Sliter dere med å administrere flere systemer i virksomheten? Gjør dere ofte dobbeltarbeid for å holde ulike systemer oppdatert? Da er du ikke alene. Mange bedrifter opplever utfordringer med å effektivisere dataflyten mellom ulike løsninger.
En integrasjon mellom to systemer kan være en god måte å spare tid og redusere feil på. Men før du setter i gang, er det viktig å vurdere om en integrasjon faktisk vil skape merverdi. Det innebærer å se på potensielle risikoer, kostnader og hvordan du kan måle nytten for virksomheten.
Hvilke faktorer er avgjørende for at en integrasjon mellom to systemer skal skape økt verdi? I denne artikkelen går vi gjennom hva du bør tenke på, når integrasjoner lønner seg og når det ikke er hensiktsmessig. Til slutt ser vi på hvordan Business Online integreres med andre systemer.
Hva er en integrasjon?
Integrasjoner sørger for at ulike systemer kan utveksle informasjon, slik at dataflyten blir smidigere og arbeidsprosessene enklere. Disse koblingene lar systemene “snakke” effektivt sammen, enten vi snakker om enveis eller toveis kommunikasjon.
Noen ganger kan ett system initiere integrasjonen, mens et annet system svarer passivt på forespørsler. Valg av metode avhenger av hva bedriften trenger og hvilke muligheter systemene har.
Uansett behov handler integrasjoner om å spare tid, redusere manuelle feil og sikre at data flyter dit den skal. La oss se på noen konkrete fordeler.
Eksempler på hvordan integrasjoner kan effektivisere
1. Sømløs overføring av data
Når dere bruker flere systemer for ulike driftsoppgaver, kan manuell dobbeltregistrering føre til feil og unødvendig tidsbruk. En integrasjon kan eliminere dette og øke nøyaktigheten.
For eksempel: Har dere et prosjektstyringsverktøy og et separat timeregistreringssystem? Uten integrasjon må dere manuelt overføre timer fra timeregistrering til prosjektstyringsverktøyet, noe som er tidkrevende og gir rom for feil. Med en integrasjon flyter timer automatisk, og dere får sanntidsoversikt over prosjektfremdriften.
Selv om opplæring og lisenskostnader kan påløpe, veier gevinsten av færre feil, bedre data og automatisert arbeid ofte opp for disse.
2. Automatisering av arbeidsflyt
Automatisering handler om å la teknologien håndtere repeterende oppgaver slik at ansatte kan fokusere på mer verdiskapende arbeid. Med en integrasjon mellom markedsføringsverktøy og CRM, kan for eksempel kundedata automatisk oppdateres hver gang en kunde responderer på en e-postkampanje.
Dere slipper da manuell oppdatering i CRM-systemet, noe som sparer tid og reduserer risikoen for feil. Dermed kan markedsførere og selgere konsentrere seg om strategiske beslutninger fremfor kjedelige rutineoppgaver.
3. Økt nøyaktighet
Korrekte data er avgjørende når du skal ta beslutninger. Integrering av systemer sikrer at all informasjon er konsistent og oppdatert på tvers av løsninger.
Eksempel: I en produksjonsbedrift kan lagerstyringen vise at dere har ti enheter på lager, mens CRM-systemet indikerer at fem enheter er reservert. Uten integrasjon risikerer dere feil i ordrehåndteringen. Med integrasjon kan lagersystemet automatisk justere beholdningen når en salgspost opprettes i CRM, slik at dere alltid har et nøyaktig bilde.
Foreslåtte artikler
Andre artikler vi tror du vil like
Spørsmål du bør stille før du integrerer
Ikke alle integrasjoner er nødvendige eller lønnsomme. Noen ganger er datamengden liten, eller systemene berører hverandre minimalt. Før du bestemmer deg, bør du stille tre viktige spørsmål:
- Hva er formålet med integrasjonen?
- Hvordan vil den forbedre arbeidsflyten og datahåndteringen?
- Vil en integrasjon gjøre oss mer effektive—og hvordan måler vi dette?
Disse spørsmålene hjelper deg med å unngå unødvendige integrasjoner og sikrer at du faktisk skaper merverdi.
Integrere Business Online med andre systemer
I Business Online har vi lang erfaring med integrasjoner og benytter oss av REST API, en moderne og fleksibel teknologistandard for sikker kommunikasjon. Vi skreddersyr hver integrasjon etter kundens ønsker og behov, og sørger for at den er enkel å vedlikeholde.
Helhetlige moduler og Microsoft 365
Business Online kombinerer modulene CRM, HRM, Prosjekt og KHMS (kvalitetskontrollplan) for å optimalisere arbeidsflyt og effektivitet. Disse modulene deler relevant data seg imellom, noe som sparer tid og reduserer feil.
I tillegg har dere sømløs integrasjon med Microsoft 365-applikasjoner som Teams, Planner, OneNote og Power BI. Dette gir:
- Bedre samarbeid: Del dokumenter og prosjektdetaljer i Teams.
- Tydelig arbeidsfordeling: Opprett og tildel oppgaver via Planner.
- Enkel notathåndtering: Bruk OneNote for møte- og prosjektinfo.
- Innsikt i sanntid: Visualiser nøkkeltall i Power BI.
Ved å ha en slik helhetlig løsning kan dere ofte unngå integrasjoner med enda flere systemer.
Konklusjon
Integrasjoner mellom systemer er nøkkelen til å optimalisere virksomheten og forbedre datahåndteringen. Ved å koble systemer sikrer dere konsistens, reduserer manuelle steg og kutter ned på feil.
Husk likevel at ikke alle integrasjoner er nødvendige. Still de viktige spørsmålene om formål og effekt før du går i gang, for å være sikker på at du får den merverdien du ønsker.
Med REST API og modulbaserte løsninger hjelper Business Online dere å bygge smarte, skalerbare integrasjoner. Sammen med Microsoft 365 dekker dere de fleste behov, samtidig som dere øker samarbeidsevnen og produktiviteten internt. Resultatet er en mer lønnsom og effektiv bedrift—uten unødige systemhindere.