Selv om mange bedrifter verdsetter prosessdokumentasjon, går innsikt og mestring av prosessene langt utover de dokumenterte stegene i prosessen. Kunnskap, innsikt og økt forståelse om prosessene kommer av god opplæring, verktøystrukturer og ved å engasjere de som er direkte involvert i prosessen.
BPM handler ikke bare om å kartlegge og dokumentere prosessene. Verdien ligger i metodene den introduserer for å forbedre og effektivisere disse prosessene kontinuerlig. Mens dokumentasjon gir et øyeblikksbilde av prosessene på et gitt tidspunkt, er det BPM som tar tak i organisasjonens dynamikk. BPM anerkjenner at bedriften er en dynamisk enhet, hvor prosesser endres, markedsbetingelsene utvikler seg og kundenes behov er i stadig endring.
Hva er BPM?
BPM står for Business Process Management, og er, som definert av Gartner, en metodikk for å identifisere, modellere, analysere, måle, forbedre og optimalisere forretningsstrategier og -prosesser. Mens noen kan forveksle BPM med oppgave- eller prosjektstyring, har BPM et bredere fokus:
- Oppgavestyring konsentrerer seg om individuelle oppgaver
- Prosjektstyring fokuserer på et avgrenset omfang av arbeid
I motsetning til disse tilnærmingene ser BPM på hele prosessen fra start til slutt, og retter oppmerksomheten mot prosesser som er gjentakende. Dette fører til at bedrifter kan strømlinjeforme arbeidsflytene sine for økt effektivitet og kostnadsbesparelser.
BPM er ikke et nytt konsept; metodikker som Six Sigma og LEAN-prinsipper er basert på BPM-prinsipper.
Når BPM-systemer utvides med funksjonalitet som avansert analyse, innsikt i aktiviteter og beslutningsstyring, kan de koordinere mennesker, systemer og informasjon for å oppnå bedre resultater.
Implementere BPM i arbeidshverdagen
Implementeringen av BPM begynner med å nøye definere de ulike stegene i en arbeidsflyt. Dette gir bedriften innsikt i hvilke områder som har behov for forbedring og etablerer klare kriterier for å måle resultater. Ved å benytte seg av BPM, kan bedrifter effektivisere sine prosesser og øke bunnlinjen.
Vi kan dele fasene til BPM inn i fem steg:
- Prosessdesign: Start med å kartlegge de ulike milepælene innenfor prosessen. Definer deretter de individuelle oppgavene, ansvarsområdene og tilhørende måleparametre. Tydelige definisjoner gjør det enklere å identifisere forbedringspotensialer.
- Visuell fremstilling: Lag en visuell fremstilling av prosessen, som inneholder detaljer som tidslinjer, oppgavebeskrivelser og dataflyt.
- Gjennomføring: Test ut BPM-systemet med en begrenset gruppe medarbeidere. Samle tilbakemeldinger, gjør nødvendige tilpasninger, deretter kan BPM implementeres i hele bedriften.
- Innsikt: I denne fasen bør bedriften få innsikt i hvordan prosessen fungerer, måle effektivitetsforbedringer og identifisere eventuelle flaskehalser.
- Optimalisering: I det siste steget, skal bedriften gjøre noen siste justeringer i prosessen for å forbedre forretningsaktiviteten.
Et vellykket BPM prosjekt krever nøye planlegging og åpen kommunikasjon, men etter å ha forbedret et sett av aktiviteter, vil bedriften fort kunne se fordelene av det.
Fordelene med BPM
For bedrifter som sikter mot en ISO-9001 sertifisering eller allerede er sertifisert, spiller BPM en sentral rolle. ISO-9001 krever at prosessene er klart definert. Det er derfor viktig at de bedriftene som er sertifisert eller jobber i henhold til ISO-9001, tydeliggjør prosessene sine gjennom BPM. Ved å gjøre dette kan BPM gi en rekke fordeler som kan endre bedriftens arbeidsmetoder:
- Økt effektivitet: Ved å optimalisere prosesser og fjerne overflødige steg, kan bedriften jobbe raskere og mer kostnadseffektivt. Dette fører også til økt smidighet, hvor ressursene kan omfordeles etter behov.
- Forbedret opplevelse: Med BPM blir repetitivt arbeid redusert og informasjon gjort lettere tilgjengelig. Dette frigjør ansattes tid til verdiskapene oppgaver og styrker både kunde- og ansattopplevelsen av bedriften.
- Skalerbarhet: BPM bidrar til økt tydelighet i hvordan prosesser fungerer og fremmer automatisering av prosessene i bedriften. Dette legger grunnlaget for skalerbarhet, og i kombinasjon med tydeligere ansvarsfordeling og automatisering øker det bedriftens fokus på innovasjon.
- Økt gjennomsiktighet: Klart definerte prosesser øker bedriftens transparens. Alle ansatte har klarhet i sine roller, noe som fremmer et mer effektivt tverrfaglig samarbeid.
- Redusert behov for utvikling av IT-hjelp: BPM-verktøy er ofte intuitive, noe som reduserer avhengigheten av IT-støtte. Prosessansvarlige kan selv implementere og justere prosesser, noe som gjør at bedriften kan endre seg i et raskere tempo.
Eksempler på BPM i praksis
Et BPM-system gir bedriften økt struktur rundt prosessene sine. På denne måten blir det også lettere å luke ut flaskehalser i prosessene, slik at man får en mer effektiv arbeidsflyt. Her er noen eksempler på hvordan det kan bli anvendt i praksis:
- Forsyningskjede og logistikk: BPM spiller en viktig rolle i å strømlinjeforme og optimalisere komplekse forsyningskjeder. Gjennom kartlegging og automatisering av prosesser kan bedrifter sikre at vareflyten er sømløs fra leverandør til kunde. BPM hjelper med å minimere lagernivåene ved å sikre riktig lagerbeholdning basert på etterspørselsprognoser, samtidig som det reduserer overflødige transportkostnader ved å optimalisere ruter og leveransetider.
- Produksjon: I produksjonsmiljøet kan BPM være avgjørende for å oppnå effektivitet i driften. Ved å identifisere flaskehalser i produksjonslinjen, kan bedrifter bruke BP til å finjustere operasjoner, redusere avfall og sikre kvalitetsstandarder. Dette kan også inkludere automatisering av prosedyrer for kvalitetskontroll eller koordinering av maskiner og arbeidsstasjoner for å maksimere produksjonshastigheten.
- Salg og markedsføring: I dag er kjøpers reise ofte kompleks og sammensatt. BPM kan hjelpe salg- og markedsføringsteam med å kartlegge denne kundereisen fra første kontaktpunkt til det endelige kjøpet. Ved å forstå og automatisere ulike trinn i salgstrakten, som digitale annonsekampanjer, oppfølging av leads og konverteringsoptimalisering, kan bedriften sikre at potensielle kunder får en sømløs og tilpasset opplevelse.
- HR: I en bedrift med mange ansatte kan HR-prosesser fort bli komplekse. BPM kan hjelpe HR-avdelingen med å strømlinjeforme håndteringen av dokumenter og arbeidsflyter. Dette gir en strukturert metode for å prosessere HR-relaterte dokumenter, som for eksempel onboardingen av nyansatte, rutiner for avslutningen av ansattes arbeidsforhold, vurderingsrapporter, forespørsler om ferie og godkjenning av timelister. Med BPM kan HR sikre at alle trinn i den ansattes livssyklus håndteres effektivt og konsekvent.
BPM i Business Online
I Business Online er BPM mer enn bare et verktøy – det er systemets kjerne. Vår visjon er ikke bare å definere arbeidsprosesser, men å tilby et verktøy som aktivt hjelper bedrifter med å jobbe etter disse arbeidsprosessene i sin hverdag. For oss handler det ikke kun om prosesskartlegging, men om å gjøre prosessene intuitive, effektive og lett tilgjengelige for alle involverte. Dette gjøres i praksis ved at prosessansvarlig utformer kvalitetssjekklister.
Business Online prioriterer tydelig ansvarsfordeling og tydelighet i hvert steg av en prosess, slik at arbeidsflyten optimaliseres. Integrert med en rekke andre funksjonaliteter i systemet, gir BPM i Business Online bedrifter den fleksibiliteten og skalerbarheten de trenger for å vokse og tilpasse seg i et stadig skiftende marked.
Konklusjon
BPM er ikke bare et sett av verktøy – det er nøkkelen til enhver bedrift som ønsker kontinuerlig forbedring. Fordelene strekker seg langt utover å kun være kostnadsbesparende, det bidrar til å bygge en mer effektiv, engasjert og kundefokusert organisasjon.
I en verden hvor endring er den eneste konstanten, gir BPM bedriften den tilpasningsevnen man trenger for å navigere et dynamisk landskap, møte kundenes forventninger og bevare en sterk posisjon i markedet. Når man tar i bruk systemer som Business Online, der BPM står i sentrum, optimaliseres denne tilpasningsevnen ytterligere. Velger man å la BPM være i sentrum av sin virksomhet, gjør man mer enn å forberede seg på fremtiden – man skaper den.
