SharePoint: Fleksibiliteten som ble et problem
SharePoint kan bli nesten hva som helst. Det er styrken. Det er også problemet.
De fleste bedrifter vi snakker med bruker det til dokumentlagring. Noen har bygget intranett. Andre har forsøkt å lage prosjektrom eller kundearkiv. Resultatet er ofte det samme: en mappestruktur ingen husker logikken bak, sider som ingen vedlikeholder, og ansatte som bruker tid på å lete i stedet for å jobbe.
«Hvor ligger den filen?» er sannsynligvis det vanligste spørsmålet i norske bedrifter med Microsoft 365. Ikke fordi filen mangler, men fordi ingen vet hvor den ble lagt.
Skreddersøm som koster mer enn den smaker
SharePoint kan tilpasses. Men tilpasning betyr utviklertimer. Og utviklertimer betyr kostnader som raskt overstiger verdien av det dere bygger.
Et skreddersydd oppsett krever vedlikehold. Når Microsoft oppdaterer plattformen, kan tilpasningene slutte å fungere. Da står dere med valget mellom å betale for ny utvikling eller leve med noe som er halvveis ødelagt.
For en bedrift med 20 til 80 ansatte er dette sjelden en god investering. Dere trenger ikke en unik SharePoint-løsning. Dere trenger struktur som fungerer fra dag én.
Når dataen forsvinner ut av huset
Mange bedrifter legger til tredjepartsapper i SharePoint for å dekke behov plattformen ikke løser alene. CRM, prosjektstyring, skjemaverktøy. Det fungerer teknisk, men det er en hake.
Dataen lagres ofte i leverandørens sky, ikke i bedriftens egen Microsoft 365. Det betyr at dere mister kontroll over hvor kundeinformasjon, prosjektdata og dokumenter faktisk bor. Ved et sikkerhetsbrudd hos leverandøren er det kundekontrakter, prosjektdokumentasjon og ansattinformasjon som er eksponert.
Hvis dere først investerer i Microsoft 365, bør løsningen dere legger oppå det også lagre data der. Ellers betaler dere for en plattform dere ikke bruker fullt ut.
Business Online er bygget på SharePoint
Business Online er ikke en tredjepartsapp som kobles til plattformen. Det er en ferdig plattform bygget direkte på Microsoft 365. All data lagres i bedriftens egen -SharePoint-løsning. Ingen ekstern sky, ingen ekstra lagringssted.
Det betyr tre ting i praksis:
Dere slipper skreddersøm. Business Online kommer med ferdig struktur for prosjektstyring, crm-system, kvalitetssystem og dokumenthåndtering. Hundrevis av arbeidsflyter er klare fra første dag.
Dere slipper vedlikeholdsproblemet. Når Microsoft oppdateres, oppdateres Business Online i takt. Dere trenger ikke en utvikler som fikser det som gikk i stykker.
Dataen forblir deres. Dokumenter, kundeinformasjon og prosjektdata ligger i bedriftens egen Microsoft 365. Dere eier det. Dere kontrollerer det.
Fra mappekaos til struktur
Det vanligste vi ser hos nye kunder er en SharePoint-løsning som har vokst ukontrollert. «Vi trenger én plass hvor sjekklisten skal bo, hvor Excel-ark skal bo, slik at folk ikke bruker forskjellige versjoner
av de samme dokumentene hele veien,» fortalte en prosjektleder i en VVS-bedrift.
Vi ser det spesielt i prosjektbedrifter innen bygg, olje og gass, elektro og teknologi. Bedrifter med 10 til 100 ansatte der SharePoint vokste raskere enn strukturen rundt det. Mapper i mapper. Sider som ble laget for to år siden og aldri oppdatert. Versjoner av dokumenter som ingen vet hvilken er gjeldende.
Med Business Online får hvert prosjekt sitt eget rom med dokumenter, sjekklister og kommunikasjon samlet. Maler og styringsdokumenter kopieres inn automatisk. Ansatte vet hvor ting skal ligge fordi
strukturen er den samme for alle prosjekter.
Det er ikke en erstatning for SharePoint. Det er SharePoint med en plan.
Fra mappekaos til full oversikt
Byggmester Tommy Bårdsen gikk fra en mappestruktur som vokste ukontrollert til ett samlet system for alle prosjekter. I dag håndterer de mange prosjekter uten at noen leter etter filer.
Andre artikler om prosjektstyring
SharePoint er ikke problemet. Mangelen på struktur er det.
De fleste bedrifter vi jobber med har ikke valgt feil plattform. De har bare aldri fått hjelp til å bruke den riktig. SharePoint er allerede der. Business Online gir det en plan.
Se hvordan SharePoint kan fungere for dere
Vi viser hvordan Business Online gir struktur til SharePoint, med deres prosjekter og dokumenter. 30 minutter, ingen forpliktelser.