Struktur på veksten – hvordan Lie Blikk skalerte til over 100 ansatte med én plattform
Ett felles system gir Lie Blikk bedre oversikt, felles arbeidsmetodikk og enklere tilgang til riktig dokumentasjon – både i ledelsen, administrasjonen og ute i felt.
100%
av prosjektene følger en fast plan for kvalitet og kontroll
10+
tilbud håndtert uten rot i hvert prosjekt
3
ISO-sertifiseringer
Om
Lie Blikk er en moderne blikkenslagerbedrift som evner å tenke nytt i takt med markedet og den teknologiske utviklingen. De gjør mye mer enn å levere takrenner, pipehatter og beslag, de lager det meste som er laget i metall – fasader, tak, rekkverk, trapper og spesialbestillinger fra kunder. Som en del av Lie Gruppen, et konsern med fire selskaper innen bygg og metall, leverer Lie Blikk kvalitet i alle ledd og strekker seg langt for å sikre at kundene får løsninger som er både vakre og holdbare.
Utfordring
Lie Blikk hadde vokst fra rundt 60 til nesten 100 ansatte på kort tid, og systemene fulgte ikke med. Informasjon lå spredt i ulike fagsystemer, SharePoint-lister, Excel-ark og Teams – det fantes ingen felles sannhetskilde. Dette gjorde det utfordrende å få avdelingene til å jobbe etter samme metodikk, og skapte flaskehalser når folk måtte jakte på informasjon på tvers av systemer.
Løsning
Lie Blikk valgte Business Online fordi systemet svarer godt på deres behov for bedre samhandling, struktur og dokumentkontroll. De ønsket én felles plattform som kunne binde sammen hele virksomheten – fra tilbud og prosjekt til HR og kvalitetsoppfølging. Løsningen måtte også være mobilvennlig, intuitiv i bruk og fleksibel nok til å tilpasses bedriftens eksisterende arbeidsprosesser.
Resultat
Business Online har gjort den operative hverdagen enklere og mer strukturert for Lie Blikk – med tydelige gevinster for både ledelsen, administrasjonen og de ansatte i felt. Ledelsen har fått bedre oversikt og innsikt i prosjektene, prosjektlederne jobber mer effektivt med færre avbrudd, og medarbeiderne ute i felt har enkel tilgang til informasjonen de trenger. Det gir bedre samhandling, mer forutsigbarhet og høyere kvalitet i kundeleveransene.
Behov for bedre samhandling og felles metodikk
Da Lie Blikk begynte å vurdere et nytt styringssystem, handlet det om å ta neste steg i en naturlig utvikling. Bedriften ønsket å styrke samspillet mellom avdelinger og sikre at all informasjon var lett tilgjengelig og strukturert på tvers av prosesser.
“Vi jobbet på én måte i kalkulasjonsfasen, en annen måte i prosjekteringsfasen og en tredje i gjennomføringen av prosjekt. Det var rett og slett vanskelig å samhandle fordi informasjonen var så spredt,” forteller Eirik Kvilstad Heskja, leder for digitalisering og økonomi i Lie Blikk.
De så spesielt potensial for forbedring i overleveringsfasene mellom kalkulasjon, prosjektering og prosjektledelse. Som i mange prosjektbaserte virksomheter, oppsto det noen ganger utfordringer når informasjon skulle videreføres fra én rolle til en annen.
“Vi hadde en klar tanke om å jobbe etter en fastsatt metodikk, men det var vanskelig å kvalitetssikre at vi faktisk jobbet på den måten vi ønsket. Det var en del frustrasjon, og litt uavklart rollefordeling i prosjektene.”
Én plattform for hele virksomheten – fra prosjekt til kvalitet og HR
Lie Blikk valgte å samle hele virksomheten i ett system: Business Online. Siden innføringen har prosjektstyringssystemet blitt et gjennomgående verktøy i hele verdikjeden, fra tilbud til prosjektgjennomføring, HR og kvalitetsoppfølging.
“Vi bruker Business Online til alt som går på prosjektgjennomføring. Dokumentasjon og kommunikasjon i prosjektet, helt fra vi får en forespørsel og til det er ferdig gjennomført.”
For en bedrift hvor mange av de ansatte jobber helt uten PC, var mobilvennlighet avgjørende. Tidligere var det utfordrende å nå ut med viktig arbeidsinformasjon til folk i felt. Med Business Online på mobil kunne montører og håndverkere ute i felt få direkte tilgang til tegninger, kvalitetskontrollplaner og avviksmeldinger, alt på telefonen, uten å måtte ringe kontoret.
“Vi er håndverkere og flinke i faget vårt, men ønsker ikke å måtte være spesielt IT-tekniske. Vi trenger et system som gjør det enkelt å jobbe på samme måte. Det har stor verdi for dem ute i felt at vi samler alt på ett sted, og at det er tydelig hvor de finner informasjonen de trenger.”
Kvalitetskontrollplaner sikrer lik gjennomføring og høy kvalitet
For Lie Blikk er kvalitetskontrollplaner i Business Online blitt en sentral del av prosjektgjennomføringen. En kvalitetskontrollplan (QCP) gir en klar og strukturert oversikt over alle oppgavene som skal utføres for å levere tjenester i henhold til høye krav. Dette reduserer risikoen for feil og sikrer at alle nødvendige steg i prosjektet blir gjennomført. Ikke minst sikrer QCP at alle jobber likt og etter beste praksis.
“Vi bruker QCP aktivt for å sikre de stegene vi har sagt at vi skal gjennomføre. I og med at vi har en fastsatt kvalitetskontrollplan og en felles struktur i alle prosjektene, så klarer vi i større grad å sikre at de riktige stegene faktisk blir gjennomført.”
Kvalitetskontrollplanene blir dessuten aktivt revidert, forteller Heskja:
“Når vi gjør justeringer i måten vi jobber på, så reflekteres det også i nye prosjekter som skal gjennomføres. Det er ikke slik at noen må gå og huske på alle de nye justeringene, det bare følger systemet, og så gjør du det etter den nye metodikken automatisk.”
Kvalitetskontrollplanene brukes ikke bare i prosjektgjennomføring ute på en byggeplass, men også til onboarding av nyansatte.
“Siden det er en fastsatt metodikk og struktur, med sjekklister og punkter som skal gjennomføres, blir det lettere å få folk til å bidra når de er ferske i rollen sin.”
Kvalitetskontrollplaner sikrer at alle har et felles eierskap til prosessene og bidrar til å heve standarden internt. Ikke minst forenkler de etterlevelsen av egne krav og kundekrav, og styrker dermed Lie Blikk sin konkurransekraft i markedet.
Struktur og kontroll fra tilbud til gjennomføring
Prosjektmodulen i Business Online gjør det enkelt å få oversikt over fremdrift, dokumentasjon og ansvar i hvert enkelt prosjekt. Lie Blikk har også bygget opp egne avdelingssider i systemet, noe som har styrket samarbeidet på tvers av fagområder.
Selv tilbudsprosessen er integrert i prosjektstrukturen. Hvert prosjekt kan ha flere tilbud, og Lie Blikk har etablert egne arbeidsrom og rutiner for oppfølging. Alt loggføres via ekstrafunksjonen Outlook Integrator og knyttes automatisk til prosjektet.
Kompleksiteten i Lie Blikk sin tilbudsprosess blir tydelig når Heskja forklarer hvordan de jobber:
“På ett og samme prosjekt gir vi gjerne 10–15 ulike tilbud på ulike fagområder. Det kan være alt fra rekkverk og fasade til tradisjonelt blikkenslagerarbeid. Da skal du ha kontroll på hvilke kunder som har fått hvilket tilbud knyttet til hvilket prosjekt. Med Business Online kan vi enda bedre dokumentere dialogen med kundene og følge dem opp på en helt annen måte enn tidligere.”
En grunnmur for kvalitetsstyring
Parallelt med søket etter et nytt styringssystem hadde Lie Blikk besluttet å ta tre ISO-sertifiseringer samtidig: 9001 (kvalitetsledelse), 14001 (miljøledelse) og 45001 (arbeidsmiljø og sikkerhet). Dette strategiske grepet satte ekstra høye krav til systemvalget deres.
“Vi så muligheten for å strukturere systemet i tråd med ISO-standardene. Vi tenkte at når man først skal innføre et nytt styringssystem, så har vi et system som er i tråd med kravene som er satt i ISO-sertifiseringen.”
Business Online ble derfor ikke bare et operativt verktøy, men også grunnmuren for deres kvalitetssystem. Med kvalitetskontrollplaner, prosedyrer og dokumentkontroll innebygd i plattformen kunne de dokumentere og bevise etterlevelse av ISO-kravene på en helt annen måte enn før.
“Når vi har vært gjennom en ISO-sertifisering, er det veldig nyttig for oss å vite at vi har en felles metodikk å jobbe etter. Med kvalitetskontrollplanene kan vi dokumentere og bevise at så lenge vi følger stegene, så gjennomfører vi de elementene som vi har blitt enige om."
Samhandling, kontroll og kvalitet på tvers av roller og fagområder
Ved å samle hele virksomheten på én plattform har Lie Blikk fått bedre samhandling, tydeligere rollefordeling og økt kontroll. Det gjelder både internt og i møte med kundene. Den nye måten å jobbe på gjør det lettere å sette kvalitet ut i praksis – og sørge for at prosjektene gjennomføres slik de skal, hver gang.
- For ledelsen betyr dette bedre innsikt og kontroll over hvordan prosjektene faktisk gjennomføres. “Fordi nå er det ett system, ikke mange. Det er enkelt å administrere, enkelt å sikre. Hvis folk bruker systemene riktig, så vet vi også at informasjonen finnes der. Det er trygt og godt.”
- For prosjektlederne handler det om å slippe å være informasjonsformidler. “Når de skal ha bistand fra andre, så vet alle: Hvor finner vi informasjonen? Hvor ligger tegningene? Hvor ligger kontrakten? Alt dette er kjent for alle.”
- For arbeiderne ute i felt handler det om enkel tilgang til styrende dokumenter, ferie og fravær og enkel registrering av avvik – alt rett på mobilen. De slipper dobbeltarbeid og unødvendig administrasjon, ifølge Heskja: “Den informasjonen de putter inn, den putter de inn én gang.”
Særlig kvalitetskontrollplanene har vært en gamechanger. Når alle involverte vet hva som skal gjøres, når og hvordan, reduseres rommet for feil. Samtidig skaper det en felles forståelse av hva som forventes i hvert enkelt prosjekt.
“QCP-en er den største fordelen vi har fått, og det at det er såpass smidig å gjøre justeringer der. Dermed er vi sikre på at prosjektene har den samme sjekklisten, og at det blir gjennomført sånn som vi har blitt enige om.”
Mer effektiv samhandling og flyt i hele organisasjonen
Da Lie Blikk startet implementeringen av Business Online, hadde de vokst fra rundt 60 til nesten 100 ansatte på relativt kort tid. Systemene som fungerte for en mindre organisasjon, skalerte ikke lenger.
Informasjon lå spredt i ulike fagsystemer, SharePoint-lister og Excel-ark. En typisk tilbudsprosess startet i en SharePoint-liste, kalkulasjonen skjedde i ERP-systemet, oppfølgingen lå i Excel, og kommunikasjonen gikk på e-post. Når et tilbud ble til prosjekt, måtte all informasjon manuelt flyttes over. Prosjektledere brukte timer på å svare på spørsmål om hvor dokumenter lå. Avdelingene jobbet i siloer med hver sine verktøy.
I dag starter en forespørsel som et lead i Business Online, hvor alle tilbud og all historikk blir bevart. Når de er klar for å gå videre, blir det til et prosjekt med alt av dokumenter, kommunikasjon og avtaler samlet på ett sted. Prosjektledere kan fokusere på faktisk prosjektledelse i stedet for å være arkivarer. Avdelingene jobber i samme system med felles metodikk.
"Det har gjort at vi samarbeider på en helt annen måte. Tidligere hadde vi veldig tydelige siloer og skiller. Det er enda mer samhandling gjennom hele prosjektet nå."
Særlig samhandlingen mellom kalkulasjon, prosjektering og prosjektledelse har fått et løft. Overleveringene mellom rollene, som tidligere var en av de største utfordringene, går nå sømløst fordi informasjonen følger prosjektet.
"Veldig mye tid gikk med til å lete etter informasjon, og til å være frustrert over at du ikke fant informasjonen der du trodde den lå. Så tidsbesparelsen i at du har den der fellesplassen hvor alt er samlet, den vil jeg si er vesentlig."
En plattform for fortsatt vekst
For Lie Blikk handler kvalitetsleveranser om å jobbe riktig, hver gang. Med Business Online har de fått et system som støtter dem i akkurat det.
"Business Online hjelper oss å sette kvalitet ut i praksis. Med denne løsningen har vi fått økt samhandling, innsikt og kontroll i alle faser av prosjektgjennomføringen – fra forespørsel og tilbud til gjennomført prosjekt."
Med en skalerbar løsning på plass er Lie Blikk klare for fortsatt vekst, med systemer som vokser med dem, ikke bremser dem.