Kunnskapsdeling handler om å bygge bro mellom erfaring, ekspertise og innovasjon i bedriften. Med strukturert kunnskapsdeling kan vi lage rutiner som hjelper alle i bedriften med å få tilgang til informasjon på tvers av ulike avdelinger og fagområder. I denne artikkelen skal vi se nærmere på ulike typer kunnskap som ditt team gjerne vil dokumentere og noen praktiske tips for å bygge en kultur for kunnskapsdeling i din bedrift.
Når en person slutter i bedriften, tar de med seg verdifull kunnskap. Slike situasjoner forsterker behovet for god kunnskapsoverføring. Kunnskap og erfaring bygges over tid for hver enkelt medarbeider, derfor er det viktig for bedriftens videre vekst og innovasjon at man har gode rutiner for å dele kunnskap kontinuerlig. På denne måten blir også bedriften mindre sårbar dersom ansatte skulle bli syke eller slutte i bedriften.
For å fange opp kunnskapen til bedriftens ansatte, trenger du en strategi, konsistent kommunikasjon og oppdateringer. Slik kan du få det til.
Hopp til en seksjon
Hva er kunnskapsdeling?
Kunnskapsdeling handler om mer enn bare å overføre og dokumentere informasjon; det dreier seg om å bygge bro mellom de ulike avdelingene og fagområdene man har i bedriften, slik at sentral informasjon man flyte fritt og effektivt.
Det finnes tre hovedtyper av kunnskap:
Eksplisitt kunnskap
Den mest grunnleggende formen for kunnskap er enkel å dokumentere og dele. Et eksempel på dette kan være å lese brukermanualen for en programvare. Den vil stegvis ta deg gjennom en detaljert liste som forklarer hvordan man bruker systemet steg for steg. Denne typen kunnskap er strukturert og enkel å overføre fra person til person.
Implisitt kunnskap
Dette er kunnskap som tilegnes gjennom erfaring og praksis, men den er ikke nødvendigvis vanskelig å formidle, i motsetning til den tause kunnskapen. La oss si at en medarbeider begynner å jobbe i et nytt regnskapsprogram. Mens den eksplisitte kunnskapen er stegene og prosedyrene som er dokumentert i bruksanvisningen, så er implisitt kunnskap det som utvikles når medarbeideren bruker programmet i sitt daglige arbeid. Medarbeideren vil da utvikle en dypere forståelse av hvordan ulike funksjoner kan anvendes i ulike situasjoner, lure snarveier og hvordan programvaren kan integreres med andre systemer eller prosesser i bedriften.
Taus kunnskap
Dette er verdifull personlig erfaring og kunnskap som ofte er vanskelig å videreformidle. Det er basert på erfaringer og innsikt som ikke er lett å dokumentere. Et eksempel på taus kunnskap kan være evnen til å forstå og tolke kundens behov og preferanser i en salgssituasjon. Selv om en selger kan lære seg grunnleggende salgsteknikker (eksplisitt kunnskap), kreves det erfaring for å kunne lese kundens kroppsspråk, stemningen i rommet og ikke-verbale signaler for å tilpasse salgspresentasjonene deretter. Denne typen kunnskap utvikles over tid gjennom direkte interaksjon med kunder og er vanskelig å formidle fullstendig gjennom skriftlige prosesser og prosedyrer.
Bedrifter som effektivt deler kunnskap er ofte mer innovative og har bedre beslutningsprosesser.
Kunnskapsdeling versus kunnskapsstruktur
Mens kunnskapsdeling fokuserer på distribusjonen av informasjon, handler kunnskapsstruktur om å organisere, samle og lagre denne informasjonen. Sammen skaper disse to et robust system hvor informasjon ikke bare lagres, men også deles effektivt.
Hvorfor kunnskapsdeling er så viktig
Effektiv kunnskapsdeling spiller en sentral rolle i å bygge en sterk bedriftskultur. Det fremmer samarbeid, sikrer at alle har tilgang på kritisk informasjon og forhindrer at informasjon forblir i siloer rundt om i bedriften. Forskning viser at bedrifter som effektivt deler kunnskap, ofte er mer innovative og har bedre beslutningsprosesser.
Styrker det interne samarbeidet
Kunnskapsdeling mellom ansatte er en god måte å øke og forbedre samarbeidet på. Du kan dele viktig informasjon som prosesser, kommunikasjonspreferanser og strategidokumenter. Dette hjelper med å bryte ned siloer og dele viktig informasjon som ansatte trenger for å samarbeide bedre på prosjekter.
Får en «single source of truth”
Prosessen med kunnskapsdeling gjør at ansatte etablerer en sentral kilde for viktig informasjon. Dette kan være alt fra hvordan man skal utføre ulike arbeidsprosesser eller prosedyrer til kontraktsmaler og så videre. Ansatte slipper å bruke mye unødvendig tid på å lete etter informasjon når de vet hvor de skal finne informasjonen.
Forhindrer silobasert informasjon
Når ansatte har som vane å dele og lagre relevant informasjon i en egen database, så har alle samme tilgang til viktig informasjon. Dette betyr at kunnskap og informasjon ikke er eid av én enkelt person lengre. Man vil helst unngå at kun én person har kunnskap rundt kritisk informasjon, fordi hvis personen skulle bli syk eller slutte i bedriften, så har bedriften ikke lengre tilgang på denne informasjonen. Kunnskapsdeling betyr at alle ansatte at tilgang på informasjon som er nødvendig for at arbeidsflyten i bedriften skal fortsette, uavhengig av hvem som er involvert og ikke.
Fem tips for å øke kunnskapsdelingen i din bedrift
Kunnskapsdeling er ikke én enkelt person eller én enkelt gruppe i bedriften sitt ansvar, det er hele bedriften sitt ansvar å sikre at all informasjon deles korrekt. Her er noen tips til hvordan du kan oppmuntre til økt kunnskapsdeling i din bedrift:
1. Lag en strategi for kunnskapsstrukturen
Den beste måten å utvikle en strategi for kunnskapsstruktur er å samarbeide med ansatte og bli enige om hvilken informasjon som er viktig å dokumentere. Hvis du synes det er vanskelig å fastslå hvilken informasjon som er viktig, kan du tenke på hva ansatte og ulike avdelinger trenger å vite for å gjøre jobben sin.
Hvis det fremdeles er litt vanskelig å lage en strategi for kunnskapsstrukturen, prøv å tenk gjennom disse spørsmålene:
- Er det en satt prosess eller prosedyre man trenger å følge for å kunne utføre en viss oppgave?
- Hvilken informasjon trenger som regel personer som skal jobbe sammen på denne typen prosjekt som regel å vite?
- Hvilken informasjon trenger mine kolleger å ha tilgang til dersom jeg plutselig ikke hadde mulighet til å komme på jobb?
- Hvilken informasjon er kritisk for den daglige driften av selskapet?
2. Etablere en kultur for kunnskapsdeling
Led ved eksempel og åpne opp for muligheten til å dele kunnskap og informasjon kontinuerlig og organisk. Benytt Business Online til å dele alt fra møtenotater til eposter. Dette fremmer gjennomsiktighet og samarbeid i bedriften.
3. Oppmuntre til kunnskapsdeling
Mange har i dag et intranett hvor de kan publisere nyheter og oppdateringer, men mange opplever at intranettet sjekkes lite eller kun sporadisk. Med Business Online har vi gjort intranettet til en del av det systemet som hele bedriften jobber og samarbeider i, det betyr at det blir en naturlig del av arbeidshverdagen å starte her. Du kan også opprette egne avdelingssider, slik at noen nyheter kun deles med den enkelte avdeling. Andre nyheter kan sendes til hovedsiden, slik at alle får med seg de viktigste oppdateringene.
4. Identifiser ekspertene
Finn bedriftens nøkkelpersoner og bruk deres kunnskap for å veilede og trene andre. Dette kan forbedre hele avdelingen og bedriftens samlede kompetanse.
5. Etabler en felles base for kunnskapsdeling
Ha en digital base hvor kunnskap enkelt kan lagres og deles, slik at informasjonen er strukturert og lett tilgjengelig for alle ansatte. Med Business Online får du en sentralisert plattform for lagring og deling av kunnskap og informasjon. Business Online strukturerer informasjonen slik at den er lett tilgjengelig og oppdatert for alle, slik at du kan bruke mindre tid på leting.
Ved å implementere disse strategiene, kan din bedrift ikke bare forbedre effektiviteten, men også fremme en positiv kultur av innovasjon og samarbeid.
