Effektivitet og sikkerhet er to sentrale komponenter for en velfungerende arbeidsplass. Ved å sikre at prosedyrer og rutiner følges konsekvent, er det mulig å forebygge ulykker, optimalisere driften og skape et inspirerende arbeidsmiljø som fremmer produktivitet. Disse prinsippene er bærebjelkene i internkontroll. Men hva innebærer det egentlig å implementere en solid internkontroll? Hvordan kan en bedrift utforme, vedlikeholde og kontinuerlig forbedre sine systemer for internkontroll?
I denne artikkelen vil vi utforske konseptet for internkontroll i dybden, belyse de mange fordelene det kan gi en virksomhet, og gi praktiske råd om hvordan du kan integrere effektivt HMS-arbeid i en travel arbeidshverdag. Uavhengig av din rolle eller bransje, vil denne artikkelen kunne gi deg innsikten til å forstå og forbedre arbeidsmiljøet der du jobber.
Hva er internkontroll?
For å jobbe systematisk med HMS, er det nødvendig med en klar struktur for hvordan man skal opprettholde og følge opp arbeidet. Dette oppnås ofte gjennom et HMS-system.
Dette systemet skal dekke hele prosessen fra planlegging og gjennomføring til vedlikehold av HMS-relaterte aktiviteter, alt i samsvar med gjeldende lovverk knyttet til helse, miljø og sikkerhet. En viktig del av dette er dokumentasjon, og her kommer begrepet internkontroll inn.
Internkontroll handler om hvordan bedriften planlegger, følger opp og påser at HMS-systemet fungerer som det skal. Det fungerer dermed som en kvalitetssikring som sørger for at HMS-regelverket etterleves. Med andre ord kan du si at internkontroll er bedriftens egenkontroll av HMS-systemet.
Er det påkrevd at min bedrift gjennomfører internkontroll?
Ja, det er lovpålagt at alle bedrifter skal utføre internkontroll. HMS-forskriften beskriver minimumskravene for å sikre et godt arbeidsmiljø.
Hvem har ansvaret for å gjennomføre internkontroll?
Det er arbeidsgiver som har det overordnede ansvaret for bedriftens HMS-arbeid, inkludert implementering og oppfølging av internkontroll. Det er med andre ord arbeidsgiver som skal sikre innføring, motivere de ansatte og se til at internkontrollen blir gjennomført riktig. Selv om daglig leder har det øverste ansvaret, kan det praktiske arbeidet delegeres til andre i bedriften.
HMS skal være en del av den daglige driften. Det er derfor viktig at alle ansatte engasjerer seg aktivt og bidrar til god gjennomførelse av HMS-tiltakene.
Verdien av systematisk HMS-arbeid
Det finnes en rekke fordeler ved å drive systematisk HMS-arbeid. Lovgivningen forplikter arbeidsgivere å utføre systematisk HMS-arbeid på alle nivåer i virksomheten, og dette arbeidet skal utføre i samarbeid med arbeidstakere og deres tillitsvalgte. En av de åpenbare fordelene ved å gjennomføre et strukturert HMS-arbeid er overholdelse av lov- og forskriftskrav.
Men et systematisk HMS-arbeid kan også hjelpe oss å være mer proaktive. Vi kan sette inn tiltak der det er hensiktsmessig, inkludert forebyggende og kompensende tiltak. Proaktivt HMS-arbeid hjelper oss med å identifisere utfordringer før de utvikler seg til å bli alvorlige problemer, noe som gir betydelige fordeler for bedriften.
Du kan tenke på systematisk HMS-arbeid som en målestokk for helsen til bedriftene, både i det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet. Uten en effektiv internkontroll for HMS, vil du ikke kunne sikre at bedriften har velfungerende systemer og rutiner. Uten denne kontrollen, kan det føre til uønskede konsekvenser som blant annet høye skadetall og et høyt sykefravær, samt en negativ innvirkning på bedriftens omdømme.
Dokumentasjon av arbeidet
Dokumentasjon av HMS-arbeidet og dokumentasjon av HMS internkontroll er et lovkrav. Likevel, kan mange kjenne på at det er kjedelig og tidkrevende å dokumentere HMS-arbeidet, men heldigvis finnes det løsninger for å gjøre arbeidet mer effektivt.
Å bruke et HMS-system kan være avgjørende for å gjøre dokumentasjonsprosessen mindre arbeidskrevende og dermed mer gjennomførbar i arbeidshverdagen. Et brukervennlig system vil ikke bare forenkle dokumentasjonen, men også sikre at arbeidet blir gjennomført på en effektiv måte.
Det er hovedsakelig fem ting en internkontroll skal inneholde når det kommer til skriftlig dokumentasjon:
- HMS-målsettinger
- En oversikt over bedriftens organisasjonsstruktur, inkludert fordeling av ansvar, oppgaver og autoritet i forbindelse med HMS-arbeidet.
- At det er utført risikovurdering, samt hvilke tiltak og planer som er satt i gang for å redusere risiko basert på denne vurderingen.
- At bedriften har implementert prosedyrer for å identifisere, korrigere og forhindre brudd på HMS-lovgivningen.
- At bedriften utfører systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen.
Effektiv dokumentasjon med Business Online
Business Online tilbyr et helhetlig system for kvalitetsstyring, der HMS-arbeidet dokumenteres løpende. Dette gjør at du unngår stressende skippertak og reduserer risikoen for at hendelser ikke registreres i det hele tatt. På grunn av behovet for kontinuerlige forbedringer i interne prosesser, samt oppdaterte krav fra eksterne hold, er det viktig med et kvalitetssystem som er fleksibelt nok til å håndtere disse kontinuerlige forbedringene og endringene.
Business Online gir alle prosjekter tilgang til arbeidsrom hvor du enkelt kan registrere avvik enkeltvis eller som del av en arbeidsprosess. I tillegg kan du registrere ulike risikovurderinger for prosjektet. Avvik og risikovurderinger fra forskjellige arbeidsrom og prosjekter blir sammenfattet i visuelle dashbord i KHMS-modulen. Dette gir ledelsen en sanntidsoversikt over bedriftens helse, slik at du enkelt kan fange opp hvilke områder av bedriften og dens arbeidsprosesser som har forbedringspotensial.
Avvik kan også registreres utenfor arbeidsrommene i prosjektene direkte fra KHMS-modulen. Enkel avviksregistrering gjør det lettere å faktisk registrere avvik når noe oppstår. Kvalitetsarbeid er ikke noe som kun skal være forbeholdt ledelsen, derfor har vi i Business Online lagt til rette for at alle ansatte har de verktøyene de trenger for å jobbe i henhold til ulike kvalitetsstandarder.
Konklusjon
Internkontroll er mer enn bare overholdelse av regler og forskrifter. Det er en kritisk komponent i en effektiv driftsstruktur, og kan danne grunnlaget for fremtidig vekst i bedriften. Det styrker sikkerheten på arbeidsplassen, forbedrer effektiviteten og bidrar til et sunnere arbeidsmiljø. Dessuten spiller internkontroll en viktig rolle i bedriftens risikostyring og det å fremme kontinuerlig forbedring og læring.
Gjennom en proaktiv tilnærming til HMS-arbeidet, inkludert risikovurderinger, tydelig ansvarsfordeling, effektive prosedyrer for avvikshåndtering og oppfølging, kan bedriften få et godt system for internkontroll. Dette arbeidet kan bli ytterligere styrket med bruk av digitale løsninger som forenkler og effektiviserer det løpende arbeidet, og sikrer bedre rutiner for HMS-arbeid i daglig drift.
Det er viktig å understreke at internkontroll ikke er en engangsoppgave, men en kontinuerlig prosess som krever regelmessig evaluering, revisjon og forbedring. Ved å forplikte seg til disse prinsippene, kan din bedrift utvikle et dynamisk og effektivt internkontrollsystem, godt rustet til å møte både nåværende og fremtidige utfordringer.
