Effektive arbeidsprosesser: Slik holder dere kvaliteten fra prosjekt til prosjekt
En prosjektleder i olje og gass fortalte oss om aksjonsarket sitt. Et Excel-ark der han førte hva som kom inn og gikk ut. «Det glipper på oppfølging,» sa han. «Når det snakkes om oppmot 100 dokumenter i uka,
så…» Han trengte ikke fullføre setningen.
Bedriften hans hadde dokumenterte arbeidsprosesser. Alle visste det. Få fulgte dem. Prosedyrene levde et sted ingen gikk. I en mappe, i et system, i en perm. Vedtatt, godkjent og glemt.
Det er en klassisk voksesmerte. Det som fungerte med ti ansatte fungerer ikke med femti. Og problemet er sjelden prosedyrene i seg selv. Det er avstanden mellom prosedyren og arbeidshverdagen.
Hva er en arbeidsprosess?
En arbeidsprosess er en definert rekkefølge av steg for å fullføre en oppgave eller levere et resultat. Hvem gjør hva, i hvilken rekkefølge, og hva kreves i hvert steg.
I praksis kan en arbeidsprosess være alt fra hvordan dere håndterer et anbud til hvordan et prosjekt overleveres fra salg til gjennomføring. Prosessen skal være beskrevet godt nok til at to forskjellige
personer gjør jobben på tilnærmet lik måte.
Gode arbeidsprosesser er praktiske, ikke teoretiske. De utvikles av folk som vet hvordan arbeidet faktisk flyter, gjerne erfarne linjeledere som kjenner både prosedyren og snarveiene.
Kart og terreng: Hvorfor følges ikke arbeidsprosesser i praksis?
En kunde brukte et bilde vi har tenkt på siden. «Du har et kart og et terreng. Noen vet at kartet finnes. Andre vet det delvis. Og så er det de som vet at det finnes, men ikke følger det likevel.»
Det er ikke vond vilje. Prosedyrene er utilgjengelige. De ligger i et dokumentbibliotek ingen åpner mellom revisjoner. Og selv om noen finner dem, er de ikke koblet til arbeidsflyten. En prosedyre som lever
adskilt fra prosjektet den gjelder, er en prosedyre som ikke brukes.
Resultatet er forutsigbart. Hver ansatt utvikler sin variant. En prosjektleder fortalte oss «Folk lagrer ekstraark på harddisken, slik at de skal finne det igjen. Så jobber folk ikke med de samme
dokumentene. Da kan du plutselig gjøre feil prising.»
En daglig leder i en annen bedrift sa «Sjekklister var veldig viktig for oss. Men jeg får det ikke til, jeg går tilbake til det gamle.» Verktøyet var for tungt. Når det krever mer innsats å følge prosessen enn å la være, vinner gammel vane. Hver gang.
Hva det faktisk koster når arbeidsprosesser ikke følges
Noen bruker feil versjon av kalkylearket og priser feil. En erfaren prosjektleder slutter, og med henne forsvinner prosesskunnskapen som aldri ble skrevet ned. En VVS-bedrift «sitter mye timer med enkle
oppgaver» fordi dokumenter produseres lokalt og dupliseres inn i kundesystemer.
Det mest sårbare punktet er overlevering mellom avdelinger. En kunde ønsket seg «ett sted fra salg, gjennom prosjekt og videre til logistikk» fordi informasjonen forsvant i overgangene. Selger lovet noe. Prosjektleder visste det ikke. Kunden merket det.
For ISO-sertifiserte bedrifter er manglende etterlevelse av egne arbeidsprosesser et direkte revisjonsfunn.
Slik kartlegger dere arbeidsprosessene
Å kartlegge arbeidsprosesser handler om å beskrive hva som faktisk skjer, ikke hva som burde skje.
Start med prosessene som har størst effekt på kvalitet og lønnsomhet. For de fleste er det prosjektgjennomføring, tilbudsprosessen, onboarding og avvikshåndtering.
Involver de som gjør jobben. En arbeidsprosess utviklet uten innspill fra de som bruker den, blir ikke fulgt. Bruk linjeledere som kjenner både den formelle prosessen og snarveiene folk faktisk tar.
Hvert steg trenger tre ting. Hva som skal gjøres, hvem som er ansvarlig, og hvilket resultat steget skal gi. Mer enn det trenger du ikke. En prosess som er for detaljert blir like ubrukelig som en som er for vag.
Et eksempel på prosjektoverlevering fra salg til gjennomføring
I mange bedrifter ser det slik ut. Selger vinner prosjektet, sender en e-post med tilbudet vedlagt, og gir en muntlig briefing i gangen. Prosjektleder tolker tilbudet på sin måte og starter jobben. Tre
måneder senere klager kunden over noe som ble lovet i salgsprosessen.
Med en definert arbeidsprosess ser overleveringen annerledes ut. Hele flyten fra første kundekontakt til ferdig leveranse er synlig i et prosessdiagram:
Prosessdiagram (BPM) — Prosjektoverlevering
Hvert steg har koblede dokumenter og styrende prosedyrer. Overlevering (fase 4) er markert.
Selger fyller ut en overleveringssjekkliste som dekker avtalte leveranser, spesielle betingelser og kundens forventninger. Prosjektleder godkjenner overleveringen. Sjekklisten ligger i prosjektet og kan
åpnes av alle involverte gjennom hele prosjektperioden:
Kvalitetssjekkliste (QCP) — Overlevering
Sjekklisten følger prosjektet fra overlevering til avslutning. Hvert steg loggfører hvem som gjorde hva og når.
Forskjellen er ikke mer arbeid. Det er det samme arbeidet, strukturert.
Les hvordan Izomax håndterer arbeidsprosessene sine
Vekstbedriften Izomax håndterer daglig arbeidsprosesser som er nødt til å ha gode overleveringer mellom salg, kunde, prosjekt og verksted. Les mer om hvordan de har fått på plass effektive arbeidsprosesser i en travel hverdag.
Effektive arbeidsprosesser i Business Online
Business Online er bygget på Microsoft 365 og kobler arbeidsprosesser direkte til prosjektene de gjelder.
Prosessdiagrammer (BPM)
Gir en visuell fremstilling av hele flyten med styrende dokumenter koblet til hvert steg. Prosedyrene dukker opp der arbeidet skjer. Ikke i en egen mappe, men i prosessen.
BPM står for Business Process Management. I praksis handler det om å kartlegge, visualisere og forbedre arbeidsprosessene i en bedrift. I Business Online er BPM bygget inn som interaktive prosessdiagrammer der styrende dokumenter er koblet direkte til hvert steg.
Kvalitetssjekklister (QCP)
Gjør at prosessen dokumenterer seg selv. Hvert steg har en ansvarlig, en status og en loggført historikk. Avvik fanges opp underveis. Ansatte rapporterer ikke i etterkant. Dokumentasjonen skjer som en del av jobben.
Overlevering mellom avdelinger
Fungerer fordi informasjonen følger prosjektet. Det selger avtalte med kunden er synlig for de som skal levere. Varsler sendes automatisk når et steg fullføres og neste person skal ta over.
Oppsummering
Ingen har noen gang klaget over at arbeidsprosessene var for enkle å følge.
Andre artikler om arbeidsprosesser
Få gode arbeidsprosesser med Business Online
Vi viser deg hvordan Business Online gir deg gode arbeidsprosesser som styrker overleveringen mellom ulike avdelinger og fagområder. Ingenting faller mellom to stoler. 30 minutter, ingen forpliktelser.