Bedrift i vekst? Da kjenner du igjen dette.
De fleste bedrifter i vekst opplever det samme mønsteret. Først fungerer alt fint. Excel holder oversikten, mappene er ryddige nok, alle vet hvem som gjør hva.
Så vokser bedriften forbi det.
«Det går fort hos oss og masse voksesmerter,» fortalte en kunde som hadde doblet omsetningen på to år. Mappestrukturen ble bygget om annenhver uke. «Vi finner ikke den perfekte modellen.»
De er ikke alene. Vi snakker med bedrifter i vekst hver uke. Mønstrene går igjen.
Excel-arket som ble for stort
Det starter gjerne med et Excel-ark. For prosjektoversikt og kundelister. Oppgavene fungerer fint når dere er ti ansatte. Men over tid er ikke Excel tilstrekkelig som prosjektverktøy.
En ingeniørbedrift vi møtte hadde vokst fra noen få til mange store prosjekter. «Fra manuelle Excel-ark til manuelle Word-ark,» som de beskrev det selv. Oppfølging av dokumenter glapp jevnlig. «Når det
snakkes om oppimot 100 dokumenter i uka, så ut.»
En annen bedrift oppdaget at ansatte hadde lastet ned prismaler og lagret dem på skrivebordet. De ga tre år gamle priser til kunder uten at noen visste det.
Excel er et fantastisk verktøy. Det er bare ikke et system for en bedrift i vekst.
Rapport_ENDELIG_v3_NY.docx
Alle kjenner den. Filen som heter Rapport_ENDELIG_v3_NY.docx. Ved siden av den ligger Rapport_ny_ENDELIG_v3_NY.docx. Ingen vet hvilken som gjelder.
«Du vil jo ta vare på dokumenter, så kommer ny versjon som tar vare på den gamle, og så til slutt mister du litt oversikten,» fortalte en transportbedrift. «Vi trenger ikke 10 varianter av det samme.»
For en bedrift i vekst multipliseres problemet. Flere ansatte, flere prosjekter, og plutselig finnes samme dokument i ti versjoner. Mappestrukturen «henger 20 år tilbake i tid,» som en ingeniørbedrift sa da de skulle beskrive sitt eget system for å holde styr på mapper og dokumenter.
Kunnskapen som forsvinner ut døra
I en liten bedrift vet alle alt. Det fungerer helt til noen går i pappaperm, slutter eller bare har en dårlig dag.
«Hvis de går i pappaperm eller slutter, forsvinner kunnskapen med de ut døra,» sa en daglig leder. En annen innrømte at: «Noen enkeltpersoner har stålkontroll på hva ting er. Resten vet ikke hvordan de finner ting lenger.»
For en bedrift i vekst er dette en risiko som bare øker. Jo flere ansatte, jo mer informasjon som bare finnes i noens hode. Én oppsigelse kan ta med seg år med kunderelasjoner og prosjekthistorikk.
Informasjonen som blir liggende i innboksen
Alt fra kundekommunikasjon til prosjektbeslutninger går til den private e-posten og blir liggende der.
«Man deler i liten grad informasjonen,» fortalte en bedrift i byggebransjen. E-post ble brukt som arkivsystem, men arkivet tilhørte personen, ikke bedriften.
En annen kunde beskrev informasjonslagringen som: «Litt her og der, og så er det noe som blir dobbelt.» Samme informasjon i flere systemer, og ingen som vet hva som er oppdatert.
Når en bedrift i vekst baserer seg på at folk husker å dele, faller det fort sammen.
Ledelsen som flyr blindt
Daglig leder vil vite hvordan prosjektene ligger an. Svaret finnes, men det er spredt mellom innbokser, Excel-ark og hodene til prosjektlederne.
«Egentlig har jeg et drømmescenario om at helt fra salg, gjennom prosjekt og videre til logistikk og ut, så er det ett sted som henger sammen,» fortalte en kunde i salgsprosessen. «For vi har noe i det ene systemet, og noe i det andre. Det blir litt her og der.»
En annen oppsummerte hverdagen som at «den går i 150.» Ingen tid til å lete. Bare tid til å gjøre.
Når ledelsen i en bedrift i vekst ikke ser helheten, tar de beslutninger på magefølelse. Det går fint en stund. Helt til det ikke gjør det lengre.
Prosesser som bare finnes på papiret
Mange bedrifter i vekst har dokumenterte prosesser. Problemet er at ingen følger dem.
«Kartet er ikke alltid lik terrenget,» som en kunde formulerte det.
En vedlikeholdsbedrift fortalte at prosessene deres var «for manuelle, for tungvinte, for personavhengige.» De hadde forsøkt å rydde opp flere ganger. Hverdagen tok alltid over.
Det er ikke latskap. Det er en bedrift i vekst der systemene ikke har holdt tritt. Folk faller tilbake til det som fungerer. Og det som fungerer er det de alltid har gjort.
Kjenner dere igjen voksesmertene?
Ta en raskt sjekk som forteller dere hvor akkurat deres bedrift ligger på skalaen av voksesmerter.
Voksesmerter er normalt
De fleste bedriftene vi snakker med kjenner igjen flere av situasjonene over. For mange bedrifter blir voksesmertene så store at de sliter med å vokse videre. Dokumenter i private innbokser og mapper som sklir ut. Prosesser som bare den ene personen kan.
Business Online er bygget for dette. Én plattform der CRM, prosjekt, kvalitet og HR henger sammen, på Microsoft 365 dere allerede bruker. En struktur som vokser med bedriften.
Mange av kundene våre kom til oss midt i en vekstfase. De trengte at informasjonen sluttet å forsvinne mellom verktøyene de allerede hadde.
Lie Blikk vokste fra 60 til over 100 ansatte. Da sprakk systemene.
Lie Blikk er en bedrift i vekst som gikk fra rundt 100 millioner i omsetning til nesten 175 millioner på fire år. Veksten var ønsket. Kaoset som fulgte med var ikke det.
«Vi jobbet på én måte i kalkulasjonsfasen, en annen måte i prosjekteringsfasen og en tredje i gjennomføringen,» sier Eirik Kvilstad Heskja, leder for digitalisering og økonomi. «Det var vanskelig å samhandle fordi informasjonen var så spredt.»
De samlet alt i Business Online. Fra forespørsel til ferdig prosjekt. Samtidig tok de tre ISO-sertifiseringer.
«Veldig mye tid gikk med til å lete etter informasjon, og til å være frustrert over at du ikke fant den der du trodde den lå,» sier Heskja. «Tidsbesparelsen i å ha en felles plass hvor alt er samlet, er vesentlig.»
Det går over
Voksesmerter føles permanente når du står midt i dem. Spør hvilken som helst bedrift i vekst. Det gjør de ikke. De fleste bedriftene vi jobber med bruker noen måneder på å få struktur på plass. Etterpå lurer de på hvorfor de ventet så lenge.
Flere artikler for deg
Se hvordan Business Online fungerer
Vi viser deg hvordan Business Online kan hjelpe dere å få struktur på kunder, mapper og dokumentasjon. 30 minutter, ingen forpliktelser.