Prosjektarbeid: Når Excel og e-post ikke holder lenger
De fleste bedrifter starter prosjektarbeidet i Excel. Prosjektlisten i et regneark, timene i et annet, dokumentene i en mappestruktur som ga mening da dere var ti ansatte. Det fungerer. En stund.
Så ansetter dere flere. Prosjektene blir flere. Og plutselig bruker prosjektlederen halve dagen på å finne ut hvor ting ligger, hvem som har siste versjon, og om noen faktisk har gjort det de skulle.
«Vi sitter mye timer med enkle oppgaver,» fortalte en prosjektleder vi snakket med. Bedriften hans dupliserte prosjektdata manuelt mellom systemer fordi ingenting hang sammen. Timeregistrering ett sted,
økonomi et annet, kundedokumenter i en mappe ingen andre fant frem i. «Det er egentlig ganske dumt, men vi bruker Excel fordi det er enklere. Til en viss grad.»
Han beskrev noe vi hører i nesten hvert salgsmøte. Prosjektarbeidet vokser, men verktøyene står stille.
Er dette relevant for din bedrift?
Denne artikkelen er skrevet for bedrifter med 10 til 100 ansatte som jobber prosjektbasert. Enten dere er i bygg, olje og gass, teknologi eller installasjon. Fellestrekket er at prosjektene har blitt flere
og større, men måten dere jobber på er den samme som da dere var halvparten så mange.
Fem tegn på at dere har vokst fra prosjektverktøyene
1. Prosjektlederen må ringe rundt for å få status
En av bedriftene vi snakket med beskrev det slik: «Vi har det på følelsen nå, hvor vi ligger på prosjektet. Nå opererer man litt med arkitekt, litt med regnskap, ofte så kommer det en telefon til noen på
kontoret: kan du hente ut de og det tallet til meg.»
Prosjektstatus burde ikke avhenge av hvem som svarer telefonen. Når lederen må ringe tre personer for å vite hvor et prosjekt ligger, mangler det ikke informasjon. Det mangler ett sted å finne den.
2. Samarbeid skjer i innboksen
«Vi har ikke egentlig noe system for akkurat det,» fortalte en bedrift om hvordan prosjektlederne samarbeider med innkjøp og design. Det gikk via e-post, telefon og tilfeldige Teams-møter.
Problemet er ikke at folk ikke samarbeider. Problemet er at samarbeidet ikke er synlig for noen andre. Prosjektarbeid som lever i personlige innbokser, forsvinner når folk er syke, slutter eller bare glemmer
å videresende.
3. Ingen vet hva som hører til prosjektet
En bedrift i vekst hadde kontrakter i én mappe, underleverandører i et regneark og korrespondansen i innboksen til prosjektlederen. De ønsket bedre rammer, men visste ikke hva de manglet. Det er poenget. Når prosjektinformasjonen er spredt, oppdager dere ikke hullene før det er for sent.
4. Dere dupliserer data mellom systemer
En prosjektleder fortalte at de jobbet i kundens prosjektverktøy, men måtte «hele veien ned og duplisere det til vårt eget nivå, slik at vi alltid har det i våre systemer.» Samme tall, tastet inn to ganger,
i to systemer. Hver uke. Og hvis noen glemmer det, stemmer ikke tallene lenger.
5. Mappestrukturen har vokst ut av kontroll
Det starter med noen mapper. Så legger noen til en undermappe. Så en til. Etter noen år har dere Rapport_ENDELIG_v3_NY.docx ved siden av Rapport_ny_ENDELIG_v3_NY.docx, og ingen vet hvilken som gjelder.
Filnavn med «ENDELIG» i seg er et symptom. Når mappestrukturen krever forklaring for å gi mening, har prosjektarbeidet vokst forbi systemet.
Når kunden krever dokumentasjon dere ikke kan levere
Mange bedrifter oppdager strukturproblemet først når noen andre stiller krav. En stor kunde vil se kvalitetsdokumentasjon på prosjektene. Et anbud krever ISO 9001. En revisjon avdekker at prosedyrene finnes, men at ingen kan bevise at de faktisk følges.
Da hjelper det ikke å ha en mappestruktur med gode intensjoner. Da trenger dere sporbarhet. Hvem gjorde hva, når, og i henhold til hvilken prosedyre. Det er forskjellen på å ha et kvalitetssystem og å kunne bevise at dere bruker det.
Prosjektarbeid er mer enn byggeprosjekter og milepæler
Når vi sier prosjektarbeid, tenker de fleste på store leveranser med Gantt-diagrammer og ukentlige statusmøter. Men en rekruttering er også et prosjekt. Det samme er en ISO-sertifisering, en onboarding, en kampanje eller en budsjettprosess. Alt som har et mål, noen steg og involverer mer enn én person.
Forskjellen er hvor mye struktur det trenger. En onboarding trenger kanskje bare en sjekkliste som den nyansatte og lederen følger. Et byggeprosjekt trenger Gantt-diagram, kvalitetskontrollplan og
dokumentstyring med versjonering. Et tilbud trenger kobling mellom kunde, kalkyle og oppfølging.
I Business Online velger dere selv. Samme plattform, ulik grad av struktur. Prosjektarbeidet tilpasser seg oppgaven, ikke omvendt.
Slik fungerer prosjektarbeid i Business Online
Business Online samler prosjektarbeidet i én plattform bygget på Microsoft 365. Det betyr at dere jobber i Teams, Outlook og SharePoint som før, men med prosjektstruktur rundt det.
Prosjektoversikt. Daglig leder ser alle prosjekter med status, ansvarlig og fremdrift uten å be noen om en rapport. Prosjektlederen ser sine. Avdelingslederen ser avdelingens. Ingen trenger å lage en
PowerPoint for å vise hvor ting står.
Sjekklister (QCP). Noen prosjekter trenger en fast prosess. Da definerer dere sjekkpunkter som følger prosjektet fra start til slutt. Hvert steg dokumenteres automatisk med hvem som gjorde hva og når. Nyttig
for kvalitetskrav, ISO-revisjoner og prosjekter der det ikke holder å si «vi pleier å gjøre det sånn».
Gantt-diagram. For prosjekter med mange avhengigheter gir Gantt-diagrammet en visuell tidslinje over milepæler, frister og hvem som venter på hvem.
Dokumenter i prosjektet. Alt som hører til prosjektet ligger i prosjektet. Kontrakter, tegninger, korrespondanse. Ikke i noens innboks, ikke i en personlig mappe på skrivebordet. Når noen slutter, er dokumentene fortsatt der.
CRM koblet til prosjekt. Kunden, tilbudet og prosjektet henger sammen fra første kontakt til ferdig levert. Selgeren ser hva som ble lovet. Prosjektlederen ser hvem kunden er. Ingen «kan du videresende den e-posten der du sendte tilbudet?»
Fra følelse til fakta
«Vi har det på følelsen nå, hvor vi ligger på prosjektet,» er noe vi hører i nesten hvert salgsmøte. Det er ikke fordi folk er slurvete. Det er fordi verktøyene ikke gir dem noe bedre enn magefølelse.
Prosjektarbeid i Business Online gir prosjektlederen tall i stedet for antagelser. Hva er gjenstående timer? Hvilke sjekkpunkter er ikke utført? Ligger vi foran eller bak planen? Svarene er der uten at noen
trenger å grave dem frem.
Det er ikke fordi rapportering er gøy. Det er fordi det er billigere å oppdage et avvik i uke 3 enn i uke 12.
Lie Blikk gikk fra tre arbeidsmåter til én
Lie Blikk i Stavanger vokste fra 60 til over 100 ansatte på kort tid. Omsetningen nærmet seg 175 millioner. Men arbeidsmåten hang ikke med.
«Vi jobbet på én måte i kalkulasjonsfasen, en annen måte i prosjekteringsfasen og en tredje i gjennomføringen,» fortalte Eirik Kvilstad Heskja, leder for digitalisering og økonomi. Informasjon lå i ulike
fagsystemer, SharePoint-lister og Excel-ark. Samme opplysninger ble lagt inn flere steder.
I dag bruker Lie Blikk Business Online fra forespørsel til ferdig prosjekt. Tilbud, prosjekter, kvalitet og oppfølging er samlet i én plattform. De håndterer 10 til 15 tilbud per prosjekt med full oversikt over hvilket tilbud som hører til hvilket prosjekt og hvilken kunde.
De tok samtidig tre ISO-sertifiseringer: 9001, 14001 og 45001. QCP-ene i Business Online ble verktøyet som satte kvalitetskravene ut i praksis.
«QCP-en er den største fordelen vi har fått,» sa Heskja. «Veksten holder farten, men den er ikke lenger smertefull.»
Les med om Lie Blikk
Lie Blikk vokste fra 60 til over 100 ansatte. Prosjektarbeidet hang ikke med. Slik fikk de kontroll.
Hva som endrer seg de første månedene
De første ukene handler om å flytte prosjektarbeidet inn i én plattform. Dokumenter, sjekklister og kundeinformasjon samles. Det krever litt innsats fra teamet.
Etter en måned eller to merker de fleste at letingen stopper. Prosjektlederen finner det hun trenger uten å spørre noen. Daglig leder ser porteføljen uten å be om en rapport.
Etter tre måneder er det den gamle måten som føles tungvint. Og når neste revisjon eller kundegjennomgang kommer, ligger dokumentasjonen der allerede.
Alt prosjektarbeid. Ett sted.
Prosjektarbeid handler ikke om metodikk. Det handler om at informasjonen finnes der den trengs, at prosessene følges uten at noen må passe på, og at ledelsen ser hvordan prosjektene ligger an uten å spørre. Business Online samler prosjekt, kvalitet, CRM og dokumenter i én plattform bygget på Microsoft 365.
Verktøyene skal vokse med dere
Det som fungerte da dere var ti ansatte, fungerer ikke når dere er femti. Det er ikke et tegn på at noe er galt. Det er et tegn på at bedriften har vokst. Spørsmålet er om prosjektarbeidet får lov til å vokse med.
Se hvordan prosjekstyring fungerer i Business Online
Book et møte. Vi viser deg hvordan prosjektarbeidet ser ut for bedrifter som ligner din. 30 minutter, ingen forpliktelser.