Kundehistorie
Stavanger Oilers' hemmelige våpen i arbeidet med samarbeidspartnere
Ishockeyklubben Stavanger Oilers har Norges råeste nettverk av samarbeidspartnere. Med Business Online på laget sitter oppfølgingen og samarbeidet som et skudd.
Om
Stavanger Oilers er en ishockeyklubb fra Stavanger, stiftet i 2000, med daglig virke i DNB Arena. Klubben drifter seniorlag på kvinne- og herresiden, og dessuten lag for gutter U20 (eldste juniornivå). De tre lagene spiller alle i sin klasses øverste liga.
Utfordring
Stavanger Oilers brukte spredt mappestruktur og manuelle prosesser i sitt arbeid med samarbeidspartnere. Klubben trengte et system som samler alt på én plass.
Løsning
Styringssystemet Business Online, som gir full oversikt og kontroll i arbeidet med samarbeidspartnere.
Resultat
Innovativ bruk av Business Online har gitt Stavanger Oilers et konkurransefortrinn utenfor banen. Klubben kan nå være enda mer effektiv og profesjonell i arbeid med og oppfølging av sitt samarbeidsnettverk.
"Vi skal alltid ha fokus på utvikling og nytenkning, slik at vi er ledende i det vi jobber med," forteller Eirik Hogstad, kommersiell leder i Stavanger Oilers.
Takket være godt teamarbeid, lokale krefter og langsiktig satsing har Oilers bygget seg opp til å bli landets mestvinnende klubb og en maktfaktor på hockeyfronten. Med daglig virke i topp moderne DNB Arena jobbes det knallhardt hver dag for at Oilers og arenaen skal være en plass for relasjonsbygging, kundepleie og synlighet.
Også utenfor isen har klubben et sterkt fokus på innovasjon, profesjonalitet og kontinuerlig utvikling. Som et av landets mest spennende sponsorobjekter har Stavanger Oilers et stort og profilert samarbeidsnettverk, både lokalt og nasjonalt.
"For å sikre økonomisk stabilitet og videre utvikling av klubbens kommersielle merkevare har det vært avgjørende for oss å jobbe smart."
Oversikt over og kontroll på samarbeidsavtaler er derfor alfa og omega. Men det har ikke alltid vært like enkelt å oppnå dette.
Fra mappestruktur til full oversikt i arbeidet med samarbeidspartnere og salg
Tidligere brukte Oilers – i likhet med mange andre hockeyklubber – mappestrukturer til å holde styr på sitt nettverk av samarbeidspartnere. Men etter hvert som merkevaren og nettverket vokste, ble det ikke lenger like enkelt å ha kontroll og oversikt på samme manuelle måte som før, sier Hogstad.
"Det var lite oversiktlig, mye “ad hoc” og forskjellig info på forskjellige mapper."
Behovet meldte seg for en løsning hvor markedsavdelingen enkelt kunne holde oversikt og være mer proaktive – i ett og samme system.
Løsningen? Business Online – et styringssystem som gir Stavanger Oilers full kontroll over arbeidet med samarbeidspartnere og frigjør tid til strategisk utvikling.
Med Business Online, og spesielt CRM-modulen i systemet, har klubben fått en løsning som gir en langt mer strukturert tilnærming til arbeidet med samarbeidspartnere. CRM-modulen er en sentral del av Business Online og en viktig del av Oilers-administrasjonens hverdag, konstaterer Hogstad.
"Det å få samlet alt på én plass var en stor forbedring. CRM-modulen er et verktøy som gir oss forutsetningene for å ha kontroll."
Ifølge Hogstad gir Business Online markedsavdelingen en oversikt på akkurat det de ønsker å ha oversikt på.
"Vi har jo en pipeline på potensielle samarbeidspartnere. Noen er aktive, mens noen har vært partner og er gjerne aktuelle fram i tid. Vi har oversikt på alle samarbeidsavtaler, spesifisert ned på type avtale. Vi kan egentlig bore oss ned i detalj så mye vi bare ønsker."
Hogstad og markedsteamet har bygd salgsprosessen slik at dataen i CRM-systemet fremstilles enkelt og er så lett som mulig å manøvrere seg i.
"Samtidig skal det være enkelt å kunne gjennomføre de ulike prosessene våre. Så minste motstands vei, liker jeg å si, men på en profesjonell måte."
Business Online frigjør tid til strategisk arbeid
Effektivisering er nøkkelen for en markedsavdeling som håndterer en stor portefølje av samarbeidspartnere. Med Business Online kan Oilers-teamet bruke mindre tid på administrative oppgaver og mer tid på aktiviteter som øker inntektene og sikrer videre kommersiell suksess.
"Definitivt! Når vi kan effektivisere våre prosesser rundt det å håndtere vårt CRM-verktøy, så frigjør vi tid til andre ting. Som igjen gjør at vi kan være mer ute og selge enda mer. Og for vår del funker systemet like godt på PC-en som i lomma. Det gjør at vi kan ha det med oss over alt, og det er jo også tidsbesparende."
Automatisering er en av de viktigste gevinstene, understreker Hogstad.
"Jeg er veldig opptatt av automatikk. Er det ting som kan automatiseres, så er jeg veldig glad i det. Fordi det spiller oss gode i en hektisk hverdag."
Proaktivt arbeid med samarbeidspartnere gir konkurransefortrinn
Med Business Online som “hemmelig våpen” har det blitt mye enklere for Stavanger Oilers å identifisere nye samarbeidspartnere, optimalisere avtaler og fremstå profesjonell i dialog og oppfølging. Kan det sies at klubben med dét har fått et konkurransefortrinn utenfor banen?
«Ja, absolutt,» sier Hogstad og gir et eksempel på hvordan Business Online på tampen av en sesong gjør en forskjell i omgang med samarbeidspartnere.
"Når man går inn mot avslutningen av en sesong, så er man jo gjerne opptatt av å finne ut hvem som er på utgående avtaler, for eksempel. Det å enkelt kunne dra ut en oversikt eller å ha synlig på et dashboard hvilke avtaler som går ut, det gir oss jo et konkurransefortrinn. Én – vi kan være tidlig ute, og to – vi fremstår profesjonelle overfor de vi skal i dialog med, fordi vi har kontrollen og oversikten."
Den aktive bruken av Business Online er syklisk. Når sesongen er over, er Hogstad og teamet veldig aktive i systemet og bruker det til både resignering av eksisterende kontrakter og signering av nye.
Samtidig tar de full kontroll over prosessen, i og med at de selv råder over når de skal gå i dialog – utstyrt med historikk og informasjon fra tidligere.
"Så det er klart at det definitivt gir oss selv et konkurransefortrinn, fordi man fremstår profesjonell, og det tror jeg ikke man skal undervurdere i de type dialoger vi har."
Fleksibelt system med tett leverandørsamarbeid
Hogstad er tydelig på hva som for markedsavdelingen er en av de store fordelene ved Business Online.
"Systemet er veldig fleksibelt og “levende”, det kan tilpasses slik vi ønsker det selv. Det er ikke noe som er satt i stein at sånn må det være. I tillegg er det veldig intuitivt, noe som gjør at man i utgangspunktet kommer veldig langt alene. Samtidig er det betryggende at vi har ressurser tilgjengelig når vi faktisk har behov. Så det setter vi pris på."
Hogstad peker på verdien av den gode dialogen de har med Business Online-teamet for å optimalisere bruken av systemet og hente ut det fulle potensialet.
"Vi som jobber med dette i hverdagen hos oss, har jo gjerne ideer og innspill. Hvorfor er ting sånn? Kan man gjøre A–B–C? Og så får vi rådgivningen og sparringen fra Business Online på begrensninger og mulighetsrom, basert på hva vi ønsker å oppnå."
God støtte på vei mot nye meritter
For Stavanger Oilers er styringssystemet Business Online en sentral brikke i den kommersielle satsingen – og slik vil det fortsette. Hogstad og hans kollegaer ser stadig nye muligheter for hvordan systemet og spesielt CRM-modulen kan brukes enda bedre.
"Man lærer mens man går, og vi har jo hele veien ideer om ting vi ønsker å få til og utvikle fremover."
Med Business Online på laget er det enkelt for Stavanger Oilers å holde styr på alle ballene – eller «puckene» – de har i luften i den daglige driften. Dermed får de ekstra drahjelp i arbeidet med å være en foregangsklubb – ikke bare på isen, men også i måten de videreutvikler klubbens kommersielle produkt og merkevare mot publikum og samarbeidsnettverk.
"For det handler nettopp om å alltid være i utvikling," avslutter Eirik Hogstad. "Skape nye muligheter og tilrettelegge for verdiskaping."