Kundehistorie
Izomax oppnådde høyere produktivitet uten at det gikk ut over kvalitet
Om
Izomax leverer mekanisk isolasjonsteknologi for trykksatt utstyr, AOGV. Løsningene hjelper selskaper med å redusere eller eliminere nedetid i forbindelse med vedlikehold, modifikasjoner og nedstengninger av prosessanlegg, slik at prosessflyten, og dermed kontantstrømmen, kan fortsette.
Utfordring
Izomax var i kraftig vekst og trengte et styringssystem som sikrer effektiv prosjektgjennomføring, høy leveransekvalitet, kontinuerlig prosessforbedring og etterlevelse av lover og standarder.
Løsning
Prosjektstyringssystemet Business Online, som gjør det lett for Izomax å ha oversikt og kontroll på informasjonen, informasjonsflyten og prosjektene.
Implementering
En opplæringsprosess som ga systemleverandøren læringspunkter som de benyttet til å forbedre implementeringsløpet.
Resultat
Med Business Online har Izomax har fått bedre flyt og kontroll på prosjekter og samarbeid. Dermed kan selskapet opprettholde høy produktivitet uten at det går på bekostning av kvaliteten.
Utfordringen
Mappestruktur, enkeltstående systemer og avhengighet av individer
I likhet med mange datterselskaper springer Izomax ut av en organisasjon hvor mye prosjektkritisk informasjon sitter i hodet på enkeltindivider. I tillegg jobbet de ansatte i en mappestruktur, og bruken av denne varierte fra person til person.
Derfor var det utfordrende å ha oversikt over hvor dokumenter og informasjon til enhver tid var lagret. Ulike dokumenter lå her og der, i ulike systemer og Excel-ark.
En slik situasjon skaper sårbarhet når en nøkkelperson er borte eller på ferie, og det er et tydelig tegn på at en bedrift har vokst ut av å gjøre prosjektstyring med mappestruktur.
“Vi hadde fem-seks forskjellige systemer å forholde oss til. Og så må man huske passord på alle de forskjellige systemene,” sier Anne Bergsagel, Senior Director – Head of Operations.
“Da har jeg erfart fra tidligere at folk ikke bruker systemene, fordi de må inn i så mange forskjellige. Det blir til at man heller lagrer der det best faller seg inn.”
Denne måten å jobbe på lot seg ikke skalere da Izomax ble skilt ut fra IK Group som selvstendig selskap og begynte på en enorm vekstreise. Behovet for felles prosesser og styringssystemer meldte seg. Bergsagel kom inn i selskapet for å fasilitere vekst og legge føringer for å bygge organisasjonen videre.
“En av mine oppgaver var å få på plass enda bedre prosesser og prosedyrer. Det å være personavhengig og å jobbe med mappestruktur var ikke forenlig med å vokse og være fremtidsrettet.”
Kraftig vekst og verdensomspennende kontorer
De siste par årene har Izomax opplevd kraftig vekst i etterspørselen etter AOGV-teknologien, fra inn- og utland. Denne vekstfasen har utfordret selskapet til å balansere ekspansjonen opp imot et økt behov for oversikt, kontroll og sømløs samhandling på tvers av lokasjoner og landegrenser.
“Vi ønsket å kunne sitte hvor som helst i verden og ha tilgang på data og informasjon. Å ha det strømlinjeformet og vite at alle gjør det på samme måte.”
Izomax trengte et system hvor de kunne ha all informasjon samlet på ett og samme sted, og som skaper den nødvendige strukturen og systematikken for enkelt å kunne samarbeide over hele verden.
For Izomax var det viktig å investere i et skybasert system som er lett å bruke og ikke krever mye vedlikehold og stadige oppgraderinger.
Anne Bergsagel hadde jobbet med gründerne bak Business Online fra tidligere arbeidsforhold.
“Jeg visste at det var noen som forstod våre utfordringer.”
Dermed var valget enkelt.
“Business Online er enkelt å forstå og enkelt for alle å jobbe i. Du trenger ikke fem ansatte som bare må drive på med systemoppdateringer og holde systemet ved like.”
Ifølge Bergsagel var det også et fortrinn at Business Online er lokalisert i samme næringsområde som Izomax, nemlig på Forus:
“De er rett i nærheten, en kort spasertur borti gata. Så det er lett å få svar hvis det er noe, du kan nærmest bare banke på døra.”
Implementeringen
Tilbakemeldinger fra Izomax ga Business Online muligheten til å forbedre opplæringsløpet
Izomax kickstartet 2023 med opplæring i og utrulling av systemet, i tett samarbeid med teamet i Business Online.
I denne perioden var en representant fra enten salg eller markedsføring hos Business Online med på hele implementeringsløpet til nye kunder, sammen med systemkonsulenten.
Bakgrunnen var at Business Online – som en del av deres kontinuerlige forbedringsarbeid – ønsket å proaktivt sikre enda bedre overensstemmelse mellom det som kommuniseres av salg og markedsføring til potensielle kunder, og den tjenesten bedriften faktisk leverer.
“Vi var veldig ivrig etter å komme i gang,” sier Bergsagel. “Fem–seks superbrukere fra bedriften skulle få opplæring i systemet, og så skulle vi lære det videre til de andre internt.”
Ifølge Bergsagel kunne opplæringen med fordel ha hatt litt raskere fremdrift og i enda høyere grad ha involvert konkrete gjøremål og oppgaver i systemet.
“For meg var det vanskelig å skulle lære uten at det var noen faste aksjonspunkter. Med én gang vi får tilgang til systemet, så må vi jobbe i det og begynne å lage prosjekter.”
Bergsagel utdyper:
“Det er ingenting i veien for å si at, nå legger vi inn alt av personell, alle saker, stenger ned alle systemer … Da kan vi begynne å skrive avvik. Få det gjort, få det inn. For du lærer mye mer mens du holder på å legge inn ting.”
Izomax ga tilbakemeldinger på dette til Business Online, som tok med seg flere forbedringspunkter videre til kommende systemopplæringer. To av de viktigste punktene var at enda mer av systemet skulle brukes for opplæring, og at «hjemmeleksene» og kvalitetssjekklisten til implementeringen måtte komme tydeligere frem.
“Ved å gi superbrukerteam lekser hver uke i opplæringsperioden har de konkrete oppgaver å gjennomføre til neste møte,” sier Aleksander Fosshagen Hald, systemkonsulent i Business Online. “Det er som regel når folk trykker og gjør feil at spørsmålene dukker opp, og det er gull verdt i en opplæringsfase.”
Et system å vokse seg inn i
Når bedrifter skal i gang med å få opplæring i et prosjektstyringssystem, stiller de til start med ulike forutsetninger. Noen har alle prosesser og all informasjon klart til å legges inn i systemet, mens andre trenger tid til å kartlegge egne prosesser og finne frem til dokumentene som skal legges inn.
“De aller færreste av kundene våre har såpass mye informasjon og dokumentasjon klart som det Izomax hadde. Dette var imponerende fra deres side, men ikke noe vi forventer av kundene våre,” sier Fosshagen Hald.
Systemet Business Online er laget slik at bedrifter skal vokse seg inn i det. Derfor er det ikke avgjørende å ha alle dokumenter og prosesser klart fra dag èn, men å begynne å bruke systemet fra dag èn.
Business Online “stiller alltid opp”
Anne Bergsagel synes det er prisverdig at Business Online var lydhør for konstruktiv kritikk og justerte opplæringsløpet i etterkant.
“Tilbakemeldingene fra oss tok de veldig på alvor, og det setter jeg pris på.”
Alle superbrukerne hos Izomax fikk tilsendt et evalueringsskjema etter endt implementeringsprosess. Her fikk opplæringsteamet i Business Online toppscore på tilgjengelighet.
“Vi har et veldig godt forhold til dem,” bemerker Bergsagel. “De er en trivelig gjeng å jobbe med. De stiller alltid opp, svarer alltid, er lett tilgjengelige og profesjonelle.”
Resultater
Bedre oversikt og kontroll på prosjektene og samarbeidet
Business Online er spesialutviklet for å gi bedrifter bedre oversikt, struktur og samhandling i alle faser av sine prosjekter. Når hele organisasjonen jobber i samme system, er det ikke bare enklere å ha oversikt over hvor informasjon er lagret – det er også enklere å dele den internt.
“Vi kan sitte offshore og gå inn i prosjektet og finne hva som er gjort, når det er gjort. Ha full oversikt, og slippe å sende ting på OneDrive her og der. Det er ikke bare prosjektleder som har tilgang til informasjonen – alle man ønsker skal ha tilgang, får det.”
På spørsmål om hva Izomax opplever som den største gevinsten av å bruke Business Online, svarer Bergsagel:
“Uten tvil kontrollen, oversikten og effektiviseringen. Systemet gjør det lett å ha full kontroll på informasjon og informasjonsflyten. Alle finner den informasjonen de skal ha. Alle har kontroll.”
Business Online er spesialutviklet for å gi bedrifter bedre oversikt, struktur og samhandling i alle faser av sine prosjekter. Når hele organisasjonen jobber i samme system, er det ikke bare enklere å ha oversikt over hvor informasjon er lagret – det er også enklere å dele den internt.
Effektiv informasjonsflyt på tvers av kontinenter og tidssoner
Med ansatte på kontorer over hele verden var det viktig for Izomax å få på plass et system som gir alle sømløs datatilgjengelighet og informasjonsflyt på tvers av lokasjoner.
Business Online har gitt Izomax tilgang til dataene når som helst og hvor som helst, slik at teamene kan samarbeide mer effektivt i sanntid og ta informerte beslutninger raskt.
“Alle våre ansatte har tilgang til den samme informasjonen, enten de er på jobb i Australia, Asia eller Amerika. De reiser overalt og har all oppdatert informasjon lett tilgjengelig på mobilen.”
Læring og kontinuerlig forbedring
En sentralisert plattform for lagring og deling av kunnskap og informasjon sørger for at læring fra forrige tilsvarende prosjekt blir registrert og implementert.
“Det er viktig å lære av forskjellige prosjekter,” sier Bergsagel. “Det gjør det enklere å jobbe i henhold til beste praksis og å ha stadig høyere kvalitet i kundeleveransene.”
Rask sertifisering i ISO 9001
Under et år etter at Izomax ble et selvstendig selskap (og samme år som de tok i bruk Business Online), ble selskapet sertifisert i ISO 9001 – uten en eneste “finding”.
Å oppnå denne sertifiseringen midt i en vekstfase understreker Izomax sin evne til å opprettholde en høy kvalitetsstandard, sikre operasjoner og kontinuerlig forbedring under press.
Sertifiseringen i ISO 9001 kom i stand som følge av målrettet arbeid og godt engasjement fra ledelse og ansatte. På hvilken måte bidro Business Online til at Izomax oppnådde dette målet?
“Det har å gjøre med at man har kontroll på alt man holder på med,” sier Bergsagel, og utdyper:
“Vi har fått alt samlet på én plass, i ett system, ett klikk unna – i stedet for å måtte lete oss i hjel etter informasjonen. Det er veldig enkelt og oversiktlig for alle å jobbe i systemet, og vi får bedre kontroll på prosjekter og leveranser.”
Med Business Online har Izomax rigget seg for å vokse videre og møte nye og enda mer komplekse kundebehov.