Effektivitet og sikkerhet er to viktige nøkkelfaktorer i en velfungerende arbeidsplass. Når prosedyrer og rutiner følges konsekvent, kan ulykker forebygges, driften optimaliseres, og arbeidsmiljøet blir mer motiverende og produktivt. Disse prinsippene er selve kjernen i internkontroll. Men hvordan implementerer man en solid internkontroll i praksis? Og hvordan kan dette arbeidet opprettholdes og stadig forbedres?
I denne artikkelen dykker vi ned i hva internkontroll innebærer, hvorfor det er avgjørende for en virksomhet og hvordan du kan innlemme effektivt HMS-arbeid i en hektisk arbeidshverdag. Uansett bransje eller rolle, vil du få innsikt i hvordan du kan styrke arbeidsmiljøet der du jobber.
Hva er internkontroll?
For å drive systematisk HMS-arbeid, trenger man en klar struktur for planlegging, gjennomføring og vedlikehold av tiltak. Dette gjøres gjerne via et HMS-system, som dekker hele prosessen fra å planlegge og utføre til å oppdatere HMS-relaterte aktiviteter – alt i tråd med gjeldende lovverk.
En viktig del av dette er dokumentasjon, og her kommer internkontroll inn i bildet. Internkontroll handler om hvordan bedriften planlegger, overvåker og sikrer at HMS-systemet faktisk fungerer. Det er med andre ord en slags kvalitetssikring som sørger for at HMS-lovgivning følges. Man kan se på internkontroll som bedriftens egenkontroll av sitt HMS-system.
Er internkontroll påkrevd?
Ja, ifølge norske myndigheter er alle bedrifter lovpålagt å utføre internkontroll. HMS-forskriften setter minstekravene for å sikre et godt arbeidsmiljø.
Hvem har ansvaret?
Det er arbeidsgiver som har det overordnede ansvaret for HMS, inkludert innføring og oppfølging av internkontroll. Daglig leder bærer hovedansvaret, men selve arbeidet kan delegeres. Samtidig er det avgjørende at alle ansatte er involvert og bidrar til gjennomføringen av tiltak.
Foreslåtte artikler
Andre artikler vi tror du vil like
Verdien av systematisk HMS-arbeid
Å drive systematisk HMS-arbeid er ikke bare et lovkrav – det gir også betydelige fordeler:
- Overholdelse av lover og regler: Unngå bøter, sanksjoner og skader på omdømme.
- Proaktiv risikostyring: Sett inn forebyggende og kompenserende tiltak før små problemer vokser seg store.
- Bedre arbeidsmiljø: Et trygt og motiverende miljø gjør at ansatte trives og presterer bedre.
- Lavere sykefravær og skadetall: God HMS reduserer faren for ulykker og belastninger.
- Positivt omdømme: Bedrifter med et bevisst forhold til sikkerhet og kvalitet høster tillit blant kunder, partnere og potensielle ansatte.
Systematisk HMS gir med andre ord et barometer på hvor sunn bedriften er, både fysisk og psykososialt. Uten et effektivt internkontrollsystem risikerer man høye skadetall, dårligere effektivitet og et svekket rykte.
Dokumentasjon av arbeidet
Det er et lovkrav at HMS-arbeid og internkontroll dokumenteres. Mange opplever at dette kan være tidkrevende og lite spennende. Men med de riktige verktøyene kan dokumentasjon bli både enklere og mer meningsfylt.
Hovedsakelig er det fem punkter som bør inngå i internkontrollens skriftlige dokumentasjon:
- HMS-målsettinger
- Oversikt over organisasjonen (ansvar, oppgaver, myndighet knyttet til HMS)
- Risikovurderinger samt hvilke tiltak og planer som iverksettes
- Prosedyrer for avvik: Hvordan identifisere, rette opp og forebygge lovbrudd
- Systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen
Med et godt HMS-system blir dokumentasjonen mindre ressurskrevende, ettersom skjemaer, sjekklister og rapporter ofte kan fylles ut fortløpende, med automatiske varsler og påminnelser.
Effektiv dokumentasjon med Business Online
Business Online er et komplett kvalitetssystem som gjør det mulig å dokumentere HMS-arbeidet kontinuerlig, slik at du unngår hastverksarbeid og sikrer at alle hendelser fanges opp. Samtidig får du fleksibiliteten du trenger for å justere systemet etter nye krav – både internt og eksternt.
Alle prosjekter i Business Online har egne arbeidsområder der du enkelt kan registrere avvik og risikovurderinger, enten enkeltvis eller som en del av en arbeidsprosess. Avviks- og risikovurderingsdata samles automatisk i KHMS-modulen, som gir ledelsen et visuelt dashbord over bedriftens «helsetilstand». På den måten kan du raskt se hvilke deler av organisasjonen som trenger ekstra oppfølging.
Avvik kan også rapporteres direkte via KHMS-modulen – praktisk for situasjoner som skjer utenfor et bestemt prosjekt. Å legge til rette for enkel avviksrapportering er avgjørende, fordi kvalitetsarbeid ikke bør begrenses til ledelsen alene. Derfor gir Business Online alle ansatte verktøyene de trenger for å jobbe i samsvar med bransjestandarder og interne retningslinjer.
Konklusjon
Internkontroll handler ikke bare om å oppfylle et sett med regler – det er en investering i bedre drift, tryggere arbeidsplasser og en kultur for kontinuerlig forbedring. Ved å følge et systematisk HMS-opplegg med tydelige rutiner, risikovurdering og avviksbehandling legger du et solid grunnlag for både trivsel og lønnsomhet.
Et digitalt HMS-system som Business Online kan forenkle og effektivisere arbeidsprosessen ytterligere. Da blir internkontroll en naturlig del av hverdagen, og ikke et sjeldent skippertak. Husk at internkontroll er en kontinuerlig prosess: Når du forplikter deg til regelmessig oppdatering, evaluering og forbedring, står bedriften langt sterkere i møte med fremtidige krav og utfordringer.