HRM står for Human Resource Management, eller personalledelse på norsk. Et HRM-system gjør at du kan samle viktige opplysninger og dokumenter om alle ansatte i et system. På denne måten kan du enklere løse praktiske oppgaver som rekruttering og onboarding av nyansatte. 

Formålet med et HRM-system er å skape bedre informasjonsflyt og automatisere rutinemessige oppgaver. Dette kan være alt fra ansettelsesavtaler til påminnelse om medarbeidersamtaler. Ved å enkelt kunne samle informasjon om ansatte på én plass, kan du spare mye tid på å slippe å lete etter de viktige dokumentene. Et HRM-system passer også på at både din personlige informasjon og bedriftsinformasjon lagres i samsvar med GDPR-reglementet.

Det finnes mange gode grunner til å bruke et HRM-system, her er noen av de: 

• Mer effektiv administrasjon – Det kan være tidkrevende å holde informasjon om ansatte oppdatert, håndtere medarbeidersamtaler og holde en oversikt over ansattes kurs og sertifikater. Prosesser og data kan være spredt over flere ulike systemer, noe som fort skaper merarbeid. Med et HRM-system kan du automatisere steg som i dag er manuelle og repeterende, noe som vil spare dere for verdifull tid. 
• Personalinformasjon samlet på én plass – Det er mye data knyttet til enhver ansatt i bedriften, i tillegg må man passe på at informasjonen er oppdatert til enhver tid. Dette kan være krevende å følge opp selv i et selskap med få ansatte. HRM-system gjør denne jobben enklere ved å gi dere en digital personalmappe, slik at dere enkelt kan samle og vedlikeholde informasjon på én og samme plass. 
• Bedre datasikkerhet – Å lagre sensitiv informasjon lokalt i Excel-dokumenter, i permer eller i innboksen din utgjør en stor sikkerhetsrisiko for at informasjonen kommer på avveie. Et HRM-system gjør at du og dine ansatte kan være trygge på at informasjon ikke kommer på avveie og at GDPR-reglement etterleves. 

Et godt HR-system vil være brukervennlig slik at informasjon er lett tilgjengelig. Systemet bør gjøre det enkelt å gjøre aktiviteter knyttet til sykefraværsoppfølging, onboarding av nyansatte og medarbeidersamtaler. I tillegg kan det være lurt å se etter et system som gjør digitale håndbøker, som for eksempel Personalhåndboken lett tilgjengelig for ansatte. Digitale håndbøker gjør at ansatte enkelt får tilgang til viktig informasjon rundt rutiner og lovverk i bedriften. 

Et HRM-system viser alt fra behandling av personalmappen til mer strategiske områder som leder- og medarbeiderutvikling. Det vil derfor fungere som en god støtte for videre utvikling av både bedriften og dens ansatte og ledere. Samtidig vil det også være en ekstra trygghet for både ansatte og ledere ved at nødvendige prosesser blir gjennomført i henhold til bedriftens behov og ønsker, i tillegg til lover, regler og avtaler. På denne måten får dere mer tid til verdiskapende oppgaver i arbeidshverdagen.