Ski-VM ble prøven på om grunnmuren holdt for PSS Securitas
Sikkerhetsansvaret for ski-VM i Trondheim i 2025 ble et øyeblikk som viste hvor langt PSS Securitas har kommet. For et selskap som har vokst fra noen få ordensvektere i Stavanger til over 2500 ansatte på 15 år, ble oppdraget også en bekreftelse på noe annet: De hadde bygget for vekst lenge før veksten skjøt fart.
PSS Securitas er et norsk vaktselskap som har vokst fra noen få ordensvektere på utesteder i Stavanger til over 2500 ansatte på 15 år. I dag leverer de sikkerhetstjenester over hele landet, fra faste oppdrag innen uteliv og næringsliv til store arrangementer. I 2025 hadde de sikkerhetsansvaret for Ski-VM i Trondheim, det største enkeltoppdraget i selskapets historie.
PSS Securitas vokste raskt fra et lite vaktselskap til en landsdekkende aktør med hundrevis av ansatte. Når du går fra å kjenne alle personlig til å koordinere folk på tvers av regioner og oppdrag, holder det ikke lenger med e-post og regneark. Selskapet trengte å sikre at alle jobbet likt, at avvik ble fanget opp, og at de hadde oversikt i sanntid, uansett om oppdraget var på et utested i Rogaland eller et arrangement i Nord-Norge.
PSS Securitas valgte Business Online etter bare to års drift, før selskapet egentlig var stort nok til å trenge det. De ønsket én felles plattform hvor de kunne ha orden på den daglige driften. Systemet måtte kunne vokse med selskapet, slik at alle jobbet etter samme prosedyrer og rapporterte på samme måte, uavhengig av avdeling og lokasjon.
PSS Securitas har nå brukt samme system i 11 år, uten å kjent på behovet for å bytte. Business Online har hele tiden skalert med selskapet fra noen få ansatte til over 2500, samt vært med dem gjennom det største enkeltoppdraget i selskapets historie: sikkerhetsansvaret for Ski-VM. I dag bruker de AI i Business Online for å raskt kunne avdekke hvor det mangler folk og handle før små problemer blir store.
Det største oppdraget så langt
Ski-VM er det største enkeltoppdraget PSS Securitas har hatt, med flere arenaer, publikumsområder, akkreditering, logistikk og tett samarbeid med politi og arrangør.
"Her må alt sitte fra dag én, det er ingen generalprøve. Det krever veldig mye. Det er et veldig stort oppdrag, og det er samhandling med veldig mange," sier Christofér Næsheim, Driftssjef Norge i PSS Securitas.
Flere hundre ansatte var i sving, mange fra ulike avdelinger i landet og på arenaer de aldri hadde vært på før. At det lot seg gjøre, handlet om valg som var tatt lenge før oppdraget kom på bordet. Forklaringen lå i måten selskapet hadde rigget seg på gjennom mange år.
Grunnmuren ble lagt tidlig
PSS Securitas startet som et lite vaktselskap i Stavanger, med noen få ordensvektere på noen få utesteder. Det var oversiktlig så lenge alle kjente alle. De skjønte tidlig at det ville bli vanskeligere å rydde opp når veksten først hadde gjort hverdagen mer uoversiktlig.
"Vi var ikke store nok til at vi var nødt til å ha et styringssystem der og da. Men vi visste at det ville bli mye vanskeligere å innføre et system når du har fått kaoset, enn å starte riktig fra begynnelsen av. Så kanskje vi har vært litt etterpåkloke på forhånd," sier Næsheim.
Etter to års drift gikk de fra e-post og regneark til ett felles styringssystem: Business Online. Det ble grunnmuren de har bygget videre på siden den gang.
Omfanget under ski-VM 11 år senere gjorde det ekstra tydelig hva det betydde i praksis.
"Alt av vaktlister, ressursfordeling og rapportering gikk gjennom Business Online. Det hadde aldri vært aktuelt å koordinere det på noe manuelt vis. E-post og Excel hadde ikke fungert da, for å si det sånn," sier han.
Det er noe av det som skiller PSS Securitas fra mange andre selskaper i rask vekst.
"Det som er litt spesielt for oss, er at vi har brukt det samme systemet hele veien. Vi har aldri vært nødt til å stoppe opp og bytte plattform fordi vi har blitt for store eller vokst ut av det. Vi har hatt med oss det samme hele tiden."
Det tidlige valget handlet også om hvordan selskapet skulle vokse
PSS Securitas ville sikre bedre oversikt da de tok i bruk Business Online. Samtidig ville selskapet rigge seg for videre vekst, slik at folk kunne jobbe likt og levere samme kvalitet, enten de sto i Stavanger, Trondheim eller Oslo.
"Når du går fra 10 til 100 til 1000 ansatte, så kan du ikke lenger ha kontroll ved å kjenne alle personlig. Da må du ha systemer som sørger for at ting gjøres likt, at avvik fanges opp, og at du har oversikt i sanntid," sier Næsheim.
I dag bruker PSS Securitas én plattform til vaktlister, bemanning, kunder, prosjekter, avvik, lønn og personaloppfølging.
"Business Online er nervesystemet vårt. Det vi først og fremst bruker det til, er vaktlister og bemanning. Hvem jobber hvor, når og med hvilken kompetanse. Det kan være forskjellen på en hendelse og en potensiell krise. Uten et system hadde vi sittet og ringt rundt og håpet på det beste," sier han.
Når informasjon ligger spredt, ender folk fort opp med å lete, dobbeltsjekke og gjøre samme jobb flere ganger. For mange selskaper er det slike voksesmerter som melder seg når veksten skyter fart. PSS Securitas valgte tidlig å samle styring, rapportering og oppfølging i ett system som kunne vokse sammen med dem.
AI gir lynrask oversikt over ressursene
Nå bruker driftssjefen også AI i den samme plattformen selskapet har bygget driften rundt i mange år. Det gir ham mye raskere svar på hvor det mangler folk – og gjør det lettere å handle før små problemer rekker å bli store.
"Det første spørsmålet jeg stilte AI, var: «Kan du vise meg alle vaktskift i region Rogaland der vi mangler oppdekning?» Da fikk jeg svar rett tilbake igjen," sier Næsheim.
Han trekker frem et eksempel fra påsken.
"AI hentet data rett fra vaktlistene våre fra hele landet og ga meg oversikt over hvilke steder som manglet folk, hvor mange timer som var udekket, og hvilken avdeling det gjaldt. Jeg kunne funnet det selv, men nå fikk jeg svaret i løpet av noen sekunder."
Verdien er først og fremst hastigheten i beslutningene, forteller han.
"Du sitter ikke lenger og venter på rapporter, eller gjør uttrekkene på rapporter selv. Du stiller spørsmål og får svar, og det betyr at du er i posisjon til å reagere raskere og være proaktiv i stedet for reaktiv."
Samtidig understreker han at AI bare blir nyttig når grunnmuren allerede er på plass.
"AI kan være så bra som det bare vil, men det er jo “shit in, shit out”. Hvis du ikke bruker systemet riktig og putter ting inn, så vil det ikke være noen verdi i det du får ut heller."
For Næsheim og PSS Securitas er poenget enkelt: De slapp å bytte system for å vokse.
"Ikke vent. Få systemet på plass mens det fremdeles er enkelt, så slipper du å stoppe opp og fikse det du egentlig burde gjort før, når du helst har lyst til å fokusere på veksten og driften. Business Online gir oss den tryggheten som gjør at vi kan fokusere utover og fremover i stedet for innover."
Har du lyst på samme veksthistorie som PSS Securitas?
Vi viser deg hvordan Business Online kan fungere for din bedrift. Kun 30 minutter, ingen forpliktelser.