Hva koster ISO-sertifisering, egentlig?
Spør du et sertifiseringsorgan, får du «be om tilbud». Spør du en konsulent, får du «det kommer an på». Begge har rett, og ingen av svarene hjelper deg som skal budsjettere. Her får du tallene. Hva førstegangssertifisering faktisk koster for en liten bedrift, hva det koster å beholde sertifikatet per år, samt hva som avgjør om dere ender i nedre eller øvre del av intervallet.
Det begynner sjelden med et ønske om kvalitetsledelse. Det begynner med et anbud. En stor kunde krever ISO 9001 for å kvalifisere, styret spør hva det vil koste, og noen skal svare innen fredag.
Denne artikkelen er det svaret.
Hva koster ISO-sertifisering?
En liten bedrift (under 20 ansatte, enkel drift, én lokasjon) må regne med 80 000 til 200 000 kroner i direkte kostnader for å bli ISO 9001-sertifisert første gang. Deretter koster det 15 000 til 30 000 kroner per år i oppfølgingsrevisjoner å beholde sertifikatet, pluss en større resertifiseringsrevisjon hvert tredje år. I tillegg kommer intern arbeidstid, som for de fleste er den største posten av alle.
Intervallet spriker med over 100 000 kroner fordi prisen handler mindre om sertifikatet enn om utgangspunktet deres. Det kommer vi tilbake til. Først skal vi se hvor pengene går.
De fire kostnadspostene
En ISO-sertifisering har fire kostnadsposter. De oppfører seg så ulikt at de bør budsjetteres hver for seg.
| Kostnadspost | Typisk nivå (år 1) | Hva det er |
|---|---|---|
| Sertifiseringsrevisjon | 30 000 til 60 000 kr | Betales til det akkrediterte sertifiseringsorganet for trinn 1 (forberedende gjennomgang av dokumentasjon og modenhet) og trinn 2 (hovedrevisjonen, gjennomført hos dere). Det er dette som gir dere sertifikatet. |
| Konsulentbistand | 50 000 til 150 000 kr | Hjelp til å bygge styringssystemet med rutiner, prosedyrer og internrevisjon. Valgfritt, og den posten som varierer mest. |
| Intern arbeidstid | 100 til 300 timer | Egne folk som skriver rutiner, beskriver ansvar, deltar i intervjuer og rydder i dokumentasjonen. Står aldri på noen faktura. |
| Systemverktøy | 0 til 60 000 kr per år | Kvalitetssystemet der rutiner, dokumenter og avvik skal bo. Standarden krever ikke programvare, og noen klarer seg med Office-filer. De fleste ender likevel med et verktøy, og det er en løpende kostnad som sjelden står i sertifiseringstilbudene. |
Tabellen ovenfor viser normalnivåer for bedrifter under 20 ansatte med enkel drift. Antall ansatte, lokasjoner og kompleksitet flytter tallene oppover.
Selve sertifiseringsrevisjonen er den eneste posten dere ikke kommer utenom, og som regel den minste. Konsulenten kan koste det dobbelte eller tredobbelte. Og regner du 100 til 300 interne timer om til lønnskostnad, er internt arbeid fort den dyreste posten i hele prosjektet.
Konsulenten sender faktura. Det gjør aldri de interne timene.
Hva koster det å beholde sertifiseringen per år?
Sertifikatet er gyldig i tre år, men dere blir kontrollert hvert år. Slik ser syklusen ut.
| År | Revisjon | Typisk kostnad |
|---|---|---|
| År 1 | Førstegangssertifisering (trinn 1 + 2) | 30 000 til 60 000 kr |
| År 2 | Oppfølgingsrevisjon | 15 000 til 30 000 kr |
| År 3 | Oppfølgingsrevisjon | 15 000 til 30 000 kr |
| Deretter | Resertifisering hvert tredje år | 20 000 til 40 000 kr, normalt rundt to tredeler av førstegangsrevisjonen |
Over en treårsperiode betyr det 60 000 til 120 000 kroner i direkte revisjonskostnader. Oppå det kommer systemverktøyet og det løpende vedlikeholdet, altså internrevisjoner, ledelsens gjennomgang, oppdatering av rutiner og lukking av avvik. Bedrifter som kjøper ekstern hjelp til vedlikeholdet, lander typisk på 30 000 til 80 000 kroner per år totalt.
Revisjonene kan dessuten avdekke avvik. Mindre avvik lukkes med en tiltaksplan innen en frist og koster normalt ikke noe ekstra hos organet. Større avvik kan kreve en ekstra revisjon før sertifikatet utstedes eller fornyes, og da betaler dere for de ekstra revisjonsdagene. Budsjettér med slingringsmonn i år én.
Sertifiseringen er derfor ingen engangsinvestering med litt vedlikehold. Den er et abonnement på å ha orden, med årlig kontroll av at dere faktisk har det.
Hva koster ISO-sertifisering for en bedrift med 10 ansatte?
Ta en bedrift med ti ansatte og én lokasjon som leverer tjenester til større industrikunder. Tallene under er et regneeksempel bygget på intervallene over, ikke en faktisk kunde. Det som avgjør regnestykket, er hvor bedriften starter.
Rutinene finnes og følges
Rutinene sitter i hodene på folk
Samme bedrift, samme standard, samme revisor, og fort 80 000 til 100 000 kroner i forskjell. Differansen ligger i tilstanden på styringssystemet den dagen dere begynner.
Det er ikke sertifikatet som er dyrt. Det er avstanden mellom slik dere jobber og slik det er dokumentert.
"Kan revisjonen virkelig koste så lite?" Slik settes prisen
Mange som får tilbud fra et sertifiseringsorgan, stusser over at prisen er så lav. Forklaringen er at organets faktura bare er én av de fire postene over. Når totalkostnaden for en sertifisering omtales som 150 000 kroner og organet ber om 40 000, er ikke organet billig. Det er konsulenten, systemet og de interne timene som utgjør resten.
Prisen fra sertifiseringsorganet er heller ikke fritt forhandlingsrom. Akkrediterte organer priser etter antall revisjonsdager, og antall dager tar utgangspunkt i internasjonale akkrediteringsregler basert på bedriftens størrelse og kompleksitet, med begrenset rom for justering. Et organ kan derfor ikke dumpe prisen langt under konkurrentene uten å bryte reglene de er akkreditert etter. Det som faktisk flytter prisen, er fem forhold.
- Antall ansatte styrer antall revisjonsdager direkte
- Antall lokasjoner gir flere steder som skal revideres
- Kompleksitet i leveransene avgjør hvor mye som må gjennomgås
- Antall standarder som skal dekkes i samme revisjon
- Valg av organ. Reglene setter gulvet, men dagspris og reisekostnader varierer reelt mellom organene
Størrelsen slår hardest. Revisjonsdagene følger antall ansatte, og en bedrift på 50 ansatte må regne med rundt to og en halv ganger så mange revisjonsdager som en på 10. En på 100 ligger på det tredobbelte eller mer. Intervallene i denne artikkelen gjelder de minste bedriftene, så skaler deretter.
Be derfor om tilbud fra minst to akkrediterte sertifiseringsorganer. Prisforskjellene er reelle, men sjekk at tilbudene dekker samme antall revisjonsdager. Ellers sammenligner dere epler og timepriser.
Og sjekk at organet faktisk er akkreditert, i Norge normalt av Norsk akkreditering. Det finnes aktører som selger billigere sertifikater uten akkreditering, og de ser like fine ut på veggen. Men i anbudet som var grunnen til at dere startet, blir de ofte avvist. Da er det billigste sertifikatet det dyreste dere har kjøpt.
Slik havner dere i nedre del av intervallet
1. Rydd før dere ringer konsulenten
Konsulentens timepris er den samme enten timene brukes på å strukturere et system eller på å lete etter dokumenter i tre permer og en SharePoint-mappe. Jo mer som er samlet og beskrevet før oppstart, jo færre timer kjøper dere. Sjekklisten vår for ISO-sertifisering viser hva som må på plass.
2. Dokumentér driften, ikke revisjonen
Den dyreste feilen i ISO-prosjekter er å bygge et dokumentsystem for revisor som ingen bruker etterpå. Da betaler dere for systemet to ganger, først for å bygge det og deretter hvert år for å vedlikeholde noe som ikke henger sammen med hvordan folk faktisk jobber. Skriv rutinene slik dere jobber, ikke slik standarden er formulert.
3. Hent tilbud fra minst to organer
Samme revisjonsomfang kan prises ulikt. Be om tilbud som spesifiserer antall revisjonsdager, dagspris og reisekostnader, så blir tilbudene sammenlignbare.
4. Regn de interne timene inn i budsjettet
100 til 300 timer tas fra folk som har en jobb fra før. Bedrifter som planlegger dette, setter av tid hos en dedikert ansvarlig og kommer i mål. Bedrifter som ikke gjør det, oppdager at prosjektet stopper hver gang driften krever sitt, og da løper konsulenttimene mens ingenting skjer.
Blir det billigere å ta 9001, 14001 og 45001 samtidig?
Ja, målt per standard. ISO 9001, 14001 og 45001 er bygget over samme struktur, så et integrert styringssystem kan dekke alle tre med felles dokumentstyring, felles avvikshåndtering og felles ledelsesgjennomgang. Sertifiseringsorganet kan revidere standardene samlet, med færre revisjonsdager totalt enn tre separate løp.
Men billigere per standard er ikke det samme som billig. Totalkostnaden blir høyere enn for én standard alene, og det interne arbeidet vokser med hvert kravsett. Mange velger derfor å ta 9001 først og bygge 14001 og 45001 på et system som allerede fungerer, i stedet for å innføre alt på en gang. Hvilke krav de tre standardene faktisk stiller, og hvor de overlapper, har vi gjennomgått klausul for klausul.
Vil du se hvordan dette ser ut i praksis?
Lie Blikk tok tre ISO-sertifiseringer samtidig som de innførte Business Online. Kvalitetskontrollplanene ble det som bandt systemet sammen.
Den største kostnaden kan dere gjøre noe med
Revisjonsprisen er regulert og konsulentprisen er markedsstyrt. Posten dere faktisk kontrollerer, er de interne timene, både i sertifiseringsåret og i alle årene etterpå.
Timene går to steder. Først til å bygge struktur, altså dokumentstyring, avviksflyt og oversikt over kompetanse og leverandører. Deretter til å lete, hver gang revisor eller en kunde ber om bevis. Et system der strukturen finnes fra før, kutter den første posten. Et system der kravet og beviset henger sammen, kutter den andre, fordi revisor kan gå fra avvikskravet eller leverandørkravet
rett til loggen som viser at rutinen følges.
KHMS-modulen i Business Online er bygget rundt akkurat disse kravene. Hvordan den dekker ISO 9001, 14001 og 45001 har vi dokumentert åpent, klausul for klausul, så det kan dere ettergå selv før dere snakker med oss.
Revisor bryr seg ikke om hvor fint systemet er, bare om det brukes. For bedrifter som allerede jobber i Microsoft 365 er det argumentet for å legge rutinene der folk faktisk jobber, ikke i et system ved siden av.
Ofte stilte spørsmål
Regn med 15 000 til 30 000 kroner per år i oppfølgingsrevisjon for en liten bedrift, pluss en resertifiseringsrevisjon på 20 000 til 40 000 kroner hvert tredje år. Med systemverktøy og eventuell ekstern bistand til vedlikeholdet lander mange små og mellomstore bedrifter på 30 000 til 80 000 kroner per år totalt, i tillegg til intern tid.
Typisk 80 000 til 200 000 kroner i direkte kostnader første år med konsulentbistand. Av dette går 30 000 til 45 000 kroner til sertifiseringsorganet og resten til konsulent, avhengig av hvor mye av styringssystemet som finnes fra før. Uten konsulent kan de direkte kostnadene komme ned mot 30 000 til 45 000 kroner, mot flere interne timer. Regn uansett med 100 til 300 timer internt arbeid.
Hvert år. Sertifikatet gjelder i tre år, med oppfølgingsrevisjoner i år to og tre og en full resertifisering hvert tredje år. Oppfølgingsrevisjonene er mindre i omfang enn førstegangs- og resertifiseringsrevisjonene.
Per standard, ja. ISO 9001, 14001 og 45001 deler samme struktur, og et integrert styringssystem kan revideres samlet med færre revisjonsdager enn tre separate løp. Totalkostnaden blir likevel høyere enn for én standard alene, og internarbeidet øker med hvert kravsett.
Ja. Konsulentbistand er valgfritt, og bedrifter med god orden og en dedikert internt ansvarlig gjennomfører uten. Regnestykket er timer mot kroner. Det dere sparer i honorar, betaler dere i egen tid, og en erfaren rådgiver bruker som regel færre timer på de samme oppgavene. Uten konsulent bør dere uansett sette av godt over 200 interne timer første år.
Avvik er normalt og betyr ikke at sertifiseringen ryker. Mindre avvik lukkes med en dokumentert tiltaksplan innen en frist, uten ekstra kostnad hos organet. Større avvik kan kreve en ekstra revisjon før sertifikatet utstedes eller fornyes, og da betaler dere for de ekstra revisjonsdagene.
Antall revisjonsdager, som styres av internasjonale akkrediteringsregler basert på antall ansatte, lokasjoner og kompleksitet. Organene kan derfor ikke prise langt under hverandre for samme omfang, men dagspris og reisekostnader varierer. Be alltid om tilbud fra minst to akkrediterte organer.
Se det revisor ser. Krav, dokumenter og avvik i ett system
Den største sertifiseringskostnaden er timene dere bruker på å lete. Se hvordan bedrifter som Lie Blikk og Soiltech har samlet kvalitetsarbeidet der jobben gjøres.