Har bedriften din vokst fra prosjektstyring med Excel og mappestruktur?

Hvis dere jobber prosjektbasert i bedriften, er sjansen stor for at dere fra oppstarten av har brukt mappestrukturer og Excel til prosjektstyringen. Dette har fungert greit for dere hittil, med få ansatte.. 

Men nå blir dere flere og flere ansatte, og antallet prosjekter øker i takt med at dere vokser. Prosjektene blir også større og mer komplekse. Det er ikke lenger like enkelt å gjøre prosjektstyringen på samme manuelle måte som før. “Logikken” i mappestrukturen og regnearkene er blitt vanskeligere å opprettholde. 

Kjenner du igjen din bedrift i dette? I så fall er du ikke alene. Mange små bedrifter vokser fort ut av det å gjøre prosjektstyring i Excel og mappestruktur.

I denne artikkelen ser vi nærmere på de vanligste tegnene på at prosjektstyring i mappestruktur og regneark ikke lenger er det rette for dere som bedrift i vekst.

6 tegn på at dere har vokst ut av Excel og mappestruktur

1. Dere må bruke unødvendig mye tid på å lete etter informasjon

Siden dere bruker mappestruktur og regneark for å jobbe i prosjekter, har dere store mengder data spredt i forskjellige mapper. Derfor bruker dere ofte mye tid på å lete etter spesifikke dokumenter og/eller filer som dere trenger for å komme videre i prosjektet. 

Informasjon som dere har samlet opp så langt i prosjektet, blir ofte sittende igjen i ulike mappestrukturer. For neste ledd som kommer inn i prosjektet, blir det dermed vanskelig å oppdatere seg på hva som er gjort, og hva man for eksempel har blitt enig om med kunder og leverandører.  

Dette stjeler fokus og verdifull tid som du og dine medarbeidere helst skulle ha brukt på mer verdiskapende oppgaver.


2. Dere vet ikke hvem som har gjort hva, eller hvilken fil eller informasjon som er sist oppdatert

Når flere i bedriften jobber med samme fil eller dokument samtidig, er det vanskelig å koordinere prosjektarbeidet og å ha god versjonskontroll. 

Hvem jobber i hvilket dokument akkurat nå? Hvilken versjon av filen er egentlig den nyeste? Og hva gjør vi dersom vi må gjenopprette en tidligere filversjon?

Dere har flere kopier av dokumenter eller filer spredt i forskjellige mapper. Som følge av dette har dere flere ganger endt opp med å arbeide med utdaterte dokument- eller filversjoner. Dermed har dere fått forsinket tilgang til oppdatert, prosjektkritisk informasjon. I verste fall har utdatert og feilaktig informasjon forplantet seg videre i prosjektarbeidet.


3. Dataene holder ikke lenger god nok kvalitet

Etter hvert som dere har fått flere og flere prosjekter å håndtere, har det blitt vanskelig å opprettholde en konsekvent og lett tilgjengelig datastruktur. For eksempel gir Excel begrenset støtte for validering og sikring av datakvalitet. 

Dette har økt risikoen for feilaktige data, duplisering av data og andre kvalitetsproblemer som kan gå utover samarbeidet, informasjonsdelingen og beslutningsprosessene i bedriften. 

Kanskje har medarbeidere opprettet kopier av filer og plassert dem i forskjellige mapper – med den konsekvens at det har oppstått forvirring og utfordringer knyttet til versjonskontroll og datakonsistens. 


4. Dere har blitt sårbare for menneskelige feil

Siden dere jobber med prosjekter i mappestrukturer og Excel, har dere opplevd at filer har blitt plassert feil, og at feil har oppstått når data blir tastet inn manuelt. 

Over tid har dette ført til at dataene har fått dårligere integritet og dermed ikke lenger er til å stole på. I tillegg har dere oppdaget at feil som er gjort fem–seks prosjekter bakover i tid, har fulgt med inn i nåværende prosjekter.

Hva har disse problemene gjort med analyser, rapporter og beslutninger underveis i prosjektarbeidet …?


5. Prosjektarbeidet har blitt personavhengig

Dere er i innspurten på et prosjekt, og flere avdelinger jobber iherdig sammen for å nå den neste tidsfristen som nærmer seg med stormskritt. Men så skjer det som du har fryktet – en nøkkelperson på prosjektet blir syk og borte fra jobb på ubestemt tid.

Hvis dere har vært borti en lignende situasjon, så har dere trolig kjent på hvor krevende og uoversiktlig det kan være å styre prosjekter ved hjelp av mappestrukturer og Excel.

Hva har dere egentlig blitt enige om med kunden i dette prosjektet? Hva er siste status? Og hvor ligger notatene fra forrige statusmøte?

Informasjonen du trenger for å få oversikt og plukke opp tråden, ligger spredt i flere ulike dokumenter og filer. Du innser at du må begi deg ut på “leteaksjon” i mapper og regneark – akkurat nå når dere må overholde en viktig tidsfrist hos kunden.

Og hva med nøkkelpersonen som var så uheldig å bli syk midt i denne kritiske fasen? Man kan bare tenke seg det stresset han eller hun føler på…

Dersom dere er avhengig av spesifikke personer for å kunne håndtere prosjekter i alle ledd, er det et tydelig tegn på at dere har vokst ut av å gjøre prosjektstyring med regneark og mappestruktur.


6. Det har blitt vanskelig å få oversikt på et overordnet nivå

Ettersom prosjektene i bedriften har blitt mer komplekse, har det blitt vanskeligere å ha full oversikt og kontroll. Hvor langt er dere egentlig kommet? Er det noen oppgaver som ligger etter tidsskjema?

Dere har behov for å utføre større analyser, generere rapporter og fange opp trender over flere prosjekter. Men dette er vanskelig å få til når dere styrer prosjektet med Excel og mappestrukturer, og dere bruker altfor mye tid og ressurser på det. 

Dere må ha flere regneark til ulike deler av prosjektet og må dermed hoppe frem og tilbake mellom dem. Dere har ikke oversikt over hvem som har gjort hva, eller om de har gjort det i henhold til fristen. Det er heller ikke mulig å se på et overordnet nivå om oppgavene er gjort.

Prosjektstyring med mappestruktur og Excel gjør det vanskelig å skalere bedriften

Kan dere fortsette å gjøre prosjektstyring med mappestruktur og regneark nå som dere er i vekst? Absolutt – dere har gjort det så langt. Men når dere skal rigge dere for å vokse videre og møte nye og mer komplekse kundebehov, blir spørsmålet om dere er tjent med det. 

Prosjekter som dere i dag kan styre relativt greit, vil fort bli utfordrende å håndtere godt nok etter hvert som bedriften vokser og datamengden øker. Dermed øker risikoen for at dere ikke klarer å opprettholde samme oversikt og kvalitet i prosjektene.

Og ikke minst: Dersom prosjektstyringen er manuell og tungvint, så må dere kanskje også avslå enkelte prosjekter fordi kapasiteten ikke strekker til.


Hva bør dere bruke i stedet for Excel og mappestruktur til prosjektstyring?

Ta i bruk et system for prosjektstyring som er spesialutviklet for å gi bedrifter bedre oversikt, struktur og samhandling i alle faser av prosjektet.

  • All informasjon knyttet til ethvert prosjekt blir samlet på én plass. 

  • Det blir enkelt å samhandle med flere ulike ledd i organisasjonen.

  • Dere slipper å bruke unødvendig tid på dobbeltregistrering i ulike systemer og leting etter dokumenter eller filer. 

  • Dere får full oversikt over fremdriften og neste steg i prosjektet, noe som sparer dere verdifull tid dere ellers må bruke på statusmøter. 

  • Data blir fremstilt og visualisert på overordnet nivå, slik at dere får det totale oversiktsbildet av alt som har med for eksempel kunder og leverandører å gjøre.

  • Dere kan enklere jobbe i henhold til bedriftens beste praksis, ettersom læring fra forrige tilsvarende prosjekt blir registrert og implementert.

  • Dere får bedre utnyttet de ressursene dere allerede har, siden dere «sløser» mindre tid.

Kort sagt: Med et godt prosjektstyringssystem får dere orden i sysakene.