Hva er internkontroll? 5 krav du må dokumentere for HMS
Alle norske virksomheter er lovpålagt å ha internkontroll. Likevel opplever mange at HMS-arbeidet ender opp som en papirøvelse som sjelden oppdateres. Rutinene finnes, men de lever ikke i hverdagen.
Hva er internkontroll?
Systematisk HMS-arbeid krever en klar struktur for planlegging, gjennomføring og vedlikehold av tiltak. Dette gjøres gjerne via et HMS-system som dekker hele prosessen fra planlegging til oppfølging, i tråd
med gjeldende lovverk.
Internkontroll er bedriftens egenkontroll av dette systemet. Den handler om hvordan dere planlegger, overvåker og sikrer at HMS-systemet faktisk fungerer. Tenk på det som kvalitetssikring av HMS-arbeidet.
Er internkontroll påkrevd?
Ja. HMS-forskriften (Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid) krever at alle bedrifter gjør systematisk HMS-arbeid, inkludert oppfølging og kvalitetssikring. Det er ikke valgfritt.
Hvem har ansvaret?
Daglig leder har hovedansvaret. Selve arbeidet kan delegeres, men ansvaret kan ikke det. Samtidig må alle ansatte være involvert og bidra til at tiltak faktisk gjennomføres.
Verneombudet har en sentral rolle. Det er verneombudets oppgave å passe på at arbeidsgiver følger opp HMS-kravene, og at ansatte blir hørt i saker som gjelder arbeidsmiljøet. Virksomheter med ti eller flere
ansatte er pålagt å ha verneombud. Mindre bedrifter kan avtale en annen ordning, men noen må fylle funksjonen.
Ansatte har også en lovfestet medvirkningsplikt. Det betyr at du ikke bare kan lene deg tilbake og vente på at ledelsen ordner alt. Ser du en risiko eller et avvik, plikter du å melde fra. God egenkontroll
fungerer bare når rapportering skjer fra alle nivåer i organisasjonen.
Verdien av systematisk HMS-arbeid
Lovkravet er grunn nok. Men det er også gode forretningsmessige grunner til å gjøre dette ordentlig:
Færre bøter og sanksjoner. Manglende HMS-oppfølging kan føre til pålegg fra Arbeidstilsynet. Det koster penger og omdømme.
Problemer fanges opp tidlig. Risikovurderinger og avviksbehandling gjør at småproblemer ikke vokser seg store.
Lavere sykefravær. Et arbeidsmiljø der folk føler seg trygge gir færre ulykker og mindre belastning.
Bedre omdømme. Kunder, partnere og jobbsøkere legger merke til virksomheter som tar sikkerhet og kvalitet på alvor.
Uten et fungerende system for HMS risikerer dere høyere skadetall, dårligere effektivitet og et svekket rykte. Internkontroll er et barometer på hvor sunn bedriften er.
Vil du se hvordan dette ser ut i praksis?
Lie Blikk tok tre ISO-sertifiseringer samtidig som de innførte Business Online. Kvalitetskontrollplanene ble det som bandt systemet sammen.
Hva må dokumenteres?
HMS-arbeid og internkontroll skal dokumenteres skriftlig. Det er et lovkrav. Fem ting må med:
1. HMS-målsettinger
2. Oversikt over organisasjonen (ansvar, oppgaver og myndighet knyttet til HMS)
3. Risikovurderinger med tilhørende tiltak og planer
4. Prosedyrer for å identifisere, rette opp og forebygge avvik
5. Systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen
Mange opplever dokumentasjonen som tidkrevende. Med riktige verktøy trenger det ikke være det. Sjekklister, skjemaer og rapporter kan fylles ut fortløpende med automatiske varsler og påminnelser.
Slik fungerer det i Business Online
Business Online gir dere et kvalitetssystem integrert med Microsoft 365. Alle prosjekter har egne arbeidsområder der dere registrerer avvik og risikovurderinger, enten enkeltvis eller som del av en arbeidsprosess.
Data samles automatisk i KHMS-modulen, som gir ledelsen et visuelt dashbord over bedriftens helsetilstand. Dere ser raskt hvilke deler av organisasjonen som trenger oppfølging.
Avvik kan også rapporteres direkte via KHMS-modulen, uavhengig av prosjekt. Det er viktig, fordi kvalitetsarbeid ikke fungerer hvis bare ledelsen har tilgang. Business Online gir alle ansatte verktøyene de trenger for å rapportere og jobbe i samsvar med interne retningslinjer.
Internkontroll som fungerer er ikke et årlig skippertak. Det er noe som skjer hver dag, i verktøyene folk allerede bruker.
Andre relevante artikler om kvalitet og HMS
Se hvordan kvalitetssystemet fungerer
Vi viser deg hvordan Business Online dekker ISO-kravene, med dine prosesser og dokumenter. 30 minutter, ingen forpliktelser.