Å ta i bruk nye IT-systemer kan by på utfordringer i form av opplæring, tidsbruk og engasjement blant ansatte. For å få mest mulig igjen for investeringen, kan bedriften utnevne superbrukere – nøkkelpersoner som lærer opp kolleger, bidrar med teknisk kompetanse og sørger for at systemet blir fullt integrert i arbeidsflyten. Denne personlige faktoren kan være avgjørende for om implementeringen blir en suksess eller ikke.
Hvorfor er superbrukere så viktige?
Superbrukere er drivkraften bak bruken av det nye systemet og hjelper kolleger med alt fra grunnleggende funksjoner til mer avanserte muligheter. Disse ansatte:
Får grundig opplæring: De blir kjent med hele systemets funksjonsbredde, noe som gjør dem i stand til å lære opp andre internt.
Kjenner virksomhetens prosesser: De kan sette funksjonaliteten i kontekst med bedriftens spesifikke behov og arbeidsflyt.
Er tilgjengelige: Kollegaene kan enkelt henvende seg til dem for rask hjelp i stedet for å gå via IT-support.
Bygger bro mellom teknikk og menneske: Superbrukerne oversetter det tekniske til praktisk arbeidshverdag, og bidrar til økt mestringsfølelse blant kollegaene.
Ifølge Gartner foretrekker 27 % av ansatte å spørre en kollega før de kontakter IT-avdelingen. Dette understreker betydningen av å ha interne eksperter som enkelt kan dele kunnskapen sin med andre.
Nøkkelkvaliteter hos en superbruker
Når du skal velge hvem som skal være en del av superbrukergruppen, er følgende egenskaper særlig verdifulle:
Rask læringsevne – ikke redd for å utforske nye systemer på egen hånd.
God formidlingsevne – kan forklare komplekse funksjoner på en enkel og forståelig måte.
Løsningsorientert tilnærming – ser muligheter fremfor begrensninger.
Høy tillit blant kollegene – skaper trygghet og øker brukervilje.
Nysgjerrig på ny teknologi – holder seg oppdatert på siste nytt og bringer inn relevante forbedringer.
Proaktiv og endringsvillig – tar initiativ og motiverer andre til å ta i bruk nye løsninger.
Motivert for positiv endring – ønsker å fremme bedre og mer effektive arbeidsprosesser.
Hvordan superbrukere bidrar til vellykket implementering
McKinsey rapporterer at opptil 70 % av alle digitale transformasjoner mislykkes, ofte på grunn av mangelfull endringsledelse og motstand i organisasjonen. Superbrukerne kan være en avgjørende faktor for suksess:
Kontinuerlig tilgang på kunnskap: Bedriften har egne interne ressurser som kan gi opplæring fortløpende.
Forankring og eierskap: Når ansatte lærer av egne kolleger, skaper det en større følelse av eierskap og motivasjon.
Endringsagent-rolle: Superbrukerne bidrar til å redusere motstand og engasjerer medarbeidere, noe som igjen fremskynder implementeringsprosessen.
Feedback i sanntid: Superbrukerne kan raskt melde fra om problemer eller forbedringsmuligheter, slik at systemet kontinuerlig tilpasses reelle behov.
Foreslåtte artikler
Andre artikler vi tror du vil like
Fordeler for deg som vurderer å bli superbruker i din bedrift
Å være superbruker kommer ikke bare bedriften til gode; det er også en spennende mulighet for faglig vekst og karriereutvikling:
Økt synlighet i organisasjonen: Rollen som superbruker styrker din posisjon og gjør deg til en ettertraktet ressurs.
Kontinuerlig læring: Du får førstehåndskunnskap om de nyeste funksjonene og beste praksis.
Pedagogisk trening: Du utvikler ferdigheter i å lære bort og motivere andre, noe som kan åpne for nye ansvarsområder.
Bedre forståelse av bedriftens strategi: Superbrukere får ofte dypere innsikt i selskapets mål og retning.
Slik gjør vi det i Business Online
I Business Online legger vi stor vekt på å bygge opp en solid superbrukergruppe. Når implementeringen av systemet starter, anbefaler vi at kunden utpeker 3-5 superbrukere. I løpet av et tre måneders implementeringsløp:
Får superbrukerne grundig opplæring: De lærer alle kjernefunksjoner i Business Online i dybden.
Gjennomfører ukentlige møter: Vi går stegvis gjennom ulike funksjonaliteter, og deler ut oppgaver slik at superbrukerne selv kan utforske og teste dem i praksis.
Gir fortløpende støtte: Superbrukerne får støtte fra vårt team for å håndtere utfordringer og spørsmål som måtte oppstå underveis.
Etter avsluttet implementering følger vi opp bedriften kvartalvis i det første året. Her får dere innsikt i:
Brukerdata: Hvor og hvordan brukes systemet mest?
Ny funksjonalitet: Hvilke oppdateringer kommer, og hvordan kan de tas i bruk best mulig?
Fremtidige endringer: Vær i forkant av utviklingen og planlegg opplæring tidlig for å sikre maksimal utnyttelse av Business Online.
Dette gir superbrukerne enda bedre forutsetninger for å planlegge opplæringstiltak og skape en god endringskultur internt. Eventuelle «kvalitetskontrollplaner» i bedriften kan også styrkes og samkjøres med Business Online, slik at dere sikrer helhetlig kvalitet i alle ledd.
Konklusjon
Nye systemer, endringer og ny funksjonalitet er en del av hverdagen for enhver bedrift som ønsker kontinuerlig forbedring og digital innovasjon. Superbrukere er nøkkelpersonene som kobler sammen menneskene i bedriften og teknologien, og sikrer en sømløs implementering.
Ved å løfte frem ansatte med ekstra ansvar og kunnskap, reduserer bedriften motstand, øker engasjement og maksimerer avkastningen på IT-investeringene. Samtidig får superbrukerne verdifull erfaring, økt synlighet og en sentral rolle i organisasjonen. I sum bidrar dette til en mer tilpasningsdyktig, kunnskapsrik og fremtidsrettet arbeidsplass.