Å ta i bruk et nytt system kan komme med en del utfordringer for en bedrift, spesielt med tanke på opplæring, tidsforbruk og engasjement blant ansatte. For å maksimere avkastningen fra de investeringene vi gjør i nye datasystemer, kan interne ressurser, kjent som superbrukere, være en god løsning. Disse personene fungerer som nøkkelressurser i bedriften for å øke engasjementet rundt bruken av det nye systemet og lærer opp andre kolleger. Superbrukerne i bedriften sikrer at det nye systemet blir fullt integrer i de daglige arbeidsprosessene. Det er ofte denne personlige faktoren som utgjør den store forskjellen i en vellykket implementeringen av et nytt system.
Superbrukernes oppgave
Superbrukerne fremmer og støtter implementeringen av det nye systemet blant kollegene sine. Dette er ansatte som ofte er dyktige med teknologi og får derfor ekstra detaljert opplæring i det nye systemet som skal tas i bruk, slik at de kan lære dette videre til egne kollegaer. Fordelen til å ha superbrukere som lærere til andre kolleger, er at de kjenner bedriftens interne arbeidsprosesser og utfordringer. På bakgrunn av dette kan de lettere sette bruken av det nye systemet i kontekst av den enkelte arbeidsprosessen, samt vise hvordan man konkret kan bruke eller tilpasse systembruken til arbeidsoppgavene.
Superbrukerne er en ressurs for kollegene sine, som enkelt kan henvende seg til dem for eksperthjelp. I følge en undersøkelse utført av Gartner, foretrekker faktisk 27% av ansatte å spørre en medarbeider først før de går til IT, da er det gull verdt med ansatte som faktisk er eksperter på det nye IT-systemet. Superbrukerne blir dermed en mer lavterskel måte for ansatte å spørre om råd på, slik at flest mulig for raskt svar på de spørsmålene de lurer på.
Gruppen av superbrukere kan også formidle beste praksis, suksesser og utfordringer seg imellom og gi en tilbakemelding til IT eller systemleverandør om hva som fungerer og ikke fungerer på brukernivå.
Nøkkelkvaliteter for en superbruker
Når man skal velge ut en gruppe av superbrukere i bedriften, ser man ofte etter disse egenskapene hos personene som skal være en del av superbruker gruppen:
- Evne til å lære raskt og ikke redd for å trykke rundt i et nytt system
- Kunne videreformidle informasjon på en tydelig og enkel måte
- Løsningsorientert
- Tillit blant andre kolleger
- Nysgjerrig på nye systemer og teknologi
- Proaktiv tilnærming til endring
- Motivert for å skape en positiv endring
McKinsey sier at 70% av alle digitale transformasjoner mislykkes. Hvordan kan superbrukere bidra til en vellykket implementering?
Mange har sikkert vært borti implementeringsprosesser av nye datasystemer som har gått langt utover den tiden og det budsjettet som først ble satt. Studier viser at det å ha en gruppe med superbrukere internt faktisk gjør at man kan unngå de vanligste fallgruvene og utfordringer vi møter på under implementeringen av et nytt system. Superbrukerne gjør at bedriften alltid har læringsressurser tilgjengelig, i tillegg fungerer de som aktive endringsagenter som kan adressere intern motstand og utfordringer.
Er brukerne ikke klar over hvorfor vi skal skifte system internt? Da kan de snakke med superbrukerne. Blir ikke data migrert fra det gamle til det nye systemet? Da kan superbrukerne hjelpe til. Superbrukerne blir derfor ekstra verdifulle når nytt system eller en betydelig endring i det nåværende systemet skal implementeres.
Det er viktig å anerkjenne at det er menneskene i bedriften som er driverne for endring og som får ting til å skje, det er derfor det er så viktig å ha en gruppe med digitale influensere som fungerer som bindeleddet mellom ansatte og ledelsen.
Hvorfor du bør vurdere å bli en superbruker
Å være en superbruker gir ikke bare bedriften en stor fordel når det kommer til implementeringen av det nye systemet, det kan også gi den ansatte en rekke gevinster. Superbrukerne blir ofte oppfattet som ressurspersoner, noe som kan styrke deres faglige profil i bedriften. Denne rollen gi også en unik mulighet for kontinuerlig læring og utvikling, ettersom de kontinuerlig må holde seg oppdaterte på de nyeste funksjonene og beste praksis.
Superbrukerne utvikler også gode pedagogiske ferdigheter ved å støtte andre kolleger under opplæringsprosessen. Rollen som superbruker gir den enkelte muligheten til å vise sin evne til ledelse, initiativ og engasjement for bedriftens suksess. Ikke minst vil det å være en superbruker kunne gi en bedre forståelse av bedriftens strategi og retning.
Slik vi gjør det i Business Online
Når vi skal i gang med implementeringen av Business Online, ber vi alltid kunden invitere med tre til fem personer som skal være en del av superbruker gruppen internt. Disse personene blir gjennom implementeringsløpet på tre måneder opplært til å bli eksperter i Business Online, slik at de enkelt kan lære kunnskapen videre til andre kolleger.
Gjennom hele implementeringsløpet har vi ukentlige møter hvor vi tar for oss ulike deler av Business Online. Vi vet at den beste måten å lære seg et nytt system på er å trykke selv og spørsmålene dukker ofte opp når du selv jobber i systemet. Vi deler derfor ut små oppgaver til superbrukerne etter hvert implementeringsmøte slik at de selv får testet de funksjonalitetene i Business Online.
Du kan lese mer om vår implementeringstjeneste her.
I tillegg har vi månedlige oppfølginger med bedriften i et helt år etter at implementeringsløpet er fullført. Her får bedriften innsikt i brukerdata, ny funksjonalitet og fremtidige endringer som kommer i Business Online. Dette gjør at du som kunde får bedre oversikt over hvilke avdelinger eller hvilken funksjonalitet som trenger ekstra opplæring fra superbrukerne, slik at dere får maksimal utnyttelse av Business Online.
Konklusjon
Nye systemer, endringer og ny funksjonalitet er en del av hverdagen med kontinuerlig forbedring, derfor er rollen som superbruker mer verdifull enn noen gang. Disse nøkkelpersonene fungerer som interne brobyggere mellom menneskene i bedriften og teknologien, de sørger for en sømløs implementering av nye systemer og bidrar til å maksimere avkastningen av digitale investeringer. Samtidig som bedriften kan nye godt av en raskere tilpasningsevne med færre hindringer, kan superbrukerne høste personlige og profesjonelle fordeler som styrker deres posisjon og utvikling i bedriften. Superbrukere er et viktig ledd i å skape en mer sammenkoblet, kunnskapsrik og fremtidsrettet arbeidsplass.