Veksten til NovuMare skapte behov for bedre struktur
NovuMare jobber med beskyttelse av det maritime miljø, hvor de tilbyr rådgivning, konsulentarbeid, kurs og øvelser innen akutt forurensning og sikring av ytre miljø. NovuMare er akkreditert av Nautical Institute.
NovuMare hadde behov for å samle data på én plass, ettersom informasjon ble lagret på ulike plasser, både lokalt og på SharePoint. I tillegg hadde de som liten bedrift behov for mer effektive administrative prosesser.
Med Business Online fikk de ett felles skybasert system for hele bedriften som eliminerte behovet for lagring lokalt. I tillegg til at det er et brukervennlig verktøy for å skape etterlevelse.
Business Online har gjort at NovuMare nå kan bruke mindre tid på å lete etter informasjon og prosedyrer, ha dokumentert etterlevelse med kvalitetskontrollplaner, samt ett felles system som samler all informasjon og kommunikasjon, noe som reduserte behovet for eposter.
Veksten skapte et umiddelbart behov for bedre struktur
Da de tre ildsjelene i NovuMare startet bedriften i 2017, tok de i bruk SharePoint og utformet en mappestruktur her for å ha kontroll på ulike prosedyrer, prosesser og generell dokumentasjon. Etter hvert som bedriften vokste og de ble flere ansatte, så merket de at det begynte å bli utfordrende å ha god oversikt internt.
Informasjonen ble lagret på ulike plasser, både på SharePoint og lokalt på egne datamaskiner. Dette bremset informasjonsflyten i bedriften og gjorde at de administrative prosessene ble tyngre og mer tidkrevende.
"Måten vi kunne jobbe i Business Online på harmonerte veldig med måten vi selv tenkte og etterstrebet i vår egen mappestruktur," sier Rune Holmen, HMSK-leder i NovuMare.
Da NovuMare kun var tre ansatte kjente de ikke helt på behovet for å ha en samlingsplass for informasjon. Dette behovet meldte seg derimot kjapt da bedriften vokste og de begynte å ansette flere folk.
"Når vi begynte å ansette folk så vi det med en gang, at her blir vi nødt til å skaffe oss verktøy som samler data på èn plass. Det var informasjonsflyten, dokumentasjonsbehovet samt behovet for effektive administrative prosesser som utløste det behovet for å skaffe seg et IT-verktøy," forteller Holmen.
Vekst kan ofte skape hodebry for både ledere og ansatte i en bedrift, fordi det ofte er mye som skal håndteres på én gang. I en bedrift som NovuMare, hvor ansatte ofte er på ulike oppdrag og lokasjoner, er det spesielt viktig å ha enkel og god tilgang på informasjon.
Hentet ekstern hjelp for å finne løsningen de var på jakt etter
For NovuMare var det viktig å ha et skybasert system som kunne være tilgjengelig på alle flater, ettersom de ofte jobbe ute i felt når de er på oppdrag for kunder. NovuMare har kunder i både inn- og utland, derfor var det viktig med et system som kunne håndtere informasjonsflyten internt i bedriften sømløst.
"Essensen var at systemet måtte være skybasert og tilgjengelig på alle digitale flater, det skulle være så enkelt å bruke at du nesten ikke trenger opplæring og det måtte være et verktøy som hjelper oss å skape etterlevelse av de prosedyrene og prosessene vi ønsket å kjøre," sier Rune.
NovuMare ønsket også å samle alt i ett enkelt system fremfor å ha flere enkeltstående systemer som ikke snakket med hverandre. Dette hadde de prøvd å etterstrebe i egen mappestruktur tidligere, men opplevde at de egentlig ikke hadde den kontrollen de ønsket da etter hvert som bedriften vokste.
Mindre leting etter informasjon har gjort NovuMare mer effektive
Gjennom å samle all informasjon og kommunikasjon på én felles plattform hvor alle ansatte kan jobbe, legge inn informasjon og dokumenter, samt enkelt hente frem den informasjonen de leter etter reduserer tidstyvene i bedriften.
Ofte går mye av kommunikasjonen gjennom e-poster, og man må da bruke mye tid på å lete tilbake i innboksen for å finne den informasjonen man leter etter.
Med Business Online reduseres behovet for kommunikasjon gjennom e-poster, fordi mye av informasjonen lagres og struktureres i systemet. På denne måten blir det enkelt for alle ansatte å finne informasjonen de leter etter.
Bedre etterlevelse med Business Online
Business Online gir bedriftene et rammeverk som gjør at informasjon og dokumenter blir strukturert. Det gjør at bedrifter ikke bare effektiviserer arbeidshverdagen, men de øker også kvaliteten av arbeidet.
Det vil med andre ord ikke nødvendigvis endre måten bedriften jobber på, men det setter arbeidet mer i system. Dette er med på å øke etterlevelsen av prosesser og prosedyrer, fordi det ikke bare er lettere å finne frem til hvordan man skal gjøre hva, men også fordi alt dokumenteres mens man gjør det.
"Måten vi kunne jobbe i Business Online på harmonerte veldig med måten vi selv tenkte og etterstrebet i vår egen mappestruktur. I tillegg er vi glad i kvalitetssjekklistene, altså det å lage enkle sjekklister som skaper etterlevelse. Det tror jeg gjorde at vi valgte Business Online," forteller Rune Holmen.
"I tillegg liker vi godt kvalitetskontrollplanene - det å kunne lage enkle sjekklister som skaper etterlevelse er en viktig grunn til hvorfor vi valgte Business Online."
Har du lyst på samme veksthistorie som NovuMare?
Vi viser deg hvordan Business Online kan fungere for din bedrift. Kun 30 minutter, ingen forpliktelser.