Prosjektstyring: Slik ser det ut når alt henger sammen
Hvis du søker etter prosjektstyring, vet du sannsynligvis allerede hva problemet er. Prosjektene har blitt flere, oversikten har blitt dårligere, og folk bruker mer tid på å lete enn å levere.
«Egentlig har jeg et drømmescenario om at helt fra salg, gjennom prosjekt og videre til logistikk og ut, så er det ett sted som henger sammen,» fortalte en prosjektleder i en ingeniørbedrift. «Det blir litt
her og der, og noe blir dobbelt.»
Prosjektstyring i Business Online fungerer slik i praksis.
Hva prosjektstyring i Business Online faktisk betyr
Business Online er bygget for prosjektbedrifter med 5 til 100 ansatte. Plattformen samler prosjektstyring, CRM, kvalitetssystem og dokumenthåndtering i én løsning, bygget på Microsoft 365.
Det betyr at prosjektstyringen ikke lever i en egen app. Den lever i Outlook, Teams og SharePoint. De ansatte bytter ikke verktøy. De får struktur rundt det de allerede bruker.
Prosjektoversikten ledelsen faktisk bruker
En av de vanligste tingene vi hører fra daglig ledere er at de ikke vet hvor prosjektene står. De får svar når de spør, men de må spørre.
I Business Online ser daglig leder alle prosjekter med status, ansvarlig og fremdrift. Prosjektlederen ser sine. Avdelingslederen ser avdelingens. Ingen trenger å lage en rapport eller en PowerPoint.
En bedrift i elektrobransjen beskrev behovet slik: «Det han vil se er at ting henger sammen. At du går inn i et prosjekt, og prosedyren er der. At CRM, kvalitet og avvik er samlet på ett sted.»
Fra tilbud til ferdig prosjekt i samme system
De fleste prosjektstyringsverktøy håndterer prosjektet. Business Online håndterer hele løpet.
Kunden opprettes i CRM. Tilbudet knyttes til kunden. Når tilbudet blir et prosjekt, følger all informasjon med. Prosjektlederen ser hva selgeren lovte. Selgeren ser hvordan prosjektet går. Ingen «kan du
videresende den e-posten der tilbudet lå?»
For bedrifter som vokser, er dette koblingen som ofte mangler. En ingeniørbedrift fortalte: «Vi har vokst fra å være veldig små til ganske mange prosjekter, også store prosjekter. Fra manuelle Excel-ark til
manuelle Word-ark. Det kan fint fungere, men det er mange gode oppfølgingsverktøy vi kanskje ikke bruker i dag.»
Kvalitetsstyring inne i prosjektet
I mange bransjer er prosjektstyring og kvalitetsstyring to sider av samme sak. Et byggeprosjekt trenger sjekklister. Et offshoreprosjekt trenger avvikshåndtering. Et tilbud til en stor kunde krever at dere kan dokumentere hvordan dere jobber.
I Business Online lever kvalitetskontrollplaner og avvikshåndtering inne i prosjektet. Ikke i et eget kvalitetssystem på siden. Hvert sjekkpunkt dokumenterer hvem som utførte det og når.
«QCP-en er den største fordelen vi har fått,» sa Eirik Kvilstad Heskja i Lie Blikk, etter at bedriften tok tre ISO-sertifiseringer med Business Online.
Fra tre arbeidsmåter til én
Lie Blikk vokste fra 60 til over 100 ansatte og omsetter for nær 175 millioner. De gikk fra tre ulike arbeidsmåter i tre ulike prosjektfaser til ett samlet system for hele løpet. I dag håndterer de 10 til 15 tilbud per prosjekt med full oversikt fra første kundehenvendelse til ferdig levert.
Hvorfor ikke Monday.com, Asana eller MS Project?
Horisontale prosjektstyringsverktøy fungerer godt for oppgavestyring. Men de kobler ikke prosjektet til kunden, tilbudet, kvalitetssystemet og dokumentene. For en bedrift med 30 ansatte som trenger CRM,
prosjektstyring og ISO-dokumentasjon, betyr det tre systemer i stedet for ett. Business Online samler alt i én plattform. Det er forskjellen.
Dokumenter som hører til prosjektet, i prosjektet
Kontrakter, tegninger, tilbud, møtereferater. I de fleste bedrifter ligger dette i en mappestruktur, i innbokser, eller begge deler. I Business Online ligger dokumentene i prosjektet de hører til, med
versjonskontroll gjennom SharePoint. Når noen slutter, er dokumentene fortsatt der.
Gantt, sjekklister eller begge deler
Business Online tilpasser seg prosjektet. Dere bestemmer hvor mye struktur som trengs. En intern oppgave trenger kanskje bare en ansvarlig og en frist. Et byggeprosjekt trenger Gantt-diagram med milepæler og avhengigheter. Et ISO-prosjekt
trenger sjekklister med sjekkpunkter og dokumentasjon.
Hvem er dette for?
Business Online er bygget for norske prosjektbedrifter med 5 til 100 ansatte. Spesielt i bransjer der prosjektene har mange ledd: bygg og anlegg, olje og gass, elektro og installasjon, teknologi og konsulentvirksomhet.
Fellesnevneren er at prosjektstyringen i dag er spredt på for mange steder, og at bedriften har vokst forbi verktøyene den startet med.
Hvis du vil se de vanligste tegnene på at bedriften har vokst fra prosjektverktøyene, les artikkelen om prosjektarbeid her.
Prosjektstyring som vokser med bedriften
Det som skiller et prosjektstyringsverktøy som fungerer fra et som samler støv, er om det passer måten dere faktisk jobber på. Ikke i dag, men også om to år når dere er dobbelt så mange. Business Online er
bygget for at dere skal slippe å bytte system når prosjektene blir flere og kravene blir strengere.
Andre artikler om prosjektstyring
Se hvordan prosjektstyring fungerer i Business Online
Book et møte, så viser vi prosjektstyring i Business Online med deres type prosjekter. Eller prøv den interaktive demoen vår.