Systemintegrasjoner: Slik får dere systemene til å snakke sammen

De fleste bedrifter vi snakker med bruker mellom fem og ti systemer i hverdagen. CRM ett sted, regnskap et annet, prosjekter et tredje, timer et fjerde. Informasjon kopieres manuelt mellom dem. Det tar tid, og det fører til feil.

«Egentlig har jeg et drømmescenario om at helt fra salg, gjennom prosjekt og videre til logistikk og ut, så er det ett sted som henger sammen,» fortalte en kunde. «For vi har noe i det ene systemet, og noe i
det andre. Det blir litt her og der.»

Systemintegrasjoner fjerner det manuelle limet mellom systemene.

Hva er en systemintegrasjon?

En systemintegrasjon kobler to systemer slik at data flyter automatisk mellom dem. Når en prosjektleder oppretter et prosjekt i Business Online, opprettes det automatisk i regnskapssystemet. Når en kunde
oppdateres i CRM, oppdateres den i regnskapet. Ingen kopiering, ingen dobbeltarbeid.

Det kan gå én vei eller begge veier. Hva som passer avhenger av hva dere trenger.

Microsoft 365 er allerede på plass

Business Online er bygget på Microsoft 365. Det betyr at Teams, Outlook og SharePoint ikke er en integrasjon. Det er fundamentet.

E-post fra Outlook kobles direkte til kundekort og prosjekter. Dokumenter lagres i SharePoint med versjonering. Oppgaver kan fordeles i Planner rett fra prosjektet. Dere jobber i verktøyene dere allerede
kjenner.

De fleste systemintegrasjoner andre plattformer må bygge mot M365, har Business Online innebygd fra start.

Regnskapssystemet koblet til prosjektene

Den vanligste integrasjonen kundene våre trenger er mellom Business Online og regnskapssystemet. Vi har toveis-integrasjoner mot tre norske regnskapssystemer:

Tripletex synkroniserer kunder, leverandører, kontakter, prosjekter og ordrelinjer begge veier. Endringer fanges opp i sanntid.

Visma.net Finance synkroniserer kunder, kontakter, prosjekter og tilbud. Kan utvides med lagerstyring og salgsordre.

Visma NXT Finance er koblet opp med kunder, leverandører og kontakter.

PowerOffice GO er på vei.

I praksis betyr det at prosjektleder oppretter et prosjekt i Business Online, og det dukker opp i regnskapssystemet uten at noen gjør noe. Fakturagrunnlaget følger med.

Når dere trenger noe skreddersydd

Ikke alle systemintegrasjoner er like. Noen kunder har egne systemer de trenger å koble til, enten det er timeføring, innkjøp eller dokumenthåndtering. Da bruker vi REST API, en standard teknologi for
datautveksling.

For de som ikke har utviklere tilgjengelig, finnes Zapier. Det lar dere koble Business Online til hundrevis av andre tjenester uten å skrive kode.

Les mer om en bedrift som har fått alt til å henge sammen

Lie Blikk tok tre ISO-sertifiseringer samtidig som de innførte Business Online. Kvalitetskontrollplanene ble det som bandt systemet sammen.

Færre systemer, mindre lim

Det beste integrasjonsarbeidet er det dere slipper å gjøre.

Fordi Business Online samler CRM, prosjekt, kvalitet og HR i én plattform, trenger dere ikke integrere disse mot hverandre. De deler data fra start.

«Den negative overraskelsen var antall programmer man sitter og jobber i,» sa en potensiell kunde etter å ha kartlagt systemlandskapet sitt før møtet med Business Online. Med færre systemer trenger dere færre systemintegrasjoner.

Systemene skal jobbe for dere, ikke omvendt

Hver gang noen kopierer et kundenummer fra ett system til et annet, er det tid som kunne gått til noe bedre. Systemintegrasjoner handler ikke om teknologi for teknologiens skyld. Det handler om at
informasjonen finnes der den trengs, når den trengs, uten at noen må flytte den dit manuelt. Det er forskjellen på et system som hjelper og et system som skaper mer arbeid.