ISO-SAMSVARSANALYSE
Slik dekker Business Online kravene i ISO 9001, 14001 og 45001
Vi har gått gjennom alle tre standarder, klausul for klausul, og kartlagt hva plattformen løser direkte, hva som dekkes med dokumenter, og hvor gapene er.
Hva er ISO 9001, 14001 og 45001?
ISO 9001 er standarden for kvalitetsledelse. Den stiller krav til prosesser, dokumentstyring, avvikshåndtering og kontinuerlig forbedring. Det er den mest utbredte ISO-standarden i Norge, og ofte den første bedrifter sertifiserer seg etter.
ISO 14001 handler om miljøledelse. Den krever at bedriften kartlegger miljøaspekter, overvåker miljøpåvirkning og jobber systematisk med forebygging av forurensning og forbedring av miljøprestasjoner. ISO 45001 gjelder arbeidsmiljø og HMS, med krav til fareidentifikasjon, risikovurdering og arbeidstakerdeltakelse.
Alle tre bygger på PDCA-syklusen (planlegge, utføre, kontrollere, forbedre) og følger samme grunnstruktur (klausul 4 til 10). Det betyr at de kan driftes i ett felles ledelsessystem. Det er her Business Online kommer inn.
Hvorfor kartlegge ISO-samsvar i et kvalitetssystem?
Mange voksende bedrifter nærmer seg ISO-sertifisering med en blanding av ambisjon og usikkerhet. De vet at kundene krever det, at anbudsrunder forutsetter det, og at revisor kommer uansett. Men de vet ikke alltid hva de allerede har på plass, og hva som mangler.
Flere av kundene våre er ISO-sertifisert etter 9001, 14001 eller 45001. Vi ville forstå nøyaktig hva plattformen faktisk dekker. Ikke hva vi tror, men hva som står i standarden, og hva som løses i produktet.
Resultatet er denne analysen: en gjennomgang av alle krav i tre ISO-standarder, vurdert mot funksjonaliteten i Business Online. Ingen vage påstander om at «vi støtter ISO». Konkrete svar, klausul for klausul.
Hvor mye av ISO-kravene dekker Business Online?
| Standard | Direkte i BO | Via dokumenter | Ikke dekket |
|---|---|---|---|
| ISO 9001:2015 (Kvalitet) | ~50 % | ~40 % | ~10 % |
| ISO 14001:2015 (Miljø) | ~30 % | ~55 % | ~15 % |
| ISO 45001:2018 (Arbeidsmiljø) | ~35 % | ~50 % | ~15 % |
Direkte i BO betyr at funksjonaliteten er bygget inn i plattformen. Via dokumenter betyr at kravet kan løses ved å lagre dokumenter i QDMS, for eksempel policyer, kontekstanalyser og målsettinger. Ikke dekket er krav som faller utenfor et digitalt styringssystem, som kalibrering av fysisk måleutstyr.
Tallene er basert på en gjennomgang av alle «skal»-krav (normative krav) i hver standard, vurdert mot funksjoner i plattformen. Et krav telles som «direkte i BO» når plattformen har innebygd funksjonalitet som dekker kravet, og «via dokumenter» når kravet kan oppfylles ved å lagre styrende dokumenter i QDMS. Den fulle klausul-for-klausul-gjennomgangen er tilgjengelig på forespørsel.
ISO 9001 har høyest direkte dekning fordi standarden handler om prosesser, dokumentstyring og avvikshåndtering. Det er områdene der Business Online er sterkest. ISO 14001 og 45001 har lavere direkte dekning fordi de inneholder miljø- og arbeidsmiljøspesifikke krav som krever egne registre.
Krav knyttet til ledelsesforankring (klausul 5.1), policy (5.2) og roller og ansvar (5.3) faller i kategorien «via dokumenter». Det er krav som alle tre standarder stiller, og som løses med styrende dokumenter i QDMS, ikke med innebygd funksjonalitet.
Hvilke ISO-krav dekker Business Online direkte?
Seks funksjoner i Business Online støtter ISO-samsvar direkte. Det er disse som utgjør grunnmuren i plattformen.
Klausul 7.5
QDMS (dokumentstyring)
Versjonskontroll, godkjenningsflyt, distribusjon og tilgangsstyring. Når revisor spør hvem som godkjente et dokument, har du svaret. Med dato, navn og versjonsnummer. Les mer om KHMS-modulen
Klausul 10.2
Avvikshåndtering
Hele løpet fra registrering til lukking: granskning, tiltak, godkjenning. Med rotårsaksanalyse og tidsfrister. Revisor ser ikke bare at avvik registreres, men at organisasjonen lærer av dem.
Klausul 6.1
Risikostyring (Bow-Tie)
Bow-Tie-diagrammer og risikomatrise med tiltakssporing. Trusler, barrierer og konsekvenser visualisert i ett bilde, koblet til prosjekter, prosesser og avvik.
Klausul 4.4
BPM (prosesskart)
Visuell prosessdesigner med dokumentkobling. Prosedyrer som ansatte faktisk ser og bruker, i stedet for dokumenter som ligger begravd i mapper ingen åpner.
Klausul 8.1
QCP (kvalitetskontrollplan)
Sjekklister og arbeidsflyt som beskriver hva som skal gjøres, når og hvordan. Prosedyrene ligger som konkrete steg i prosjektet, slik at kvalitetssystemet brukes i praksis. Les mer om prosjektmodulen
Klausul 8.4 (ISO 9001)
Leverandørstyring (CRM)
Evaluering, godkjenning og avvikskobling for leverandører. Sporbar oppfølging av eksterne leveranser. Klausul 8.4 om styring av eksternt tilvirkede produkter og tjenester er et ISO 9001-krav, men også relevant for leverandøroppfølging i 14001 og 45001. Les mer om CRM-modulen
Vil du se hvordan dette ser ut i praksis?
Lie Blikk tok tre ISO-sertifiseringer samtidig som de innførte Business Online. Kvalitetskontrollplanene ble det som bandt systemet sammen.
Hva dekkes ikke direkte i plattformen?
Ikke alt løses direkte i plattformen. Noen ISO-krav dekkes i dag med dokumenter i QDMS, typisk Excel-ark, Word-maler eller PDF-er. Det fungerer, men det er ikke like sporbart eller effektivt som innebygd funksjonalitet.
De viktigste gapene påvirker alle tre standarder:
| Område | ISO-klausul | Påvirker | Dagens løsning |
|---|---|---|---|
| Intern revisjon | 9.2 | Alle 3 standarder | Excel og papirsjekklister |
| Måloversikt | 6.2 | Alle 3 standarder | Word eller Excel i QDMS |
| Kompetansematrise | 7.2 | Alle 3 standarder | Sertifikatsporing finnes, men mangler kobling mellom rolle og krav |
| Beredskapsplan | 8.2 | 14001 + 45001 | PDF i QDMS |
| Miljøaspektregister | 6.1.2 | 14001 | Excel utenfor BO |
| Lovkravregister | 6.1.3 | 14001 + 45001 | Dokumentliste i QDMS |
| Ledelsens gjennomgang | 9.3 | Alle 3 standarder | Manuell sammenstilling |
Ingen enkelt plattform dekker alle ISO-krav. Det som faller utenfor er enten fagspesifikt (miljøaspektregister, beredskapsplan) eller noe organisasjonen må gjøre selv (ledelsesforankring, intern revisjon). Intern revisjon (9.2) er verdt å merke seg fordi det er et absolutt krav for sertifisering, og noe revisor alltid sjekker tidlig. Disse områdene løses i dag med dokumenter i QDMS, og det gir revisor det som trengs.
Tre områder der Business Online AI allerede hjelper
Business Online er koblet til Claude og Microsoft Copilot. I praksis betyr det at du kan stille spørsmål om kvalitetsdataene dine og få svar fra det som faktisk ligger i systemet. Du kan også be om handlinger, som å opprette et avvik eller legge til en oppgave.
For tre av områdene i tabellen over gjør dette en forskjell allerede:
Ledelsens gjennomgang (9.3): ISO krever at ledelsen jevnlig går gjennom styringssystemet med faste inputdata. I stedet for å sette det sammen manuelt kan du spørre Claude: «Gi meg oversikt over åpne avvik, tiltak som nærmer seg frist og endringer i risikobildet siste kvartal.» Grunnlaget som vanligvis tar timer å sette sammen, er klart på minutter. Det er fortsatt ledelsen som vurderer og beslutter.
Intern revisjon (9.2): Claude gjør ikke selve revisjonen, men forbereder grunnlaget. «Hvilke dokumenter i QDMS er ikke gjennomgått siste år?» «Finnes det avvik som er lukket uten rotårsaksanalyse?» Slike spørsmål tar sekunder i stedet for timer.
Måloversikt (6.2): Kvalitetsmål skal følges opp med tall. Spør Copilot: «Hvor lang er gjennomsnittlig behandlingstid på avvik i første kvartal?» eller «Hvor mange avvik er lukket innen frist?» Tallene kommer rett fra Business Online.
Slik bruker Lie Blikk og Soiltech kvalitetssystemet
Lie Blikk tok ISO 9001, 14001 og 45001 samtidig som de innførte Business Online. De brukte kvalitetskontrollplanene til å binde prosedyrene direkte inn i prosjektene, slik at kvalitetssystemet ble en del av arbeidshverdagen. Ikke et parallelt dokumentsystem som lever sitt eget liv. Les hele historien om Lie Blikk
Soiltech hadde strukturen på plass før veksten skjøt fart. Da de gikk på børs i 2024, ble styringssystemet satt på prøve med høye krav til dokumentasjonssporing og internkontroll. Det holdt. Les hele historien om Soiltech
Begge hadde samme utgangspunkt: de trengte étt sted for kvalitet, prosjekter og dokumentasjon. Ikke tre systemer som ikke snakker sammen.
Trenger jeg kvalitetssystem for ISO-sertifisering?
Du trenger ikke et digitalt kvalitetssystem for å bli sertifisert. Men du trenger dokumentstyring, avvikshåndtering, risikostyring og sporbarhet. Spørsmålet er om du vil bygge det i mapper og regneark, eller i ett system som allerede dekker de tyngste kravene.
Ofte stilte spørsmål om ISO og kvalitetssystem
Hva er forskjellen mellom ISO 9001, 14001 og 45001?
ISO 9001 handler om kvalitetsledelse: prosesser, dokumentstyring og kontinuerlig forbedring. ISO 14001 handler om miljøledelse: miljøaspekter, påvirkning og forebygging av forurensning. ISO 45001 handler om arbeidsmiljø: fareidentifikasjon, risikovurdering og HMS. Alle tre følger samme grunnstruktur (klausul 4 til 10) og kan driftes i ett felles ledelsessystem.
Trenger jeg konsulent for å bli ISO-sertifisert?
Det avhenger av intern kompetanse. Et kvalitetssystem som dekker dokumentstyring, avvikshåndtering og risikostyring gjør mye av grunnarbeidet enklere, men du må fremdeles forstå kravene i standarden og tilpasse dem til virksomheten. Det innebærer blant annet kontekstanalyse, risikovurdering, policyer og ledelsesforankring. Noen klarer dette med intern kompetanse, andre har nytte av rådgivning. Plattformen erstatter ikke forståelsen av standarden, men gir struktur så arbeidet ikke må gjøres på nytt.
Kan Business Online erstatte hele kvalitetssystemet vårt?
Business Online dekker rundt halvparten av ISO 9001-kravene direkte i plattformen, inkludert dokumentstyring, avvikshåndtering, risikostyring og prosesskart. Resten, som policyer, kontekstanalyser og målsettinger, lagres som dokumenter i QDMS. Noen krav, som kalibrering av fysisk utstyr, faller utenfor et digitalt system.
Hva er QDMS?
QDMS står for Quality Document Management System. Det er dokumentstyringsmodulen i Business Online. Den gir versjonskontroll, godkjenningsflyt med full historikk, distribusjon og tilgangsstyring. QDMS erstatter vanlige fildelte mapper med kontrollert dokumentstyring der du alltid vet hvilken versjon som gjelder, og hvem som godkjente den.
Kan vi ta alle tre sertifiseringene samtidig?
Ja. ISO 9001, 14001 og 45001 deler samme grunnstruktur, så mye av arbeidet gjenbrukes på tvers. Lie Blikk tok alle tre samtidig som de innførte Business Online. Fordelen med å gjøre alt på en gang er at du får ett sammenhengende system i stedet for å bygge på i ettertid.
Hva skiller Business Online fra andre kvalitetssystemer?
Business Online kombinerer kvalitetsstyring med CRM, prosjektstyring og HR i én plattform bygget på Microsoft 365. Rene kvalitetssystemer som EQS eller Landax dekker KHMS godt, men krever separate løsninger for resten. Med Business Online har avvik, prosjekter og kunder én felles datakilde.
Se hvordan kvalitetssystemet fungerer
Vi viser deg hvordan Business Online dekker ISO-kravene, med dine prosesser og dokumenter. 30 minutter, ingen forpliktelser.