La grunnmuren før veksten – slik fikk Soiltech én felles måte å jobbe på
Da teknologiselskapet tredoblet omsetningen fra rundt 80 til 275 millioner på få år, økte tempoet og kravene. Likevel beholdt de oversikten og klarte å samle organisasjonen om felles prosesser og arbeidsmåter, med oppdatert dokumentasjon tilgjengelig for alle. Det gjorde det enklere å håndtere veksten – og ikke minst børsnoteringen i 2024.
Denne kundehistorien er et eksempel på hvordan struktur, fast praksis og ett felles styringssystem kan gjøre vekst mer håndterbart.
Om Soiltech
Soiltech er en teknologibasert totalleverandør av avfallshåndtering innen olje- og gassindustrien. Selskapet bruker styringssystemet Business Online for å håndtere kvalitet, dokumentasjon og prosjektbasert arbeid.
Soiltech håndterer, behandler og resirkulerer forurenset vann og fast avfall ved hjelp av mekaniske løsninger uten bruk av kjemikalier. Teknologien er energieffektiv, skalerbar og utviklet for høy kapasitet i krevende operasjoner.
Utfordring
Med ansatte fordelt på flere lokasjoner, både nasjonalt og internasjonalt, hadde Soiltech behov for effektiv samhandling på tvers av organisasjonen. Kombinasjonen av offshore- og onshorearbeid stilte ekstra høye krav til kontroll på informasjonsflyt, struktur og konfidensialitet.
Når mange jobber parallelt i prosjekter, blir det avgjørende å vite hvilken informasjon som er gjeldende, hvor den finnes, og hvem som har tilgang til hva.
Løsning
Det felles styringssystemet Business Online gir Soiltech én felles måte å jobbe på, på tvers av prosjekter, roller og lokasjoner. Løsningen er fleksibel og enkel å tilpasse, slik at den kan vokse i takt med virksomheten. Med tydelig tilgangsstyring sikres også kontroll på hvem som har tilgang til hvilken informasjon.
Resultat
Med én felles struktur og fast praksis har Soiltech god oversikt og effektiv samhandling på tvers av organisasjonen. Når prosjekter og dokumentasjon er samlet i ett styringssystem, jobber alle etter samme utgangspunkt.
Det gjorde selskapet bedre rustet for vekst, og for børsnoteringen i 2024.
Bygde strukturen før veksten kom
Soiltech håndterer og renser forurenset vann og fast avfall for olje- og gassindustrien, med strenge krav til sikkerhet, kvalitet og dokumentasjon. Mange vekstbedrifter håndterer dette med regneark, e-poster og systemer som ikke henger sammen. Viktig informasjon blir liggende i ansattes e-postinnbokser, og de vet ikke alltid om de jobber i siste versjon av et dokument.
Soiltech valgte å rigge seg annerledes – tidlig.
Allerede før veksten tok av, standardiserte de hvordan de jobbet og samlet prosesser, kvalitet og dokumentasjon i ett felles styringssystem. Målet var at prosedyrene ikke bare skulle ligge i et kvalitetssystem, men brukes likt i hverdagen, uavhengig av hvor i verden folk jobbet.
"Jeg har jobbet med KHMS [kvalitet, helse, miljø og sikkerhet] i over 17 år i olje- og gassnæringen hvor jeg har kjent på utfordringene knyttet til kommunikasjon og samhandling. Utfordringene har ofte vært knyttet til at man ikke bare har ett system. HR, KHMS og operasjon sitter i hver sin database, og de systemene snakker jo ikke sammen", sier Else-Karin Vådeland, VP HSSEQ & Sustainability i Soiltech.
Da hun kom inn i Soiltech, møtte hun en annen situasjon.
En felles ryggrad på tvers av land og operasjoner
Det felles styringssystemet de valgte den gangen, er Business Online, som Soiltech i dag bruker til å styre prosjekter og kvalitet på tvers av land, rigger og operasjoner.
"Uansett hvilket prosjekt du styrer, eller hvor du styrer det fra, så sitter du med den samme informasjonen", sier Vådeland.
Kjernen er kvalitetskontrollplanene (Quality Control Plans) – sjekklister og arbeidsflyt som sørger for at alle steg i en operasjon blir gjort på samme måte. Det gjør at fast praksis faktisk følges i prosjektene, ikke bare på papiret.
"Den største verdien er prosjektstyringsmodulen, det som går på Quality Control Plan. Den er avgjørende for oss. Så ett system, lik praksis, mindre rom for feil. Det gjør jo at jeg sover bedre på nettene", sier hun.
For nye ansatte beskrives systemet som selskapets felles ryggrad, der de finner prosedyrer, risikovurderinger, kvalitetssikring og kobling til avvik.
Avvik og observasjoner registreres i samme system som prosjektene, i stedet for å leve i egne Excel-ark eller e-poster. E-poster og vedlegg kan knyttes direkte til riktig prosjektrom, slik at viktig kommunikasjon ikke blir liggende skjult i enkeltinnbokser. Dokumentbiblioteket og dokumentstyringen sørger samtidig for versjonskontroll, slik at alle jobber i samme, godkjente versjon – med historikken tilgjengelig dersom noe må spores tilbake.
Slik har hele organisasjonen tilgang til riktig, oppdatert informasjon. Dermed blir forbedringer en del av måten Soiltech jobber på.
For Soiltech handlet god samhandling også om å redusere kompleksitet i en stadig mer sammensatt organisasjon. Med prosjekter som ansatte både offshore- og onshore, nasjonalt og internasjonalt, ble det viktig å kunne samle fagområdene i én felles arbeidsflate.
I bransjen Soiltech opererer i, er god informasjonsflyt og struktur kritisk. Offshore jobber man tett med andre aktører – noen ganger også konkurrenter – på samme installasjon og rigg. Da må det være helt tydelig hvilken informasjon som deles hvor, og hvem som har tilgang til hva.
"Nå ligger alle fagene inne i Business Online, slik at alt ligger til rette for å kommunisere og dele. Det er generelt en enklere måte å jobbe på", forteller Vådeland.
Ved å samle prosjekter, dokumentasjon og fagdisipliner i ett system, fikk selskapet et felles utgangspunkt for samhandling, uavhengig av rolle og lokasjon.
"Offshore jobber vi sammen med flere andre, også konkurrenter er kanskje på samme installasjon og på samme rigg. Vi må være ekstremt strukturerte i hvilken informasjon som deles hvor", påpeker hun.
Derfor var tilgangsstyring og konfidensialitet et viktig krav da systemet ble valgt. Det måtte være mulig å dele riktig informasjon med riktige personer, uten å gå på kompromiss med sikkerhet eller kontroll.
"Jeg føler meg komfortabel på at vi har konfidensialitet på ting. Du kan låse ned det du trenger og åpne det du trenger", legger Vådeland til.
Struktur som faktisk fungerer i hverdagen
For Soiltech var det ikke nok å etablere gode prosesser og tydelig struktur. For at styringssystemet faktisk skulle fungere i hverdagen, måtte det være enkelt å bruke – både for ledere og for operative roller ute i prosjektene.
Når tempoet er høyt og mange jobber parallelt, blir god oversikt avgjørende. Informasjon må være lett å finne igjen, og det må være tydelig hva som er gjeldende praksis.
"Jeg har mye bedre oversikt. Det er lett å finne igjen ting, fordi strukturen er bra. Jeg er jo et «sjekkliste menneske» av natur, så jeg liker at ting er ryddig. Jeg liker standardisering og det er jo dette systemet", forteller Vådeland.
Soiltech jobber prosjektbasert, og bruker derfor skreddersydde kvalitetssjekklister aktivt i prosjektene. Denne måten å jobbe på opplevdes som ny for Vådeland, sammenlignet med tidligere styringssystemer hun har brukt.
"Business Online er enkelt å få skreddersydd til vårt behov. Jeg vil si at det er et kjempepluss. Business Online «tvinger» deg til en viss grad å jobbe etter et mønster, men det er likevel en fleksibilitet i systemet og det er kanonbra", påpeker hun.
Kombinasjonen av faste rammer og tilpasningsmuligheter har gjort det enklere å sikre lik praksis, uten at systemet oppleves rigid i bruk.
Samarbeid med bedre flyt i hverdagen
For Soiltech har samarbeid på tvers av roller og funksjoner vært en del av måten de har jobbet på helt fra starten. Med én felles arbeidsflate har de unngått at samhandling blir preget av e-posttråder, vedlegg og parallelle dokumentversjoner, også når tempoet har økt.
I stedet for at dokumenter sendes frem og tilbake, kan arbeid samles i egne prosjekter, der flere jobber i dokumentene samtidig. Det gir bedre flyt i arbeidet og færre avbrudd i hverdagen.
"Vi bruker mindre tid, fordi vi oppdaterer «live» i et dokument. Det er en liten ting, men det gjør hverdagen vår veldig mye lettere", sier Vådeland.
Når prosjekter, dokumenter og kommunikasjon ligger samlet i samme struktur, blir det enklere å samarbeide på tvers av roller og funksjoner. Alle jobber med samme utgangspunkt og samme oversikt.
"Jeg synes det er enkelt og kjekt å jobbe i Business Online, og jeg liker at det alltid finnes muligheter. Det er jo brukervennlig, lett å samarbeide i og ryddig", sier hun.
Slik har Soiltech lagt til rette for effektivt samarbeid, uten at struktur og kontroll går på bekostning av fleksibilitet i arbeidshverdagen.
Strukturen satt på prøve
Da Soiltech, etter flere år med kraftig vekst, gikk på børs høsten 2024, fikk de testet hvordan strukturen og styringssystemet fungerte når kravene til dokumentasjon og internkontroll var ekstra høye.
"Børsnoteringen var en grundig test på dokumentasjonssporing, risikostyring og internkontroll. Der du må bevise, og ikke bare si, at prosessene våre er robuste. Det fikk vi jo bevist", sier Vådeland.
CFO og andre som ikke jobber daglig i systemet, måtte inn og hente ut styrende dokumenter, prosedyrer, sjekklister og håndbøker.
"Jeg merket at det var veldig lett å guide dem inn til styrende dokumenter. Her ligger alt. Prosedyrer, sjekklister, skjemaer, hvordan vi gjør det. Systemet gjorde det ryddig og lett å finne dokumentasjonen vi trengte", sier hun.
Vekst uten å miste fotfestet
I dag vokser Soiltech videre med flere internasjonale prosjekter og økte krav fra kunder og myndigheter. For mange kan dette gjøre arbeidshverdagen mer uoversiktlig. Soiltechs erfaring er at veksten blir mer kontrollert når strukturen er på plass.
"Vi merker jo at vi vokser, som kanskje gjør at vi må bygge på og utvide strukturen. Men da har vi et grunnlag som er etablert, og da er det bare å bygge på. Det har vi opplevd som ganske enkelt", sier Vådeland.
"Vi hadde Business Online på plass før veksten skjøt fart. Det gjør at vi nå kan skalere uten å stresse organisasjonen. Strukturen er der allerede, vi bygger bare videre på den", avslutter hun.
Med Business Online som grunnmur har Soiltech håndtert en stor økning i aktiviteten og bevart oversikten, samtidig som selskapet er godt rustet for videre vekst.
Vil du ha samme struktur som Soiltech?
Vi viser deg hvordan Business Online kan fungere for dere. Kun 30 minutter, ingen forpliktelser.