I denne artikkelen vil vi se nærmere på hvordan du kan håndtere utfordringer knyttet til implementeringen av nye IT-systemer. Vi har satt sammen fire sentrale spørsmål som kan hjelpe deg på veien mot en vellykket og effektiv implementeringsprosess.
Implementering av et nytt IT-system i en bedrift kan virke som en overveldende oppgave, og det er ikke uvanlig at det oppstår en rekke bekymringer i prosessen. Usikkerhet rundt om man har valgt den rette løsningen, om det har blitt gjort nok research, eller tvil om systemets levering og ytelse i den praktiske arbeidshverdagen, er bekymringer som ofte rører seg hos beslutningstakerne. Men det finnes måter å møte disse usikkerhetene på som vil gjøre det enklere å navigere en implementeringsprosess i bedriften.
Ved å se på hvor behovet for endring i bedriften er størst, hvilke områder som har størst risiko for å mislykkes, hvem som kan være potensielle interne ambassadører og identifisere hvor man kan skape tidlige suksesshistorier, kan vi legge grunnlaget for en effektiv og vellykket implementering.
Hvor haster det mest med endring?
Ofte starter behovet for endring hos én avdeling i bedriften, hvor man kjenner ekstra godt på utfordringene knyttet til dagens løsning. Noen ganger fører dette til at man benytter anledningen til å se på det større bildet, om det er andre deler av bedriften som trenger mer effektive og oppdaterte systemer.
Det kan være fristende å se etter en «quick fix» for disse utfordringene, og ofte kan det å implementere et nytt IT-system fremstå som løsningen. Men det er viktig å se litt nærmere på utfordringene i bedriften. Det nye systemet kan kanskje hjelpe med å løse en umiddelbar utfordring, men det kan også legge et nytt lag av kompleksitet på toppen av andre eksisterende utfordringer.
Nøkkelen ligger i å se på bedriften som en helhet. Hvordan jobber egentlig de ulike avdelingen sammen? Hender det at viktige oppgaver faller mellom to stoler? Er det en felles forståelse av hvordan arbeidsprosesser skal utføres? Og har ansatte egentlig eierskap til de oppgavene som skal utføres? Hvis svaret er nei, kan det være på tide å se nærmere på de interne arbeidsprosessene og hvordan de digitale systemene vi har i dag støtte disse utfordringene.
Å implementere et nytt IT-system uten å først ta høyde for disse underliggende problemene, kan i verste fall forsterke dem. Det kan skape frustrasjon blant de ansatte, redusere effektiviteten og potensielt også påvirke kvaliteten på arbeidet som blir utført.
Ta seg tid til å se på bedriften som en helhet og dens interne arbeidsprosesser kan ta noe ekstra tid, men på sikt vil det være verdt det. Det vil nemlig legge grunnlaget for en mer effektiv organisasjon, hvor alle har felles eierskap til arbeidsprosessene og forstår hvordan deres arbeid bidrar til bedriftens overordnede mål.
Hvor kan vi få suksesshistorier på kort sikt?
Dersom en bestemt avdeling allerede har identifisert et pressende behov for forandring, er det naturlig å starte implementeringen av det nye IT-systemet her. Ansatte i denne avdelingen vil sannsynligvis være mer åpne for endringer ettersom de selv kjenner på begrensningene ved den eksisterende løsningen. Ved å begynne med en avdeling som allerede ser behovet for et nytt system, kan man skape tidlige suksesshistorier som kan bidra til å overbevise andre om fordelene ved det nye systemet.
Slike tidlige suksesshistorier kan også brukes om gode læringsmuligheter. Det kan hjelpe bedriften med å forstå hva som fungerer, og hva som eventuelt trenger å justeres før implementeringen utvides til andre avdelinger. Med dette kan bedriften skape en snøball-effekt, hvor suksessene fra starten på implementeringen hjelper med å drive frem implementeringen i resten av bedriften.
I tillegg kan disse tidlige suksesshistoriene bidra til å bygge opp internt eierskap til prosjektet. Når de ansatte ser at det nye systemet faktisk løser problemer og forbedrer deres arbeidshverdag, vil de sannsynligvis være mer motiverte til å bruke det. Dette er en viktig del av endringsledelse, og noe som kan gjøre en stor forskjell i hvordan implementeringen av et nytt system blir mottatt internt i bedriften.
Ved å starte implementeringsprosessen der behovet for forandring er sterkest, kan man skape en positiv dynamikk som bidrar til å drive frem prosessen i hele bedriften.
Hvor er risikoen størst for å mislykkes?
Å identifisere områder for tidlige suksesshistorier er like kritisk som å identifisere hvor risikoen for å mislykkes er størst. Dette handler om mer enn bare å feire seire, det handler om å skape en positiv drivkraft for endringen, for å bygge opp eierskap og tillit blant ansatte.
Når ansatte ser konkrete, positive resultater tidlig i implementeringsprosessen, styrker det deres tro på systemets effektivitet og nytteverdi. Det kan bidra til å redusere motstand mot endring, og fremme en mer positiv holdning til den pågående endringen.
På samme tid er det avgjørende å identifisere de potensielle fallgruvene. Hvor kan implementeringen potensielt gå galt? Er det tekniske utfordringer, eller er det deler av bedrifter som kan være spesielt motstandsdyktige mot endring? Ved å identifisere disse områdene tidlig, kan du ta proaktive skritt for å minimere risikoen for å mislykkes.
Det kan være lurt å ha en plan i bakhånd for hvordan man skal håndtere disse risikoene på forhånd, som inkluderer både forebyggende tiltak og en plan for når ting ikke går som forventet. Dette vil gi implementeringen et godt utgangspunkt for suksess, samtidig som det bidrar til å bygge tillit blant de ansatte ved å vise at du er forberedt på mulige utfordringer.
På denne måten blir identifisering av potensielle suksesshistorier og risikoområder to sider av samme mynt, begge avgjørende for en vellykket implementering. Det gir deg muligheten til å fremme og feire fremdrift, samtidig som du proaktivt håndterer potensielle utfordringer. Dette bidrar til å skape tillit og engasjement i hele bedriften.
Hvem kan være våre interne ambassadører?
Interne ambassadører er ikke bare en viktig ressurs når det kommer til implementeringen av et nytt system, de er også katalysatorer for kulturell endring i bedriften. Disse ambassadørene er ofte ansatte som er entusiastiske for endring og komfortable med å ta i bruk ny teknologi. Ikke bare kan de hjelpe med opplæring av andre ansatte i det nye systemet, men også inspirere dem gjennom deres engasjement og tillit til endringsprosessen.
Det er viktig å identifisere disse potensielle ambassadørene tidlig i prosessen og involvere dem aktivt. Dette kan innebære å gi dem tidlig og utvidet tilgang til det nye systemet, inkludere dem i planleggingen og oppfordre dem til å dele sin entusiasme med andre kolleger. De kan også være tilgjengelige for eventuelle spørsmål eller bekymringer som andre ansatte måtte ha, og deres støtte kan bidra til å overbevise de som er mer motvillige til å omfavne endringen.
Ambassadørene er også viktige kanaler for tilbakemeldinger. Deres erfaring med å bruke det nye systemet, og deres kjennskap til kollegaenes bekymringer, kan gi verdifull innsikt som kan brukes til å forbedre systemet og tilpasse opplæringen og støtten til de ansatte.
Interne ambassadører skaper en positiv drivkraft for engasjementet og gjør sannsynligheten for at implementeringen blir vellykket høyere. Deres entusiasme kan smitte over på andre, mens deres erfaring og innsikt blir en uvurderlig ressurs for å forme og forbedre den løpende implementeringen.
Implementering av Business Online
Hos Business Online forstår vi at implementeringsprosessen og endringsledelse kan legge et betydelig press på bedriften i en overgangsperiode. Det er derfor vårt primære fokus å bistå våre kunder ved å strukturere implementeringen på en effektiv måte og være tilgjengelige for veiledning og støtte når spørsmål eller utfordringer oppstår. For å sikre at overgangen til Business Online blir så smidig som mulig for både bedriften og dens ansatte, har vi over femten år utviklet og finpusset en implementeringsprosess som er tilpasset kundens unike behov.
Selv om den totale implementeringstiden for Business Online er tre måneder, kan bedriften dra nytte av systemet allerede fra første dag. For å skape forutsigbarhet og trygghet rundt prosessen tilbyr vi en fastpris på tjenesten. Dette fjerne eventuelle bekymringer for uforutsette kostnader som ofte kan oppstå under en implementeringsfase.
Vi skreddersyr implementeringsløpet i henhold til kundens spesifikke behov og prioriteringer. Dette gjør at vi sammen kan fokusere på å skape tidlige suksesshistorier, noe som bidrar til å bygge intern tillit og entusiasme rundt det nye systemet.
Vår tilnærming bygger på konseptet om å «lære opp læreren». Vi setter derfor opp én fast ukentlig opplæringstime med en utvalgt gruppe av interne ambassadører, vanligvis bestående av tre til fem personer. Dersom det er behov for flere opplæringsøkter i løpet av en uke, er dette også mulig uten ekstra kostnad i implementeringsperioden. Det er også mulig å dra inn andre nøkkelpersoner for ekstra opplæring i Business Online, men i utgangspunktet er det de interne ambassadørene som blir de viktigste støttespillerne for sine kolleger i implementeringsfasen. Dette sikrer en sømløs og effektiv implementering av Business Online, slik at dere får maksimal utnyttelse av systemet.
Konklusjon
Implementeringen av et nytt IT-system kan være en utfordrende og potensielt overveldende oppgave for bedriften. Men med riktig planlegging, klar forståelse av behov og en fokusert tilnærming, kan prosessen blir en positiv endring som bidrar til økt effektivitet og samarbeid.
Ved å identifisere de spesifikke områdene der behovet for forandring haster mest, kan vi får en tidlig suksesshistorie. Dette kan hjelpe til med å øke entusiasmen og støtten til endringsprosessen blant de ansatte, noe som er kritisk for å få en vellykket implementeringsprosess.
Interne ambassadører spiller en viktig rolle i denne prosessen. Ved å velge personer som er åpne for endringer og villige til å omfavne ny teknologi, kan disse ambassadørene hjelpe med å spre positivitet og forståelse for det nye systemet blant andre ansatte.
Med Business Online får dere en partner som forstår disse utfordringene og har laget en skreddersydd implementeringsprosess for å imøtekomme dem. Vår prosess er brukerfokusert, forutsigbar og tar hensyn til de unike behovene til hver enkelt kunde.