Kundehistorie
Fishbones optimaliserte arbeidsflyten med Business Online
Om
Fishbones er et norsk teknologiselskap som utviklet en unik metode for brønnstimulering. Kundegruppen deres består hovedsakelig av operatører i energibransjen. Fishbones jobber i stor grad på tvers av landegrensene med ansatte i over ti ulike land i tillegg til et solid nettverk av agenter.
Utfordring
Fishbones hadde behov for bedre kommunikasjon mellom ulike avdelinger og lokasjoner. De ønsket ikke mange separate systemer, men å samle alt i et system for en mer organisk integrering av arbeidet.
Løsning
Business Online var fleksibelt nok til å håndtere de ulike behovene; fra FoU til drift og ledelsessystemer. Et system hvor alle ansatte jobber sammen og parallelt.
Resultat
Resultatet av å ta i bruk Business Online var bedre arbeidsflyt mellom ansatte og avdelinger, enklere rapportering mot ledelse og styret, mindre tid på å lete etter informasjon og det har gjort det enklere å planlegge og fordele arbeid.
Behov for bedre kommunikasjon internt
Fishbones har de siste årene opplevd en kraftig vekst og ønsket derfor en løsning som kunne håndtere hele deres forretningslinje uten å ha mange separate systemer. Systemet var nødt til å kunne møte deres behov innen alt fra forskning og utvikling til den kommersielle driften samt ledelsessystemer.
"Vi merket at ting kunne falle litt mellom to stoler og at vi hadde behov for bedre kommunikasjonsflyt", sier Lill-Susann Engevik Rugtvedt
Fishbones var selv usikre på hvordan de ansatte ville motta det at de nå skulle gå fra å jobbe hovedsakelig i sine egne Outlook innbokser til å jobbe i et samlet system.
"Vi ønsket ikke å ha mange separate systemet, vi ønsket å samle alt i ett slik at vi ville få en mer organisk integrering av det vil holder på med", forteller Rugtvedt.
Utover arbeids- og kommunikasjonsflyten, ønsket også Fishbones et godt planleggingsverktøy.
"Det viktigste vi gjør er å planlegge og å kunne fordele arbeid på en effektiv måte."
Et fleksibelt system som knytter sammen teori og praksis
Da Fishbones skulle se etter et nytt system ble det viktig for dem å lete etter en løsning som kunne samle hele bedriften på én plass, slik at de slapp utfordringene og kostnadene som kommer med å ha flere separate systemer.
Samtidig kan det være utfordrende å finne systemer som kan knytte sammen dokumentasjon og praksis, derfor falt valget til slutt på Business Online.
Rugtvedt forteller:
"Med Business Online har vi en god integrering mellom styrende dokumentasjon og prosesser."
Rugtvedt utdyper:
"Det er et kvalitetssystem hvor alt fra forbedringsforslag til avvik og observasjoner ligger integrert. Det gjør at vi bruker mindre tid på å lete frem ting. Informasjonen er mye mer tilgjengelig nå."
Bedre arbeidsflyt med Business Online
Business Online er et fleksibelt prosjektstyringssystem som knytter sammen de ulike avdelingene i bedriften. Når alle ansatte jobber i samme system, blir det ikke bare enklere å finne igjen informasjon, men det blir også enklere å dele informasjon internt.
Dette stryker den interne kunnskapsdelingen i bedriften og reduserer behovet for å lete etter informasjon ettersom all informasjon blir strukturert inne i systemet.
For Fishbones har dette gjort arbeidshverdagen enda enklere som Rugtvedt forteller:
"Vi så ganske kjapt at arbeidshverdagen vår ble enklere."
Rugtvedt utdyper:
"Det var enklere å håndtere arbeidsmengde, gjøre prioriteringer, få kontakt med folk og tydeliggjøre hvor ansvaret for de ulike arbeidsoppgavene lå."
God arbeidsflyt mellom personer, avdelinger og lokasjoner kan være en utfordring for de fleste bedrifter. Samtidig er det viktig å optimalisere, både for å kunne effektivisere egne arbeidsprosesser internt, men også for å kunne levere enda mer og bedre kvalitet til kundene.
På spørsmål om hva Fishbones opplever som den største gevinsten av å bruke Business Online, svarer Rugtvedt:
"Arbeidsflyten vi får av Business Online er den største gevinsten for oss. Det er noe vi ser innad i avdelingene, mellom avdelingene og mellom ulike ansatte."
Rugtvedt legger til:
"I tillegg er rapporteringen mot ledelsen og styret blitt bedre, fordi det er enkelt å visualisere hvordan det egentlig står til med bedriften."