og resten av superbrukerteamet om opplæringen og støtten de har fått av Business Online?
“Alle i superbrukerteamet er veldig, veldig fornøyd. Vi har faktisk aldri opplevd maken til oppfølging fra en leverandør. De har alltid vært veldig tilgjengelige og løst utfordringene sammen med oss raskt. Aleksander og Kristina er begge kunnskapsrike og har vært tett på hele tiden med veldig god oppfølging. Det er det beste vi har opplevd, i alle fall.”
For HR & QHSE Manager og den øvrige superbrukergruppen har det vært betryggende å vite at Business Online har fastpris på implementeringen – og ikke minst at man i ett år i etterkant får 30 minutter gratis tid med systemkonsulenten én gang i måneden.
“Det er kanskje noe av det viktigste vi sitter igjen med så langt. Når du skal begynne å ta systemet ut i organisasjonen, og så er det kanskje ting som ikke fungerer, og så lurer man på – blir dette en betalt time, er det noen vi kan snakke med?”
HR & QHSE Manager legger til:
“Det er en veldig god modell at Business Online tilbyr gratis oppfølgingsmøter én gang i måneden etter at vi i utgangspunktet er ferdig med implementeringen.”
Utfordringer har raskt blitt løst sammen med Business Online
Når et selskap skal løsrive seg fra et IT-system som etter mange år har slått rot i organisasjonen, vil det alltid medføre visse utfordringer. Implementeringen av Business Online hos Teknologiselskap har ikke vært noe unntak i så måte.
“I og med at vi hadde et eksisterende system gående, så var løsrivelsen ganske tung. Implementering er ingen quick-fix. Når du skal gjøre det i tillegg til alt det andre i hverdagen, så blir det nå av og til at prosessen tar lengre tid enn nødvendig. Så det har vi har kjent litt på, at det har gått litt lang tid.”
Ifølge HR & QHSE Manager var det tidkrevende å redefinere prosessene fra det gamle systemet og gjøre dem om til QCP-er (Quality Control Plans, også kalt kvalitetssjekklister). Formålet med bruk av kvalitetssjekklister i Business Online er ikke bare å gjennomføre en prosess etter noen gitte steg, men også å kunne dokumentere at prosessen faktisk har blitt fulgt i praksis.
“Kvalitetssjekklister er et nytt prinsipp vi måtte sette oss inn i. Det å gå fra en passiv til en aktiv kontroll på at du gjør de rette tingene, det er en gamechanger for oss.”
Hvilke andre utfordringer støtte Teknologiselskap på i løpet av implementeringen?
“Vi hadde en del utfordringer i forbindelse med utarbeiding av templates og godkjenningsflyt. Etterhvert oppdaget vi at det var en god del funksjoner som måtte tilpasses, og som ikke kunne gjøres av oss pga. behov for programmering. Vi har også hatt litt utfordringer rundt integrasjon med andre programmer, og spesielt overføring av dokumenter.”
“Men,” understreker HR & QHSE Manager, “de fleste utfordringene har raskt blitt løst sammen med teamet fra Business Online.”
Selv om Teknologiselskap ikke er helt i mål med implementeringen ennå, bruker de Business Online som et totalt styringsverktøy i dag.
“Vi jobber i prosjekter, og vi har alle prosesser og prosedyrer der. Vi bruker også CRM-systemet. Alt i alt er det et veldig ryddig og strukturert system som gir oss mulighet til å samle all dokumentasjon, og som forbedrer samhandlingen mellom kollegaene.”
Veien til en vellykket implementering av et nytt styringssystem er ikke alltid like rettlinjet. Men med riktig planlegging, en tydelig og felles forståelse av behov og god oppfølging hele veien blir gevinsten en jobbhverdag med bedre oversikt og kvalitet i prosjektene.
“Det har vært en veldig bra implementeringsprosess,” oppsummerer HR & QHSE Manager i Teknologiselskap. “Veldig greie folk å samarbeide med, og kjekt å vite at vi har noen vi kan ringe til hvis vi står fast med noe.”