Kvalitetskontrollplan: Slik får dere lik kvalitet i alle prosjekter
Når bedriften er liten, vet alle hvordan ting skal gjøres. Kvaliteten sitter i hodene til folk. Det fungerer helt til noen nye begynner, prosjektene blir flere, og plutselig gjør avdeling A det på én måte og
avdeling B på en annen.
«Vi ønsker å sette ting i struktur. Bare bli mindre personavhengig,» fortalte en kunde. De hadde vokst, og kvaliteten varierte fra prosjekt til prosjekt.
En kvalitetskontrollplan løser det. Den tar prosessen ut av hodene og inn i systemet.
Hva er en kvalitetskontrollplan?
En kvalitetskontrollplan er en strukturert oversikt over alle steg som skal gjennomføres i en prosess. Hvert steg har en ansvarlig, en status og en tidslinje. Når et steg er fullført, dokumenteres det
automatisk med hvem som gjorde det og når.
En kvalitetskontrollplan forkortes ofte QCP (Quality Control Plan). Du vil også høre det omtalt som kvalitetssjekkliste. I Business Online bruker vi QCP som fellesbegrep.
Det betyr at dere ikke bare vet hva som skal gjøres. Dere kan bevise at det ble gjort.
For bedrifter som jobber etter ISO 9001 eller har kunder som stiller krav til dokumentasjon, er det forskjellen på å bestå en revisjon og å stresse seg gjennom den.
Mer enn en sjekkliste
En sjekkliste forteller deg hva du skal gjøre. En kvalitetskontrollplan dokumenterer at du faktisk gjorde det.
Forskjellen høres liten ut. Den er det ikke. En sjekkliste kan hukes av uten at noen vet hvem som gjorde det, når det ble gjort, eller om det ble gjort riktig. En kvalitetskontrollplan logger alt. Hver
statusendring registreres med navn og dato.
«Har du sporbarhet? Et timestamp, kan du gå tilbake og se?» spurte en kunde under et møte. Med en kvalitetskontrollplan er svaret alltid ja.
«Vi stoler på at folk gjør det riktig»
Det er den vanligste kvalitetsstrategien i vekstbedrifter. Den fungerer helt til den ikke gjør det.
En entreprenørbedrift beskrev hva de trengte: «Den overordnede styringen som gjør at du gjør rett første gang. At du slipper å gjøre feil og at du blir litt mer veiledet gjennom prosessen.»
Hos en annen bedrift var mønsteret kjent: «Folk leser en prosedyre ved onboarding og gjør det på sin måte etterpå.» Prosedyren fantes. Ingen fulgte den. Kvalitetskontrollplanen var et Word-dokument ingen
åpnet etter første uka.
Folk er ikke slurvete. Prosessen lever bare i et dokument i stedet for i arbeidshverdagen.
Slik fungerer kvalitetskontrollplan i Business Online
I Business Online er kvalitetskontrollplanen bygget inn i arbeidsrommet. Ikke et eget system ved siden av, men en del av prosjektet du allerede jobber i.
Øverst i arbeidsrommet ser du fasene som fargede sirkler. Grønn betyr fullført. Blå betyr pågående. Grå betyr ikke relevant. Rød betyr avvik. Du ser med ett blikk hvor prosjektet står.
Klikker du på en fase, åpner sjekkpunktene seg. Hvert punkt har en beskrivelse, en ansvarlig og en status. Når du markerer et punkt som fullført, registreres det med ditt navn og tidspunkt. Kommentarer kan
legges til for å dokumentere hva som ble gjort.
Relevante dokumenter er koblet direkte til hvert sjekkpunkt. Du slipper å lete i mapper. Malen du trenger ligger der du trenger den.
Kvalitetskontrollplanen følger prosjektet fra start til slutt. Og den følger samme struktur i alle prosjekter. En prosjektleder som åpner et prosjekt de ikke har jobbet med før, vet nøyaktig hvor ting står.
Slik fjernet Lie Blikk flaskehalsene med kvalitetskontrollplaner
Lie Blikk tok tre ISO-sertifiseringer samtidig som de implementerte Business Online. Kvalitetskontrollplanene ble det som bandt systemet sammen.
Når noe går galt, vet dere hvor
Noen ganger går ting ikke etter planen. Et sjekkpunkt blir ikke fullført, eller det blir utført feil. Da markeres det som avvik. Rødt i kvalitetskontrollplanen.
Det betyr at dere ikke trenger å lete. Dere ser hvilken fase, hvilket sjekkpunkt og hvem som var ansvarlig. Årsaken kan dokumenteres direkte i sjekkpunktet.
For bedrifter med ISO-sertifisering er dette gull. En revisor spør ikke bare om dere gjør ting riktig. De spør hva dere gjør når noe går feil. Med en kvalitetskontrollplan har dere svaret.
«QCP-en er den største fordelen vi har fått»
Lie Blikk er en blikkenslagerbedrift som vokste fra 60 til over 100 ansatte. De innførte Business Online og tok samtidig tre ISO-sertifiseringer.
«Den største verdien er det som går på kvalitetskontrollplan,» sier Eirik Kvilstad Heskja, leder for digitalisering og økonomi. «Det er nøkkelen til å kunne gjennomføre prosjekter etter samme metodikk med
ett system, lik praksis og mindre rom for feil.»
«Vi er håndverkere og flinke i faget vårt, men ønsker ikke å måtte være spesielt IT-tekniske. Vi trenger et system som gjør det enkelt å jobbe på samme måte.»
En kvalitetskontrollplan skal ikke gjøre hverdagen mer komplisert. Den skal gjøre kvalitet til noe som skjer når folk gjør jobben sin.
QCP følger hele bedriften, ikke bare prosjekter
I Business Online er kvalitetskontrollplanen ikke begrenset til prosjekter. Den følger salgsprosessen i CRM, onboarding av nyansatte i HR og kvalitetsarbeid i KHMS.
Det betyr at en ny medarbeider følger samme kvalitetskontrollplan som alle andre fra dag én. Ingen skyggeordninger. Ingen «spør Kari». Prosessen er referansepunktet.
Andre artikler om kvalitetssikring
Kvalitet skal ikke være tilfeldig
I en liten bedrift er kvalitet personlig. Alle kjenner standarden fordi alle kjenner hverandre. Når bedriften vokser, må kvaliteten leve i systemet, ikke i hodene til enkeltpersoner.
En kvalitetskontrollplan gjør det mulig å vokse uten at kvaliteten varierer fra prosjekt til prosjekt. Det er det kundene deres merker.
Se hvordan kvalitetssystemet i Business Online fungerer
Vi viser deg hvordan du bruker kvalitetskontrollplaner i Business Online sine moduler. 30 minutter, ingen forpliktelser.