Feil og uforutsette hendelser kan ofte by på nyttig læring i en travel arbeidshverdag. Ved å håndtere og dokumentere disse hendelsene på riktig måte, kan dere forbedre både kvalitet og sikkerhet i virksomheten. Uten et godt system for å følge opp feil, går dere derimot glipp av verdifulle forbedringsmuligheter som kan påvirke både effektiviteten og kundetilfredsheten.
Hva er egentlig et avvikssystem?
Et avvik er noe som har skjedd som ikke burde ha skjedd. Det kan dreie seg om alt fra feilproduksjon og brudd på retningslinjer, til hendelser som kan føre til personskader. Ved å registrere og dokumentere slike avvik blir det mulig å lære av dem og redusere risiko i fremtiden.
La oss for eksempel si at et verktøy faller ned fra et tak på en byggeplass, noe som skader selve verktøyet og utgjør en potensiell risiko for personskade. Her ville et forebyggende tiltak kunne være å feste verktøyene sikrere, for eksempel i arbeidstakerens belte.
Et avvikssystem lar dere fange opp og håndtere ulike feil, mangler eller brudd på retningslinjene som oppstår i løpet av en arbeidsdag. Slik kan virksomheten enklere identifisere og utbedre problemer som ikke oppfyller standarder, krav eller regelverk. Samtidig blir det lettere å jobbe systematisk og konsistent, noe som reduserer sannsynligheten for at lignende eller mer alvorlige avvik oppstår.
Derfor bør du ha et avvikssystem
Alle virksomheter skal ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik, blant annet i henhold til ISO 9001-standarden.
Et avvikssystem byr dessuten på en rekke fordeler:
- Reduserte kostnader: Ved å identifisere problemer tidlig unngår dere kostbare feil, reklamasjoner og forsinkelser.
- Økt effektivitet: Prosessene blir smidigere når avvik fanges opp og rettes på en strukturert måte.
- Bedre kundetilfredshet: God kvalitetskontroll gir fornøyde kunder som blir værende og potensielt kjøper mer.
- Overholdelse av lover og forskrifter: Et effektivt avvikssystem hjelper virksomheten å etterleve industristandarder og regelverk.
Gjennom systematisk avviksregistrering får dere også bedre innsikt i hva som bør forbedres i interne prosedyrer og infrastruktur. På den måten kan dere målrette forbedringsarbeidet der behovet er størst.
Forskjellen på et avvikssystem og et kvalitetssystem
Et kvalitetssystem er det overordnede rammeverket som beskriver virksomhetens retningslinjer, prosedyrer og instrukser for å sikre at alle krav til kvalitet og kundeopplevelse blir møtt. Du kan se på et kvalitetssystem som bedriftens “operativsystem” for kvalitet – det omfatter alt fra planlegging og utførelse til oppfølging og kontinuerlig forbedring.
Et avvikssystem er en viktig del av dette kvalitetssystemet, men handler spesifikt om å identifisere, dokumentere og rette opp tilfeller der bedriften ikke lever opp til fastsatte standarder eller spesifikasjoner. Avvikssystemet inneholder rutiner for å undersøke årsakene bak avvikene og sette i gang korrigerende og forebyggende tiltak.
Foreslåtte artikler
Andre artikler vi tror du vil like
Slurvete avviksregistrering gir dårlig oversikt
De fleste virksomheter har et eller annet system på plass for å loggføre avvik, men dette systemet kan være så tungvint at terskelen for å registrere avvik blir høy. Uten en smidig prosess og god opplæring i bruk av systemet, kan viktige feil gå under radaren.
I en travel arbeidsdag hender det også at avviksregistrering ikke blir prioritert fordi verktøyene er lite tilgjengelige. Da sitter ledelsen ofte med et ufullstendig bilde av den reelle driften, noe som kan føre til svekket helse, sikkerhet, produktivitet og kvalitet.
Når avvik først er registrert, har dere imidlertid en gullgruve av data. Ved å visualisere og analysere statistikken i for eksempel Power BI, kan dere se trender i sanntid og jobbe proaktivt med tiltak. Oppdaterte dashbord gir mindre behov for manuell rapportering og gjør det enklere å formidle nøkkeltall til ledelse og styret.
Dette bør du se etter når dere skal ha et nytt avvikssystem
Det finnes mange avvikssystemer på markedet, så hvilke kriterier bør dere vurdere? Her er åtte egenskaper det kan være verdt å se nærmere på:
- Brukervennlighet
Gjør systemet enkelt å bruke for alle ansatte. Er terskelen lav for å registrere avvik? - Fleksibilitet
Kan løsningen tilpasses deres spesifikke behov, for eksempel i skjemaer og arbeidsflyter? - Mulighet for integrasjoner
Bør systemet integreres med andre verktøy i virksomheten, som HR-, ERP- eller kvalitetssystem? - Inkluderer flere kategorier
Kan dere for eksempel også melde inn forbedringsforslag, HMS-observasjoner og varsler? - Tilgjengelig på mobil
Er systemet tilgjengelig på telefon eller nettbrett for ansatte på farten eller ute i produksjonslokaler? - Analyse og rapportering
Finnes det muligheter for visualisering av data og dyptgående analyser? - Sikkerhet og samsvar
Overholder systemet relevante regler som GDPR? Hvordan er databehandlingen ivaretatt? - Opplæring og støtte
Tilbyr leverandøren god implementering og support, slik at ansatte lærer å bruke systemet effektivt?
Økt antall avvik kan være et godt tegn
Når et mer brukervennlig avvikssystem tas i bruk, vil dere sannsynligvis oppleve at antallet registrerte avvik øker i begynnelsen. Dette er faktisk positivt, da det viser at systemet benyttes aktivt og at de faktiske feilene synliggjøres. Jo mer data dere får inn, desto lettere er det å prioritere forbedringstiltak der de gir størst effekt.
I Business Online er avvikssystemet en integrert del av modulene. Det betyr at brukerne får en helhetlig løsning for både avviksregistrering og behandling av avvikene. Siden alt er integrert med Microsoft 365, er det enkelt å bruke verktøy som Teams og Power BI for samarbeid og rapportering i sanntid. På den måten kan både kontoransatte og de som jobber i felt raskt registrere og følge opp avvik.
Konklusjon
Et avvikssystem er en kritisk komponent i enhver virksomhet. Med en plass for å rapportere og analysere avvik, blir det mye enklere å identifisere rotårsaker og sette i verk korrigerende tiltak.
Ved å ta i bruk et brukervennlig avvikssystem kan dere redusere kostnader, forbedre kundetilfredsheten og sikre at dere overholder regelverk og bransjekrav. Samtidig legger dere til rette for en kultur med kontinuerlig forbedring, der ansatte oppfordres til å melde inn problemer og bidra med idéer. Resultatet er høyere kvalitet på produkter og tjenester – og en virksomhet som er bedre rustet for fremtidig vekst.