NovuMare effektiviserte de administrative oppgavene med Business Online
Utfordringen
NovuMare hadde fra starten et ønske om å ha så smidige administrative prosesser som mulig. Det var først da de fikk flere ansatte de innså at de ble nødt til å samle dataen på én plass.
Da de tre ildsjelene i NovuMare startet bedriften i 2017, tok de i bruk SharePoint og utformet en mappestruktur her for å ha kontroll på ulike prosedyrer, prosesser og generell dokumentasjon. Etter hvert som bedriften vokste og de ble flere ansatte, så merket de at det begynte å bli utfordrende å ha god oversikt internt.
Informasjonen ble lagret på ulike plasser, både på SharePoint og lokalt på egne datamaskiner. Dette bremset informasjonsflyten i bedriften og gjorde at de administrative prosessene ble tyngre og mer tidkrevende.
Vekst skapte et umiddelbart behov for bedre struktur
Da NovuMare kun var tre ansatte kjente de ikke helt på behovet for å ha en samlingsplass for informasjon. Dette behovet meldte seg derimot kjapt da bedriften vokste og de begynte å ansette flere folk.
«Når vi begynte å ansette folk så vi det med en gang, at her blir vi nødt til å skaffe oss verktøy som samler data på èn plass. Det var informasjonsflyten, dokumentasjonsbehovet samt behovet for effektive administrative prosesser som utløste det behovet for å skaffe seg et IT-verktøy,» sier Rune Holmen.
Vekst kan ofte skape hodebry for både ledere og ansatte i en bedrift, fordi det ofte er mye som skal håndteres på én gang. I en bedrift som NovuMare, hvor ansatte ofte er på ulike oppdrag og lokasjoner, er det spesielt viktig å ha enkel og god tilgang på informasjon.
Løsningen
Etter å ha skrevet ned en lengre liste med kravspesifikasjoner, hentet NovuMare inn ekstern hjelp for å finne løsningen de var på jakt etter.
For NovuMare var det viktig å ha et skybasert system som kunne være tilgjengelig på alle flater, ettersom de ofte jobbe ute i felt når de er på oppdrag for kunder. NovuMare har kunder i både inn- og utland, derfor var det viktig med et system som kunne håndtere informasjonsflyten internt i bedriften sømløst.
NovuMare jobber med beskyttelse av det maritime miljø, hvor de tilbyr rådgivning, konsulentarbeid, kurs og øvelser innen akutt forurensning og sikring av ytre miljø. NovuMare er akkreditert av Nautical Institute.
Høydepunkter
Utfordring
- Behov for å samle data på én plass.
- Informasjon ble lagret på ulike plasser, både lokalt og på SharePoint.
- Behov for mer effektive administrative prosesser.
Løsning
- Skybasert system som eliminerer behovet for lagring lokalt.
- Ett felles system for hele bedriften.
- Brukervennlig verktøy for å skape etterlevelse.
Resultat
- Bruker mindre tid på å lete etter informasjon og prosedyrer.
- Dokumentert etterlevelse med kvalitetssjekklister.
- Ett felles system som samler all informasjon og kommunikasjon, reduserte behovet for eposter.
«Essensen var at systemet måtte være skybasert og tilgjengelig på alle digitale flater, det skulle være så enkelt å bruke at du nesten ikke trenger opplæring og det måtte være et verktøy som hjelper oss å skape etterlevelse av de prosedyrene og prosessene vi ønsket å kjøre,» sier Rune.
NovuMare ønsket også å samle alt i ett enkelt system fremfor å ha flere enkeltstående systemer som ikke snakket med hverandre. Dette hadde de prøvd å etterstrebe i egen mappestruktur tidligere, men opplevde at de egentlig ikke hadde den kontrollen de ønsket da etter hvert som bedriften vokste.
Resultatet
Med Business Online trenger ikke NovuMare lengre å bruke mye tid på å lete etter informasjon. Nå har også etterlevelsen blitt mye enklere.
Gjennom å samle all informasjon og kommunikasjon på én felles plattform hvor alle ansatte kan jobbe, legge inn informasjon og dokumenter, samt enkelt hente frem den informasjonen de leter etter reduserer tidstyvene i bedriften. Ofte går mye av kommunikasjonen gjennom e-poster, og man må da bruke mye tid på å lete tilbake i innboksen for å finne den informasjonen man leter etter.
Med Business Online reduseres behovet for kommunikasjon gjennom e-poster, fordi mye av informasjonen lagres og struktureres i systemet. På denne måten blir det enkelt for alle ansatte å finne informasjonen de leter etter.
Kvalitet i praksis
Business Online gir bedriftene et rammeverk som gjør at informasjon og dokumenter blir strukturert. Det gjør at bedrifter ikke bare effektiviserer arbeidshverdagen, men de øker også kvaliteten av arbeidet.
Det vil med andre ord ikke nødvendigvis endre måten bedriften jobber på, men det setter arbeidet mer i system. Dette er med på å øke etterlevelsen av prosesser og prosedyrer, fordi det ikke bare er lettere å finne frem til hvordan man skal gjøre hva, men også fordi alt dokumenteres mens man gjør det.
«Måten vi kunne jobbe i Business Online på harmonerte veldig med måten vi selv tenkte og etterstrebet i vår egen mappestruktur. I tillegg er vi glad i kvalitetssjekklistene, altså det å lage enkle sjekklister som skaper etterlevelse. Det tror jeg gjorde at vi valgte Business Online,» forteller Rune Holmen.
Del denne artikkelen
Bli kjent med Business Online
Se og klikk deg gjennom en demo av Business Online i dag.