Ofte stilte spørsmål
Her kan du finne våre ofte stilte spørsmål. Finner du ikke det du leter etter? Les vår digitale brukermanual eller snakk med oss.
Generell informasjon
Ja, Business Online kan brukes på mobil. Systemet er integrert med Microsoft 365 slik at man kan bruke SharePoint sin app til Business Online eller gå inn på systemet via nettleser.
Du kan med andre ord enkelt registrere avvik, laste opp bilder, hente frem relevante sjekklister og mye mer gjennom mobilen din.
Vi tilbyr ikke en gratis prøveversjon av Business Online. Dette er fordi systemet bygges på toppen av kundens egen Microsoft 365-tenant.
Denne løsningen kommer med flere fordeler for deg som er kunde av Business Online. Kundene våre eier selv all data som registrert i Business Online, det vil si at dersom dere skulle velge å si opp avtalen med oss en gang, så vil aldri dataen dere har registrert her forsvinne.
I tillegg vil sikkerheten i systemet være ekstra godt ivaretatt, slik at dere ikke trenger å være bekymret for at sensitiv informasjon skal komme på avveie.
Business Online tilbyr derimot en interaktiv demo som lar deg klikke deg igjennom ulike scenarioer.
Ja, Business Online har åpen REST API og kan derfor integreres med andre systemer som også har REST API.
Prisen på Business Online varierer basert på hvilke moduler og ekstrafunksjoner man velger, samt størrelsen på bedriften. Business Online har en abonnementsmodell med en årlig fastpris.
Ja, vår supportavdeling er tilgjengelig alle hverdager mellom kl. 08.00 og kl. 16.00. Du kan ringe oss på +47 910 01 333 eller sende oss en epost på support@business-online.no
Alle ansatte hos Business Online sin supportavdeling har god kjennskap til systemet og kan svare på det du måtte lure på. Her tar vi i mot spørsmål og veileder kundene våre.
Dersom noe haster utenfor vanlig arbeidstid, er vi selvsagt tilgjengelige.
Business Online er et fleksibelt og skalerbart system som er integrert med Microsoft 365. Systemet lar deg:
- Skreddersy egne sjekklister for arbeidsprosess og kvalitetssikring
- Lage egne listevisninger etter ditt behov
- Opprette egne avdelinger innad i systemet
Business Online har et strukturert rammeverk som gjør at informasjonen som lagres i systemet får en logisk plassering, det gjør det enkelt å finne igjen informasjon.
Tilgang og sikkerhet
Autentisering er din personlige pålogging som vil gi deg tilgang til Microsoft 365. Autentisering administreres av IT-ansvarlig hos bedriften eller tredjeparts skytjenesteleverandør.
Business Online har et rollebasert autorisasjonsprinsipp. Alle brukere i Business Online vil ha bidrags- og lesetilgang til de fleste lister og arbeidsrom i systemet. Noen funksjoner og arbeidsrom kan derimot begrenses til utvalgte roller eller deles med et definert sett brukere.
I tillegg finnes det rundt ti andre roller som kan tildeles den enkelte brukeren i Business Online. Systemadministrator er den eneste rollen som har tillatelse til å administrere disse rollene.
Det vil i utgangspunktet være én til to administratorer som har det overordnede ansvaret for brukere og tilganger. Brukere kan be om å få økt tilgang, men områder som HR, avvikshåndtering, kontrakter og lignende administreres av øverste ledere.
Ja, det er mulig å gi gjestetilgang til konsulenter eller annet innleid personell i Business Online. Man trenger ikke en Microsoft 365-konto for å få gjestetilgang i Business Online.
Implementering
Det tar tre måneder å implementere Business Online dersom dere velger å ta i bruk hele systemet. Ønsker dere ikke å ta i bruk alle modulene med én gang vil implementeringsløpet bli kortere.
Ja, vi tilbyr en implementeringspakke til fastpris. Prisen og tidsperioden for implementeringsløpet vil avhenge av hvilke moduler dere ønsker. Implementeringsløpet for alle fire moduler varer i tre måneder.
Vi tilby også gratis kvartalsvise oppfølgingsmøter med prosjektleder i etterkant av implementeringen.
Moduler
I Business Online finner du modulene CRM, Prosjekt, KHMS og Personell. I tillegg får du alltid med Min Side og Intranett, uansett hvilken modul dere velger.
I Business Online har du hovedsakelig tre verktøy for prosjektplanlegging:
- Kvalitetssjekklisten definerer prosjektet og sikrer kvalitet og kontinuitet for de ulike prosjekttypene. Kvalitetssjekklisten deles opp i ulike faser med underpunkter som beskriver hvilke steg man må gjennomføre fra start til slutt. Ved å ha forhåndsdefinerte kvalitetssjekklister, vil prosjektdeltakerne alltid ha full oversikt over de ulike stegene i de ulike fasene, noe som igjen sikrer at alle prosjektene utføres på samme måte.
- Prosjektplanen er et verktøy for å følge med på fremdrift. Denne er langt mer detaljert med tanke på ansvar, oppgaver og tidsperspektiv. Her kan prosjektleder lage en Gantt-visning med start- og sluttdato, definere hovedoppgaver med underoppgaver og tildele ansvar og oppgaver til prosjektdeltakere.
- Planner er Microsofts eget verktøy integrert i vårt system. Dette oppgaveverktøyet er tiltenkt mindre ad hoc-oppgaver som vil oppstå underveis i et prosjekt.
CRM modulen er fellesområde for alt som har med bedriftens relasjoner å gjøre. Her finner man oversikt over bedrifter, kontrakter, kontakter og potensielle kunder. I CRM modulen registreres alt av viktig informasjon som hører til kunde, leverandør, samarbeidspartner eller konkurrent. Her jobber man også med oppfølging av salgsmuligheter.
Selvbetjening betyr at man som ansatt kan gå inn å oppdatere egen informasjon rundt kontaktopplysninger, pårørende og evt. kursbevis.
Bedre kontroll & oversikt
Business Online forenkler oppfølgingen av dine salgsmuligheter. Få full oversikt over nøkkelinformasjon som neste oppfølgingsdato, salgspipeline og hvilke muligheter som skal prioriteres – i sanntid.
I leads-delen finner du også en kvalitetssjekkliste som fungerer som en praktisk «huskeliste» for salgsprosessen. Denne sjekklisten sikrer at du følger de riktige stegene, og bidrar til økt kvalitet, kontinuitet og identifisering av forbedringspotensial i salgsarbeidet.
I et prosjekt fungerer kvalitetssjekklisten som det styrende verktøyet for å sikre at gjentakende arbeidsprosesser blir gjennomført etter bedriften egne kvalitetssikrede arbeidsprosess. Prosjektleder kan definere prosjektets start- og sluttperiode, samt delegere ansvar og oppgaver.
Alle utførte oppgaver dokumenteres kontinuerlig, slik at teamet til enhver tid har full oversikt over siste nytt og prosjektets fremdrift. Dette gjør det enklere for prosjektleder å følge med og gripe inn hvis noe ikke blir gjort innen avtalt tid.
Med et brukervennlig rapporteringsverktøy kan ansatte registrere avvik løpende, noe som gir et mer nøyaktig bilde av de faktiske utfordringene i virksomheten. Dette gjør det lettere å identifisere kostnadsdrivere som tidligere har gått ubemerket på grunn av manglende rapportering.
Med Business Online kan du enkelt registrere og håndtere avvik, samt få tilgang til dashbord som gir deg oversikt over statistikk, risikobilde og dokumenthåndtering – alt for å styrke kontrollen og forbedre driften.
Hver ansatt får tilgang til et selvbetjeningsverktøy for å oppdatere egen kontaktinformasjon – en funksjon som sparer tid for HR-avdelingen. HR-ledere får også en spesialdesignet mappestruktur som sikrer etterlevelse av GDPR-krav.
Med Business Online får du dedikerte arbeidsrom for hver ansatt, der du enkelt kan samle og organisere dokumentasjon knyttet til medarbeidersamtaler, sykemeldinger og mer.
Før en revisjon kreves ofte et omfattende forarbeid for å kartlegge avvik, oppdatere styrende dokumentasjon, gjennomgå prosesstegninger og bekrefte at prosessene følges. Mange oppdager da at de mangler en fullstendig oversikt over hva som allerede er dokumentert, noe som medfører tidkrevende re-dokumentasjon.
Med Business Online reduserer du disse forberedelsene betydelig. Vårt brukervennlige kvalitetssystem gir deg full kontroll over all styrende dokumentasjon, revisjoner og ansvarspersoner – slik at du alltid finner riktig og nyeste utgave av hvert dokument.
I tillegg gjør vårt integrerte rapporteringsverktøy det enkelt å fange opp avvik, forbedringsforslag og observasjoner. Med lett tilgjengelige verktøy øker sannsynligheten for at ansatte rapporterer, og du får et mer nøyaktig bilde av hvilke kostnadsdrivere som påvirker virksomheten. Resultatet er bedre oversikt, mer kontroll over kostnader og en effektiv revisjonsprosess.