Intranett for bedrifter: Samle kommunikasjon og dokumenter på ett sted
Mange bedrifter bruker et titalls apper og verktøy i hverdagen. Fildeling ett sted, kommunikasjon et annet, planlegging et tredje. Ansatte bruker overraskende mye tid på å finne igjen informasjon som burde vært tilgjengelig med et par klikk. Et intranett samler alt på ett sted.
Hva er egentlig et intranett?
Et intranett er bedriftens private nettside. Nyheter, viktig informasjon og dokumenter samles og struktureres slik at ansatte finner det de trenger. Viktige kunngjøringer får en egen kanal i stedet for å
konkurrere med e-post og chat. Dere bestemmer selv hva som prioriteres øverst.
Hva bør et godt intranett inneholde?
For bedrifter med 20 til 100 ansatte er det noen funksjoner som gjør størst forskjell.
En nyhetskanal for kunngjøringer fra ledelsen. Når beskjeder ikke konkurrerer med e-post og chat, blir de faktisk lest. Dere bør kunne styre hva som vises øverst og hvem som ser hva.
Et dokumentbibliotek med styrende dokumenter, maler og prosedyrer. Ansatte finner det de trenger uten å spørre en kollega eller lete gjennom mapper.
Snarveier til verktøyene bedriften bruker. Prosjektstyring, personalhåndbok, avviksregistrering. Et godt intranett fungerer som startpunktet for arbeidsdagen.
Personalinformasjon som fravær, sertifikater og kontaktinfo blir spesielt nyttig når bedriften vokser og ikke alle kjenner alle lenger.
I Business Online er intranettet bygget inn i plattformen som ligger i Microsoft 365 og koblet direkte til CRM, prosjekt, KHMS og HR. Ansatte trenger ikke logge seg inn et annet sted. Nyheter, dokumenter og snarveier møter dem når de åpner systemet.
Er gruppechat nok?
For raske beskjeder fungerer gruppechat fint. Men med mange meldinger forsvinner viktig informasjon i støyen. Og bruker ansatte private chatteverktøy i jobbsammenheng, er det en sikkerhetsrisiko. Slutter
noen, kan de fortsatt ha tilgang til sensitiv bedriftsinformasjon. Et intranett holder informasjonen samlet og under kontroll.
Gruppechat har også et annet problem. Informasjonen forsvinner oppover i tråden. En viktig beskjed som ble delt mandag er begravd under hundre meldinger innen onsdag. Nye ansatte som starter, har ingen tilgang til det som ble sagt før de ble lagt til. Et intranett gir informasjonen en fast adresse. Den ligger der den skal, uavhengig av når noen trenger den.
Spar tid med bedre struktur
Behovet for å samle informasjon vokser i takt med antall verktøy som blir brukt. Et intranett gjør det enkelt å nå alle ansatte med viktig informasjon, uten at det drukner i innboksen. Mindre tid brukt på leting betyr mer tid brukt på jobben.
Intern kommunikasjon når bedriften vokser
Med fem ansatte fungerer korridorprat og en felles gruppechat. Alle vet hva som skjer. Men når bedriften passerer 20, 30 eller 50 ansatte, slutter det å fungere. Informasjon når ikke frem til alle. Noen får vite ting først, andre sist, noen aldri. Det skaper frustrasjon og feil.
Et intranett løser dette fordi informasjonen har ett sted å bo. Ledelsen publiserer nyheter som alle ser. Dokumenter oppdateres ett sted, ikke i ti forskjellige e-posttråder. Nye ansatte finner det de trenger fra dag én i stedet for å bruke ukene på å spørre seg frem.
For bedrifter i vekst er dette ofte det første tegnet på at strukturen ikke holder tritt med ambisjonene. Det er en typisk voksesmerte, og et intranett er en av de enkleste måtene å løse den på.
Det handler om å gi informasjonen ett sted å bo, slik at folk slipper å bruke tid på å finne den. Jo raskere dere får strukturen på plass, jo mindre tid bruker dere på å rydde opp for bedriften etterpå. Det handler ikke om å innføre enda et system.
Andre artikler du kanskje vil like om arbeidsprosesser
Se hvordan intranett fungerer på Business Online
Vi viser deg hvordan Business Online fungerer i praksis. 30 minutter, ingen forpliktelser.