Vi har hørt og lest mye om smidighet og agile prosesser de siste årene. Likevel opplever mange at prosessene ikke blir strømlinjeformet fordi de mangler oversikt fra start til slutt. Du kjenner kanskje til deler av prosessen – som hvordan et produkt skal produseres – men ofte begynner kundereisen lenge før selve produksjonen, og fortsetter i form av oppfølging etter leveransen.
Når vi utelukkende stoler på egen erfaring og hukommelse, risikerer vi å glemme viktige steg eller utføre dem på ulike måter fra gang til gang. Resultatet kan bli uforutsigbar kvalitet, unødvendig merarbeid og misfornøyde kunder.
Her får du oppskriften på hvordan du kan kartlegge alle nødvendige steg i virksomhetens prosesser, sikre at de gjennomføres på en ensartet måte – og samtidig skape rom for kontinuerlig forbedring.
Hva er en prosess?
En prosess er en serie steg eller oppgaver som skal utføres i en bestemt rekkefølge for å oppnå et ønsket resultat. I en virksomhet er prosesser ofte knyttet til utvikling, salg, prosjektarbeid eller andre tilbakevendende arbeidsoppgaver. De fleste prosesser kan deles inn i flere faser, med et sett av delsteg i hver fase.
Forskning viser at det er lønnsomt å ha definerte prosesser. For eksempel:
- Ifølge Sales Management Association presterer hele 90 % av virksomheter som bruker en formelt definert salgsprosess bedre på salg enn de som ikke gjør det.
- En studie fra Harvard Business Review viste at virksomheter med standardiserte salgsprosesser kan øke inntektene med inntil 28 %.
- Likevel følger kun 55 % av selgere en definert salgsprosess, ifølge Objective Management Group.
Dette viser at mange går glipp av potensialet i å ha standardiserte, repetérbare rutiner for gjentakende arbeidsoppgaver. Det samme prinsippet gjelder også for andre typer prosesser, ikke bare salg.
10 steg til smidighet i prosessene
Å støtte seg på talent og erfaring er flott, men gjentakende arbeidsoppgaver krever en mer strukturert tilnærming for å sikre kvalitet og effektivitet. Likevel kan du fortsatt ha rom for kreativitet og fleksibilitet.
Her følger en trinnvis metode for å etablere en standardisert prosess som likevel gir handlingsrom:
- Snakk med medarbeiderne
Start med å hente innspill fra de som faktisk utfører prosessene. Finn ut hvordan dagens arbeidsflyt ser ut og hvilke steg som eventuelt mangler eller varierer fra person til person. Deretter bør en definert prosessansvarlig avgjøre hvordan en felles prosess skal utformes. - Definer triggere og kutt unødvendige steg
Når du bryter ned prosessen i tydelige faser og steg, blir det enklere å se hva som er overflødig. Identifiser triggere som markerer overgangen fra én fase til neste. Det bidrar til bedre flyt og gjør det lettere å oppdage flaskehalser. - Hold riktig kurs gjennom hele prosessen
En prosess fungerer som et veikart som hjelper både erfarne og nye medarbeidere med å vite nøyaktig hva som skal skje, når det skal skje, og hvor de kan justere kursen underveis. Pass samtidig på at det er rom for fleksibilitet. - Identifiser hvorfor prosesser stopper opp
Uten et definert veikart er det tidkrevende å finne ut nøyaktig hvor eller hvorfor en prosess feilet. Med en klar oversikt blir det raskt tydelig hvilke steg som ikke er fulgt, eller hvor flaskehalsen oppstod. - Få bedre prognoser
Et strukturert antall steg og en tydelig fordeling av oppgaver gir bedre innsikt i når prosessen fullføres. Dette hjelper deg med å lage mer nøyaktige prognoser for tid, kostnader og eventuelle salg. - Styrk kundeopplevelsen
89 % av kundene skifter leverandør etter en dårlig kundeopplevelse, viser forskning fra Oracle. Når du kartlegger og kvalitetssikrer prosessen basert på kundens behov, blir det enklere å levere verdi, bygge tillit og kommunisere tydelig. - Forenkle opplæring av ansatte
Med en definert prosess blir det enklere for nyansatte å komme i gang. De kan følge et konkret sett med oppgaver i hver fase, og dere slipper overlappende opplæringsmetoder som «skyggeordninger». Prosessen er deres felles referansepunkt. - Legg til rette for kontinuerlig forbedring
Standardiserte prosesser gir dere et klart bilde av hva som fungerer og hva som bør forbedres. Dere unngår å gjenta gamle feil og kan kontinuerlig jobbe med justeringer. - Vær god på endring
Når prosessene først er klart definert, blir det enklere å innføre eventuelle justeringer. Et tydelig veikart gir hele teamet et felles språk for endringsarbeidet. - Bruk teknologi som støtte
Prosesser som dokumenteres én gang men deretter glemmes, gir lite verdi. Ved å bruke en skybasert løsning som muliggjør kommunikasjon og samarbeid i sanntid, gjør dere det lett å følge definerte prosesser.
Mindre koordinering, mer verdiskapning
Ved å standardisere og effektivisere gjentakende prosesser reduserer dere behovet for manuell koordinering, skaper økt engasjement og leverer bedre kundeopplevelser. Summen av dette kan gi økt verdiskapning og en mer smidig drift – noe som alltid er en god plan!
Foreslåtte artikler
Andre artikler vi tror du vil like
