Ofte stilte spørsmål
Alt du trenger å vite om Business Online på ett sted.
Vi har samlet ofte stilte spørsmål slik at du raskt kan finne svar om funksjonalitet, integrasjoner, priser og hvordan systemet kan skape verdi for din bedrift.
Om systemet
Hva er Business Online?
Business Online er et norskutviklet SaaS-system som samler CRM, prosjekt, HR, kvalitet og dokumentstyring i én plattform.
Løsningen er modulbasert og gir virksomheter oversikt, kontroll og bedre samhandling på tvers av avdelinger. Målet er å erstatte silobaserte verktøy med én felles plattform som gjør arbeidsdagen enklere for hele bedriften.
Hvem passer Business Online for?
Business Online er laget for små og mellomstore bedrifter som ønsker mer struktur og kontroll.
Systemet er spesielt nyttig for prosjektbaserte virksomheter innen olje og gass, bygg og anlegg, maritim sektor og konsulenttjenester. Samtidig er fleksibiliteten stor, slik at også andre bransjer kan tilpasse løsningen til sine behov.
Hvilke moduler finnes i Business Online?
Business Online tilbyr moduler for CRM, prosjektstyring, KHMS og HRM.
Modulene kan brukes separat eller fullt integrert. Det betyr at du kan starte med én modul, som for eksempel CRM eller prosjekt, og senere bygge videre med HRM eller KHMS, uten å bytte system. Alle modulene snakker sammen, slik at dataen flyter sømløst.
Må vi kjøpe hele systemet, eller kan vi starte med én modul?
Du kan starte med én modul og utvide etter behov.
Mange kunder begynner med prosjekt- eller CRM-modulen og legger til flere funksjoner når behovet vokser. På den måten får bedriften en fleksibel løsning som vokser i takt med organisasjonen, uten tunge omstillinger og implementeringsprosesser.
Hvordan skiller Business Online seg fra andre systemer?
Business Online gir en helhetlig plattform i stedet for flere enkeltverktøy.
Mens mange systemer dekker én funksjon, kombinerer Business Online CRM, prosjekt, HR, KHMS og dokumentstyring. Det gir færre siloer, bedre oversikt og større verdiskaping per prosjekt.
Kan Business Online tilpasses vår måte å jobbe på?
Ja, systemet kan tilpasses prosesser, roller og rapportering uten skreddersøm.
Brukere kan konfigurere arbeidsflyter, listevisninger og dashboards slik at de gjenspeiler deres egen hverdag. Dermed får dere et system som passer bedriften, i stedet for at bedriften må tilpasse seg systemet.
Oppstart & implementering
Hvor raskt kan vi komme i gang med Business Online?
Byggingen av systemet tar 2–3 uker, og dere kan ta det i bruk fra første dag etterpå.
Når systemet er bygget ferdig for bedriften, er det klart til bruk umiddelbart. Det betyr at dere kan starte med å registrere avvik, oppgaver og prosjekter fra dag én. Full opplæring og innføring skjer gradvis i en egen implementeringsperiode.
Hva er implementeringsprosessen?
En opplæringsperiode på opptil tre måneder hvor dere lærer å bruke systemet effektivt.
Implementeringen handler ikke om teknisk oppsett, men om opplæring. Perioden kan vare opptil tre måneder dersom alle moduler tas i bruk. Prosessen kombinerer digital brukermanual, videoer og veiledning, slik at bedriften bygger opp kompetanse steg for steg.
Kan vi bruke systemet mens implementeringen pågår?
Ja, dere kan bruke systemet fullt ut fra dag én, selv om opplæringen fortsetter parallelt.
Mange kunder starter tidlig med de mest kritiske funksjonene, som avviksregistrering eller prosjektoppgaver. Underveis lærer superbrukerne og medarbeiderne stadig mer, slik at systemet gradvis blir en naturlig del av hverdagen.
Hva slags opplæring får vi som nye brukere?
Alle ansatte får tilgang til digital brukermanual med interaktive videoer, mens et superbrukerteam får grundig opplæring av en av Business Online sine konsulenter.
Vi anbefaler bedriften å utnevne et superbrukerteam på 3–5 personer. Disse får inngående opplæring og fungerer som ressurspersoner for sine avdelinger, en “teach the teacher”-metode.
Samtidig har alle ansatte tilgang til en digital manual med steg-for-steg beskrivelser og videoer. Vi oppfordrer superbrukerne til å “trykke i vei” og teste systemet mest mulig i opplæringsfasen, det er feil man lærer mest av.
Hva koster implementeringen?
Implementeringen prises separat, men alltid med en fastpris.
Kostnaden for implementering varierer ut fra hvilke moduler dere velger, og hvor omfattende opplæringen blir. Vi operer alltid med fastpris på implementering, slik at dere vet nøyaktig hva det vil koste på forhånd.
Hva skjer dersom vi møter utfordringer underveis?
Vårt norske supportteam hjelper dere hele veien.
Vi er tett på i oppstartsfasen og sørger for at spørsmål og utfordringer blir løst raskt. Support er tilgjengelig via telefon, e-post og chat. Superbrukerne får ekstra oppfølging, slik at de kan være gode ressurser for resten av organisasjonen.
Brukervennlighet & funksjonalitet
Er Business Online vanskelig å bruke?
Nei, systemet er laget for å være intuitivt og lett å bruke i hverdagen.
Business Online bygger på Microsoft 365, noe som betyr at dere fortsatt kan bruke kjente verktøy som Word, Excel og Outlook. Samtidig får dere en tydelig struktur for prosjekter, kvalitet, HMS, HR og CRM. De fleste opplever at de raskt kan ta systemet i bruk uten omfattende opplæring.
Kan vi tilpasse systemet til våre arbeidsmåter?
Ja, Business Online kan speile deres rutiner og prosesser uten skreddersøm.
Systemet lar dere tilpasse arbeidsflyter, listevisninger og rapporter. Dermed tilpasses Business Online til deres organisasjon, ikke omvendt. Samtidig finnes det mulighet for å bygge på med mer avansert og bedriftstilpasset funksjonalitet dersom dere har behov, men da som skreddersøm.
Hvordan får vi oversikt over prosjekter, ansvar og frister?
Systemet gir full oversikt i et personlig område kalt Min Side.
På Min Side ser medarbeidere sine egne oppgaver, prosjekter og tidsfrister, mens ledere kan følge fremdrift, kapasitet og risiko. Dette gir både transparens og kontroll, og reduserer risikoen for misforståelser og forsinkelser.
Hvordan håndteres tilgang og roller i Business Online?
Tilgang styres med roller, slik at alle ser det de trenger, og ingenting mer.
Business Online har en fleksibel tilgangsmatrise som gjør det enkelt å definere roller for ulike grupper, som HR, prosjektledere, QHSE, kontraktsansvarlige og systemadministratorer.
Du kan gi full tilgang, kun lesetilgang eller mulighet til å bidra, uten at brukerne kan slette. Dette gjør at ledere får den oversikten de trenger, mens medarbeidere og eksterne kun får tilgang til relevant informasjon.
Kan eksterne samarbeidspartnere få tilgang til Business Online?
Ja, eksterne kan få begrenset og sikker tilgang til utvalgte arbeidsrom og dokumenter.
Business Online bygger på Microsoft 365 og bruker personlig autentisering via bedriftens IT-ansvarlig eller tredjeparts leverandør. Tilgang styres med et rollebasert autorisasjonsprinsipp. Det betyr at eksterne samarbeidspartnere kan inviteres inn i systemet, men kun til definerte arbeidsrom, dokumenter eller lister, aldri til hele systemet.
På den måten kan man samarbeide tett med leverandører, kunder eller partnere uten å gå på kompromiss med sikkerhet og kontroll.
Hvordan håndterer Business Online dokumenter og avvik?
Business Online gir integrert dokumentstyring med versjonskontroll og kvalitetssikring, samtidig som avvik håndteres gjennom intuitive rapporteringsverktøy og dashboards.
I KHMS-modulen finner du et strukturert dokumentbibliotek (QDMS) der du kan opprette, revidere og godkjenne prosedyrer, maler og styrende dokumenter, inkludert versjonshistorikk og sporbar godkjenningsprosess.
Systemet lar deg registrere avvik, forbedringsforslag og observasjoner via intuitive skjema, og følge opp med tiltak og ansvar. Alt synlig via risikodashbord, trendanalyse og Power BI-visualisering.
Fungerer Business Online på mobil og nettbrett?
Ja, systemet fungerer på PC, mobil og nettbrett.
Som en skybasert løsning er Business Online tilgjengelig uansett hvor du er, på kontoret, i felt eller offshore. Det gjør det enkelt å registrere avvik, oppdatere prosjekter eller dele dokumenter mens du er på farten.
Integrasjon & teknologi
Hvordan integreres Business Online med andre systemer?
Business Online tilbyr et åpent API, webhooks og ferdige integrasjoner, slik at du kan koble til ERP-systemer, Zapier og andre verktøy uten å miste kontroll.
Gjennom et fleksibelt, åpent API kan du hente ut, oppdatere og opprette data for moduler som CRM, prosjekt, KHMS og HRM. Det finnes også ferdige integrasjoner mot systemer som Tripletex og Visma.
For sanntidssynkronisering kan du bruke webhooks, eller koble via Zapier til tusenvis av andre apper.
Hva får vi med Business Online API og webhooks?
API-et gir full CRUD-tilgang for automatisering, mens webhooks gir sanntidsoppdateringer ved hendelser.
Business Online tilbyr standard API-endepunkter for opprettelse, henting og oppdatering av data. Dette gir effektiv automatisering og datadeling mellom systemer.
Webhooks gjør at eksterne systemer kan få sanntidsvarsler når relevante hendelser skjer, noe som øker responstid og reduserer manuelt arbeid.
Er API-et robust nok for skalering og fleksibilitet?
Ja, API-et er designet for å vokse med virksomheten og kan tilpasses ved behov.
Uansett om dere er en liten organisasjon eller en større bedrift, kan API-et håndtere vekst og flere forespørsler samtidig. I tillegg kan API-tilgang tilpasses spesifikke behov gjennom skreddersydde endepunkter, også kalt bespoke eller BaaS-løsninger.
Støtter Business Online Microsoft 365-integrasjon?
Absolutt. Systemet bygger på Microsoft 365, så du fortsetter å jobbe med Word, Excel, Teams, osv.
Siden plattformen er tett integrert med Microsoft 365, beholder du kjente verktøy som Word, Excel, Outlook og Teams. Alt er lagt i én plattform for bedre struktur, kontroll og samhandling.
Hvordan sikres data og integrasjoner?
Business Online bruker sikker autentisering og kjører på Microsofts skyplattform, uten risiko for å bli låst inn i én leverandør.
Tilgangen til API-et krever sikker autentisering og autorisasjon, og bygger på Microsofts infrastruktur, med enterprise-grade sikkerhet og GDPR-kompatibilitet. API-et er også laget for å kunne brukes sammen med Azure-økosystemet om dere ønsker å bruke API Management, Logic Apps eller lignende for styring, overvåkning og skalerbarhet.
Kan vi automatisere arbeidsflyter uten utvikling?
Ja, gjennom Zapier-integrasjon kan dere koble til tusenvis av apper uten å kode.
Business Online har en kobling til Zapier, som gir tilgang til rundt 7 000 applikasjoner. Du kan sette opp automatiseringer og arbeidsflyter uten å måtte bygge noe fra bunnen av.
Pris & verdi
Hvordan prises Business Online?
Business Online prises etter modul og selskapsstørrelse, ikke per bruker.
Vi mener at bedriften får mest verdi ut av Business Online når alle ansatte kan bruke systemet. Derfor er prisen basert på hvilke moduler dere velger, kombinert med hvor stor virksomheten er, ikke på antall brukere. Det gir forutsigbarhet, enkel skalering og full utnyttelse av systemet på tvers av organisasjonen.
Er implementering inkludert i prisen?
Nei, implementering prises separat, men alltid til fastpris.
Hvor lang implementeringsperioden er, og hva den koster, avhenger av hvilke moduler dere velger. For å gi trygghet tilbyr vi alltid fastpris, slik at dere vet nøyaktig hva dere betaler for.
Hvilken verdi får vi ut av å investere i Business Online?
Business Online gir oversikt, færre manuelle prosesser og økt effektivitet.
Systemet samler prosjekter, kunder, HR og kvalitet i én plattform. Det betyr mindre tid brukt på administrasjon, færre feil og bedre kontroll på prosjekter og avvik. I tillegg sparer dere kostnader ved å samle alt i ett helhetlig system, i stedet for å ha mange ulike silobaserte løsninger. Summen er en mer effektiv organisasjon og bedre lønnsomhet.
Hvordan kan vi måle verdien av Business Online?
Verdien vises i effektivitet, bedre prosjektkontroll og redusert risiko.
Med dashboards, rapporter og KPI-er får dere tallfestet effekten av tidsbruk, ressursallokering, prosjektstatus og trender i avvik. Dette dokumenterer gevinsten og gjør det enklere å følge ROI over tid.
Finnes det skjulte kostnader?
Nei, vi har en transparent prismodell uten uventede tillegg.
Dere betaler for valgte moduler og en fastpris på implementering. Ingen skjulte kostnader, ingen lisensfeller per bruker, bare en tydelig og forutsigbar modell.
Support & videreutvikling
Hva slags support får vi som kunde?
Business Online tilbyr norsk support via telefon, e-post og chat.
Vi er tett på kundene våre og legger vekt på tilgjengelighet. Supporten er bemannet med medarbeidere som kjenner systemet godt, og dere får hjelp både i oppstart, under implementering og i daglig bruk.
Hvordan sikrer dere at systemet videreutvikles?
Business Online oppdateres jevnlig med nye funksjoner og forbedringer.
Vi har en kontinuerlig utviklingsplan basert på kundebehov, bransjestandarder og nye regulatoriske krav. Oppdateringer skjer automatisk i skyen, uten nedetid, slik at dere alltid har tilgang til siste versjon.
Hvordan sikrer dere stabil drift og oppetid?
Systemet driftes på Microsofts skyplattform med høy tilgjengelighet.
Business Online kjører på Microsoft Azure, noe som gir robust drift, sikkerhet og høy oppetid. Dette gjør at systemet er tilgjengelig når dere trenger det, enten på kontoret, på reise eller ute i felt.