Velbygd reduserte manuelt arbeid med Business Online

Ansatte i Odd Hansen har møte

Utfordringen

Unødvendig mye tidsbruk på e-poster

Vedbygd hadde allerede implementert SharePoint og Microsoft 365 sine verktøy i organisasjonen, derfor ble overgangen til Business Online et naturlig skritt i bedriftens utvikling.

Med Business Online har de nå en felles plattform for samarbeid mellom kunder, leverandører og prosjekter, fullt integrert med M365. Denne integrasjonen har gjort det mulig for Velbygd å redusere e-postmengden betydelig:

Daglig leder hos Velbygd, Kjetil Alvheim, så seg lei av at mye av arbeidstiden internt gikk bort til å svare på e-poster.

«Noen av oss mottar daglig 40-50 eposter, noe som kan bli overveldende. Man må åpne, lese og deretter slette, ta stillingen til eller eventuelt lagre eposten.»

Alvheim utdyper:

«I tillegg kan man ikke være sikker på om alle som trenger informasjonen er inkludert i eposttråden.»

Manuelt arbeid ble til en tidstyv

For Velbygd er det viktig å samle alle prosjektdetaljene på ett sted for å få en helhetlig oversikt over kjøpere, budsjett, overleveringsdatoer, salgsdashbord og prisutvikling. Utfordringen var at all informasjon om de ulike boligprosjektene ble registrert i Excel.

For en erfaren boligbygger, blir det fort mange henvendelser, både fra nye og eksisterende kunder. Med fem års garanti, er det viktig å kunne hente frem prosjektene som også er lagt tilbake i tid.

Med mange boligprosjekter kan det manuelle arbeidet med henvendelser fra kunder spise opp mye av arbeidstiden, Alvheim utdyper:

«Var vi nødt til å registrere nye kunder og andre henvendelser manuelt.»

Velbygd har satt seg ambisiøse vekstmål, derfor var effektivitet og minimering av manuelt arbeid høyt oppe på agendaen for selskapet.

"Noen av oss mottar daglig 40-50 eposter, noe som kan bli overveldende. Man må åpne, lese og deretter slette, ta stillingen til eller eventuelt lagre eposten."
Kjetil Alvheim
Daglig leder, Velbygd AS

Velbygd (tidl. Odd Hansen) er en erfaren boligbygger på Haugalandet og Sunnhordaland, med over 30 års erfaring i bransjen. Velbygd bygger både eneboliger og leiligheter. De har et sterkt team som jobber for å sikre en høy kvalitet på boligene og en god byggeprosess.

Høydepunkter
Utfordring
Løsning
Resultat

Løsningen

Et fleksibelt system som ivaretar kundens data

Tidligere jobbet de ansatte i Velbygd i mappestruktur, Excel og eposter. Etter hvert dukket behovet opp for å samle dokumenter og få bedre kontroll på prosessene.

Da de skulle i gang med å velge system, ble det viktig å tenke langsiktig. Med den raske teknologiske utvikling, var det derfor viktig for Velbygd å investere i et system som kunne vare lenge.

Når så mye viktig informasjon skulle inn i ett og samme system, var det derfor viktig å ha god tilgang til dataen som ble registrert i systemet, slik at man enkelt kan hente ut dataen dersom det skulle bli behov for det i fremtiden. Alvheim forteller:

«Det som var problemet den gangen var at vi var usikre på hvor lenge systemene kom til å vare, hvilken mulighet har vi til å hente ut dataene våre? Fordi nå legger vi alt inne i systemet.»

Løsningen ble derfor Business Online, hvor all data lagres i kundens egen Mirosoft 365-tenant. Dette betyr at det alltid er kunden selv som eier dataen som registreres i Business Online. I tillegg blir dataen godt ivaretatt av Microsoft sitt eget sikkerhetsnett. 

For Velbygd som ønsket å velge et system som de kunne ha på lang sikt, var det også gunstig at Business Online var bygget på toppen av Microsoft 365. Det gjør at Business Online alltid følger utviklingen til ett av verdens mest innovative selskaper, Microsoft.

Automatisering av henvendelser

Velbygd har i samarbeid med Business Online fått utviklet en løsning som knytter henvendelser fra nettsiden sammen med Business Online. Henvendelsene på nettsiden skiller mellom hva som er en potensiell ny kunde og hva som er en generell henvendelse og mulig reklamasjon. 

"Vi har fått autoregistrering på nye kunder og henvendelser. Før det kom så satt vi og "punchet" inn hver kunde i Business Online, men etter at vi fikk autoregistreringen så sparer vi en del tid."
Kjetil Alvheim
Daglig leder, Velbygd AS

Resultatet

Økt effektivitet i alle deler av bedriften

Fleksibiliteten som kommer med Teams i Business Online, har vært avgjørende for ansatte i Velbygd som daglig jobber med boligprosjekter via denne plattformen. Kommunikasjonen er flyttet fra lange e-posttråder til prosjektspesifikke Teams-kanaler, noe som gjøre samarbeid og oppgavefordeling enklere og mer direkte.

«Den største gevinsten for oss har vært muligheten til å inkludere alle, uavhengig av deres interesser og teknisk bakgrunn,» forteller Alvheim.

Ved å bruke Business Online og tilrettelegge for mer effektiv intern kommunikasjon, kan Velbygd fokusere på å skalere opp virksomheten og møte fremtidige muligheter med et robust og fleksibelt system.

Den økte effektiviteten Velbygd har opplever med Business Online gjør at de kan sette ambisiøse vekstmål for virksomheten. Alvheim forteller: «Vi har rigget oss for vekst og har nå et system som støtter dette målet.»

I tillegg til at den interne kommunikasjonen har blitt bedre og redusert behovet for eposter, har Velbygd også opplevd gode resultater ved å automatisere andre prosesser. Automatiseringen av nye kunder og henvendelser på nettsiden har økt effektiviteten. Alvheim forteller om sine opplevelser av automasjonen mellom nettsiden og Business Online:

«Tidligere var vi nødt til å registrere nye kunder og andre henvendelser manuelt, men nå har vi i samarbeid med Business Online integrert systemet med nettsiden vår, som sparer oss for tid ved å eliminere manuell registrering,» sier Alvheim. «All informasjon som registreres på nettsiden blir nå automatisk lagt inn i Business Online, noe som har økt vår effektivitet betydelig.»

Denne integrasjonen lar Velbygd flytte fokus bort fra tidkrevende manuelle oppgaver til en mer omfattende oversikt over kunder og prosjekter. Dette gir dem muligheten til å bruke tiden på å analysere og utnytte de innsamlede dataene, noe som gjør at de kan ta mer informerte og strategiske beslutninger.

"Vi har rigget oss for vekst og har nå et system som støtter dette målet."
Kjetil Alvheim
Daglig leder, Velbygd AS
Del denne artikkelen

Bli kjent med Business Online

Se og klikk deg gjennom demo av Business Online i dag