Hva koster ISO-sertifisering, egentlig?
Spør du et sertifiseringsorgan, får du «be om tilbud». Spør du en konsulent, får du «det kommer an på». Begge har rett, og ingen av svarene hjelper deg som skal budsjettere. Her får du tallene. Hva førstegangssertifisering faktisk koster for en liten bedrift, hva det koster å beholde sertifikatet per år, samt hva som avgjør om dere ender i nedre eller øvre del av intervallet.
Det begynner sjelden med et ønske om kvalitetsledelse. Det begynner med et anbud. En stor kunde krever ISO 9001 for å kvalifisere, styret spør hva det vil koste, og noen skal svare innen fredag.
Denne artikkelen er det svaret.
How much does ISO certification cost?
En liten bedrift (under 20 ansatte, enkel drift, én lokasjon) må regne med 80 000 til 200 000 kroner i direkte kostnader for å bli ISO 9001-sertifisert første gang. Deretter koster det 15 000 til 30 000 kroner per år i oppfølgingsrevisjoner å beholde sertifikatet, pluss en større resertifiseringsrevisjon hvert tredje år. I tillegg kommer intern arbeidstid, som for de fleste er den største posten av alle.
Intervallet spriker med over 100 000 kroner fordi prisen handler mindre om sertifikatet enn om utgangspunktet deres. Det kommer vi tilbake til. Først skal vi se hvor pengene går.
De fire kostnadspostene
En ISO-sertifisering har fire kostnadsposter. De oppfører seg så ulikt at de bør budsjetteres hver for seg.
| Kostnadspost | Typisk nivå (år 1) | Hva det er |
|---|---|---|
| Sertifiseringsrevisjon | 30 000 til 60 000 kr | Betales til det akkrediterte sertifiseringsorganet for trinn 1 (forberedende gjennomgang av dokumentasjon og modenhet) og trinn 2 (hovedrevisjonen, gjennomført hos dere). Det er dette som gir dere sertifikatet. |
| Konsulentbistand | 50 000 til 150 000 kr | Hjelp til å bygge styringssystemet med rutiner, prosedyrer og internrevisjon. Valgfritt, og den posten som varierer mest. |
| Intern arbeidstid | 100 til 300 timer | Egne folk som skriver rutiner, beskriver ansvar, deltar i intervjuer og rydder i dokumentasjonen. Står aldri på noen faktura. |
| Systemverktøy | 0 til 60 000 kr per år | Kvalitetssystemet der rutiner, dokumenter og avvik skal bo. Standarden krever ikke programvare, og noen klarer seg med Office-filer. De fleste ender likevel med et verktøy, og det er en løpende kostnad som sjelden står i sertifiseringstilbudene. |
Tabellen ovenfor viser normalnivåer for bedrifter under 20 ansatte med enkel drift. Antall ansatte, lokasjoner og kompleksitet flytter tallene oppover.
Selve sertifiseringsrevisjonen er den eneste posten dere ikke kommer utenom, og som regel den minste. Konsulenten kan koste det dobbelte eller tredobbelte. Og regner du 100 til 300 interne timer om til lønnskostnad, er internt arbeid fort den dyreste posten i hele prosjektet.
Konsulenten sender faktura. Det gjør aldri de interne timene.
Hva koster det å beholde sertifiseringen per år?
Sertifikatet er gyldig i tre år, men dere blir kontrollert hvert år. Slik ser syklusen ut.
| År | Revisjon | Typisk kostnad |
|---|---|---|
| År 1 | Førstegangssertifisering (trinn 1 + 2) | 30 000 til 60 000 kr |
| År 2 | Oppfølgingsrevisjon | 15 000 til 30 000 kr |
| År 3 | Oppfølgingsrevisjon | 15 000 til 30 000 kr |
| Deretter | Resertifisering hvert tredje år | 20 000 til 40 000 kr, normalt rundt to tredeler av førstegangsrevisjonen |
Over en treårsperiode betyr det 60 000 til 120 000 kroner i direkte revisjonskostnader. Oppå det kommer systemverktøyet og det løpende vedlikeholdet, altså internrevisjoner, ledelsens gjennomgang, oppdatering av rutiner og lukking av avvik. Bedrifter som kjøper ekstern hjelp til vedlikeholdet, lander typisk på 30 000 til 80 000 kroner per år totalt.
Revisjonene kan dessuten avdekke avvik. Mindre avvik lukkes med en tiltaksplan innen en frist og koster normalt ikke noe ekstra hos organet. Større avvik kan kreve en ekstra revisjon før sertifikatet utstedes eller fornyes, og da betaler dere for de ekstra revisjonsdagene. Budsjettér med slingringsmonn i år én.
Sertifiseringen er derfor ingen engangsinvestering med litt vedlikehold. Den er et abonnement på å ha orden, med årlig kontroll av at dere faktisk har det.
Hva koster ISO-sertifisering for en bedrift med 10 ansatte?
Ta en bedrift med ti ansatte og én lokasjon som leverer tjenester til større industrikunder. Tallene under er et regneeksempel bygget på intervallene over, ikke en faktisk kunde. Det som avgjør regnestykket, er hvor bedriften starter.
Rutinene finnes og følges
Rutinene sitter i hodene på folk
Samme bedrift, samme standard, samme revisor, og fort 80 000 til 100 000 kroner i forskjell. Differansen ligger i tilstanden på styringssystemet den dagen dere begynner.
Det er ikke sertifikatet som er dyrt. Det er avstanden mellom slik dere jobber og slik det er dokumentert.
"Kan revisjonen virkelig koste så lite?" Slik settes prisen
Mange som får tilbud fra et sertifiseringsorgan, stusser over at prisen er så lav. Forklaringen er at organets faktura bare er én av de fire postene over. Når totalkostnaden for en sertifisering omtales som 150 000 kroner og organet ber om 40 000, er ikke organet billig. Det er konsulenten, systemet og de interne timene som utgjør resten.
Prisen fra sertifiseringsorganet er heller ikke fritt forhandlingsrom. Akkrediterte organer priser etter antall revisjonsdager, og antall dager tar utgangspunkt i internasjonale akkrediteringsregler basert på bedriftens størrelse og kompleksitet, med begrenset rom for justering. Et organ kan derfor ikke dumpe prisen langt under konkurrentene uten å bryte reglene de er akkreditert etter. Det som faktisk flytter prisen, er fem forhold.
- Antall ansatte styrer antall revisjonsdager direkte
- Antall lokasjoner gir flere steder som skal revideres
- Kompleksitet i leveransene avgjør hvor mye som må gjennomgås
- Antall standarder som skal dekkes i samme revisjon
- Valg av organ. Reglene setter gulvet, men dagspris og reisekostnader varierer reelt mellom organene
Størrelsen slår hardest. Revisjonsdagene følger antall ansatte, og en bedrift på 50 ansatte må regne med rundt to og en halv ganger så mange revisjonsdager som en på 10. En på 100 ligger på det tredobbelte eller mer. Intervallene i denne artikkelen gjelder de minste bedriftene, så skaler deretter.
Be derfor om tilbud fra minst to akkrediterte sertifiseringsorganer. Prisforskjellene er reelle, men sjekk at tilbudene dekker samme antall revisjonsdager. Ellers sammenligner dere epler og timepriser.
Og sjekk at organet faktisk er akkreditert, i Norge normalt av Norsk akkreditering. Det finnes aktører som selger billigere sertifikater uten akkreditering, og de ser like fine ut på veggen. Men i anbudet som var grunnen til at dere startet, blir de ofte avvist. Da er det billigste sertifikatet det dyreste dere har kjøpt.
Slik havner dere i nedre del av intervallet
1. Rydd før dere ringer konsulenten
Konsulentens timepris er den samme enten timene brukes på å strukturere et system eller på å lete etter dokumenter i tre permer og en SharePoint-mappe. Jo mer som er samlet og beskrevet før oppstart, jo færre timer kjøper dere. Sjekklisten vår for ISO-sertifisering viser hva som må på plass.
2. Dokumentér driften, ikke revisjonen
Den dyreste feilen i ISO-prosjekter er å bygge et dokumentsystem for revisor som ingen bruker etterpå. Da betaler dere for systemet to ganger, først for å bygge det og deretter hvert år for å vedlikeholde noe som ikke henger sammen med hvordan folk faktisk jobber. Skriv rutinene slik dere jobber, ikke slik standarden er formulert.
3. Hent tilbud fra minst to organer
Samme revisjonsomfang kan prises ulikt. Be om tilbud som spesifiserer antall revisjonsdager, dagspris og reisekostnader, så blir tilbudene sammenlignbare.
4. Regn de interne timene inn i budsjettet
100 til 300 timer tas fra folk som har en jobb fra før. Bedrifter som planlegger dette, setter av tid hos en dedikert ansvarlig og kommer i mål. Bedrifter som ikke gjør det, oppdager at prosjektet stopper hver gang driften krever sitt, og da løper konsulenttimene mens ingenting skjer.
Blir det billigere å ta 9001, 14001 og 45001 samtidig?
Ja, målt per standard. ISO 9001, 14001 og 45001 er bygget over samme struktur, så et integrert styringssystem kan dekke alle tre med felles dokumentstyring, felles avvikshåndtering og felles ledelsesgjennomgang. Sertifiseringsorganet kan revidere standardene samlet, med færre revisjonsdager totalt enn tre separate løp.
Men billigere per standard er ikke det samme som billig. Totalkostnaden blir høyere enn for én standard alene, og det interne arbeidet vokser med hvert kravsett. Mange velger derfor å ta 9001 først og bygge 14001 og 45001 på et system som allerede fungerer, i stedet for å innføre alt på en gang. Hvilke krav de tre standardene faktisk stiller, og hvor de overlapper, har vi gjennomgått klausul for klausul.
Want to see what this looks like in practice?
Lie Blikk received three ISO certifications at the same time as they introduced Business Online. The quality control plans were what tied the system together.
Den største kostnaden kan dere gjøre noe med
Revisjonsprisen er regulert og konsulentprisen er markedsstyrt. Posten dere faktisk kontrollerer, er de interne timene, både i sertifiseringsåret og i alle årene etterpå.
Timene går to steder. Først til å bygge struktur, altså dokumentstyring, avviksflyt og oversikt over kompetanse og leverandører. Deretter til å lete, hver gang revisor eller en kunde ber om bevis. Et system der strukturen finnes fra før, kutter den første posten. Et system der kravet og beviset henger sammen, kutter den andre, fordi revisor kan gå fra avvikskravet eller leverandørkravet
rett til loggen som viser at rutinen følges.
KHMS-modulen i Business Online er bygget rundt akkurat disse kravene. Hvordan den dekker ISO 9001, 14001 og 45001 har vi dokumentert åpent, klausul for klausul, så det kan dere ettergå selv før dere snakker med oss.
Revisor bryr seg ikke om hvor fint systemet er, bare om det brukes. For bedrifter som allerede jobber i Microsoft 365 er det argumentet for å legge rutinene der folk faktisk jobber, ikke i et system ved siden av.
FAQ
Budget 15,000 to 30,000 Norwegian kroner per year for a surveillance audit for a small business, plus a recertification audit of 20,000 to 40,000 Norwegian kroner every three years. With system tools and potential external assistance for maintenance, many small and medium-sized enterprises end up at 30,000 to 80,000 Norwegian kroner per year in total, in addition to internal time.
Typically 80,000 to 200,000 kroner in direct costs the first year for consultancy assistance. Of this, 30,000 to 45,000 kroner goes to the certification body and the rest to the consultant, depending on how much of the management system already exists. Without a consultant, the direct costs can come down to around 30,000 to 45,000 kroner, in exchange for more internal hours. In any case, expect 100 to 300 hours of internal work.
Every year. The certificate is valid for three years, with surveillance audits in years two and three and a full recertification every third year. The surveillance audits are smaller in scope than the initial and recertification audits.
Per standard, yes. ISO 9001, 14001 and 45001 share the same structure, and an integrated management system can be audited together with fewer audit days than three separate runs. The total cost will still be higher than for a single standard alone, and the internal work increases with each set of requirements.
Yes. Consultancy assistance is optional, and companies in good order with a dedicated internal person responsible carry it out without. The calculation is hours versus money. What you save in fees, you pay in your own time, and an experienced adviser usually uses fewer hours on the same tasks. Without a consultant, you should in any case set aside well over 200 internal hours the first year.
Non-conformities are normal and do not mean you will lose your certification. Minor non-conformities are closed with a documented action plan by a set deadline, at no extra cost to the certification body. Major non-conformities may require an additional audit before the certificate is issued or renewed, in which case you pay for the extra audit days.
Number of audit days, which are governed by international accreditation rules based on the number of employees, locations and complexity. Certification bodies therefore cannot price themselves much lower than each other for the same scope, but the daily rate and travel costs vary. Always request quotes from at least two accredited bodies.
Se det revisor ser. Krav, dokumenter og avvik i ett system
Den største sertifiseringskostnaden er timene dere bruker på å lete. Se hvordan bedrifter som Lie Blikk og Soiltech har samlet kvalitetsarbeidet der jobben gjøres.