Kundehistorie
“Alt havner på rett prosjekt”
Business Online gir Byggmester Tommy Bårdsen AS full kontroll og bedre flyt i prosjektene – med tydelige prosesser, smartere kundeoppfølging og all kommunikasjon på rett sted.
Om
Byggmester Tommy Bårdsen AS er et byggmesterfirma på Karmøy med 10 ansatte og et sterkt fagmiljø. Bedriften spesialiserer seg på totalombygging og energieffektivisering av eldre boliger, og utfører også nybygg, bad, takarbeid og påbygg for privatmarkedet. Hvert år utfører de rundt tretti større og mindre prosjekter. Med systematisk arbeid og ny teknologi ønsker de å være et positivt bidrag i byggebransjen.
Utfordring
Med mange prosjekter i gang samtidig ble det krevende å holde oversikt. Viktig informasjon lå spredt, og tilbud og kundesamtaler risikerte å falle mellom stolene. Firmaet trengte et system som kunne samle alt på rett sted, med riktig informasjon til riktig tid.
Løsning
Business Online ble valgt for å samle alle tråder og gjøre det enklere å holde styr på kunder, tilbud og byggeoppgaver i en hektisk hverdag. Bedriften tok i bruk Prosjekt-modulen som plattform for kundeoppfølging og prosjektstyring.
Resultat
Business Online har hjulpet Byggmester Tommy Bårdsen med å få bedre flyt, mer kontroll og høyere kvalitet i byggeprosjektene. Enkelt, effektivt og tilpasset hverdagen i en travel håndverksbedrift.
Tap av oversikt og informasjon i en travel arbeidshverdag
Som stolt byggmester på Haugalandet brenner Tommy Andre Bårdsen for at prosjektene i hans firma skal være over snittet profesjonelle. I en bransje som kan sies å være over middels skeptisk til digitale systemer, har ikke dette alltid vært en selvfølge.
Som mange andre tømrerbedrifter holdt Byggmester Tommy Bårdsen tidligere styr på prosjekter og kunder med e-poster, meldinger, mapper og regneark. Etter hvert som bedriften vokste, ble det vanskelig å holde oversikten.
“Den største utfordringen var å få informasjonsflyten til å gå i riktig retning. Ofte er det noen som starter på en jobb, og så kommer en annen inn og skal ta over. Da er det viktig at den som overtar, har tilgang på riktig informasjon uten å måtte ringe den forrige for hver gang,” forteller Bårdsen, daglig leder i tømrerfirmaet som bærer hans navn.
Det var ikke uvanlig at e-poster, kundesamtaler og tegninger var vanskelige å finne igjen eller ikke var oppdatert.
“Vi så at vi trengte én plass hvor alt kunne samles. At samtaler med kunder, oppdaterte tegninger og andre notater er tilgjengelig på riktig prosjekt.”
Struktur og kontroll med Business Online
For å sikre god prosjektgjennomføring trengte Byggmester Tommy Bårdsen et styringsverktøy.
"I alle disse arbeidsdagene som fyker av gårde, er det krevende å holde en oversikt over alle forhold i bedriften. Vi var på jakt etter et enkelt styringssystem som sikrer at alle jobber likt, samtidig som vi har full kontroll på alle pågående prosjekter."
Bårdsen ble tipset om Business Online, et skybasert styringssystem for kvalitetsarbeid og prosjektoppfølging. I begynnelsen hadde han litt betenkeligheter. Ville det være enkelt å bruke i en travel tømrerbedrift? Men etter å ha sett hvor brukervennlig systemet er, ble det tydelig at dette var noe de trengte.
“Ofte vet du ikke at du trenger et sånt system før du får det presentert. Vi så raskt at Business Online kunne hjelpe oss med å samle alt på ett sted og gi oss bedre kontroll i prosjektene.”
Slik bruker de Prosjekt-modulen
Bårdsen registrerer alle kundehenvendelser og salgsprosesser som egne prosjekter i Prosjekt-modulen.
"Vi registrerer prosjektene, slik at de får status, for eksempel ‘Prisforespørsel’. Så kan vi sortere på de som vi må kalkulere, som neste steg. Og så kan vi flytte dem videre til ‘Tilbud sendt’."
Denne tilnærmingen gjør det mulig å følge opp både leads og aktive prosjekter i én og samme modul. Systemet gir god oversikt over salgsmuligheter, noe som er viktig i en hverdag preget av mange kundehenvendelser.
“Vi har mye å gjøre, og da er det ekstra viktig å ha kontroll på hva vi har gitt tilbud på, hva som skal følges opp, og hvor langt vi har kommet i prosessen med de ulike kundene.”
Enkelt å ta i bruk, uten omfattende tilpasninger
Business Online krever ingen spesialtilpasninger, men for å få full verdi er det viktig med en god implementering. Som kunde får du en egen prosjektleder som følger dere gjennom implementeringen og sørger for at dere raskt kommer i gang uten å måtte sette alt annet på pause.
Det ble ikke gjort noen spesialtilpasninger for Byggmester Tommy Bårdsen, de bruker i stor grad standardfunksjonene.
“Vi bruker systemet som det er. Du trenger ikke å være IT-ekspert for å forstå hvordan det fungerer. Det er masse hjelpetekster inne i systemet, med tips og triks. Det er enkelt å finne ut av det meste, hvis du bruker litt tid.”
Mer effektiv hverdag og bedre oversikt
Byggmester Tommy Bårdsen er fortsatt i prosessen med å rulle ut Business Online til hele organisasjonen, men allerede nå merker de stor forskjell.
“Når jeg bruker systemet aktivt, ser jeg hvor mye mer effektivt det blir. Jeg sparer tid og har bedre oversikt. Og når vi får enda flere ansatte med, kommer vi til å spare enda mer tid og ha enda mer proff prosjektgjennomføring.”
Bårdsen fremhever spesielt hvordan Prosjekt-modulen har gjort det enklere å planlegge og gjennomføre byggeprosjekter.
"Den har gitt oss mer samlet informasjon til de som er på det aktuelle prosjektet. Veldig bra at notater kan registreres direkte på rett prosjekt, enten som notater eller via Teams-logg knyttet til prosjektet."
Bedre ressursplanlegging og innsikt
Business Online har gjort det lettere å avdekke flaskehalser og forbedringsområder i planleggingen. Det har gitt Bårdsen en aha-opplevelse:
“Det har fått meg til å innse at man må ha en bedre ressursplan, som er litt mer forutsigbar. Det er lettere å fange opp problemene, når du ser det mer konkret, i et styringssystem.”
Med Business Online har det blitt enklere for Bårdsen å ha oversikt over fremtidige prosjekter, mannskap og ressurser.
All kommunikasjon og informasjon samlet på ett sted
På spørsmål om hva som er den viktigste gevinsten firmaet har fått så langt, svarer Bårdsen kjapt:
“Den største fordelen er nok at trådene havner på rett prosjekt, og at du kan kommunisere mer på ett sted. Ofte er noe på Messenger, noe på Facebook, noe på tekstmelding og noe på mail. Så det er vanskelig å ha kontroll på hvor du har snakket om hva. Nå har vi alt på rett plass.”
Dette har gjort det enklere å følge opp og holde oversikt over spesielt privatkunder, som utgjør størstedelen av tømrerfirmaets kunder, forteller Bårdsen.
"Med privatkunder er det mer Messenger og tekstmeldinger og bilder og sånn. Når du først har opprettet en kunde i Prosjekt-modulen, er det lettere å tilknytte muligheter til samme kunde og få samlet historikk."
Påminnelser som sikrer at ting blir fulgt opp og ikke avglemt
Bårdsen bruker også systemet aktivt til å sette oppgaver med frister, slik at viktige tilbud og oppfølginger ikke blir glemt.
“Med masse baller i luften har det noen ganger skjedd at jeg har holdt på å glemme bort et tilbud som jeg skal gi, men fordi det lå inne med en frist i systemet, fikk jeg påminnelse. Det er utrolig nyttig.”
Ifølge Bårdsen glemmer han og de ansatte langt mindre etter at de har fått bedre kontroll med Business Online.
"Du får et “pling” på at nå må du følge opp den og den. Det er en helt konkret måte det hjelper til på. Og i tillegg er det bestillinger som ofte har åtte–ni ukers leveringstid, de er lett å glemme litt av, hvis man har det på mail. Jeg har laget meg oppgaver i Prosjekt, så får du varsel en dag før og vet at det er på gang."
Et fortrinn i møte med bærekraftskrav
For Byggmester Tommy Bårdsen handler gode boligløsninger også om at hjem skal være bærekraftige. I møte med nye krav innen bærekraft ser Bårdsen et stort potensial for styringssystemet. Business Online gjør det enklere å dokumentere og følge opp prosedyrer, noe som er nyttig både for rapportering og som konkurransefortrinn.
Bårdsen peker på at det offentlige allerede stiller krav til bærekraftsrapportering, og forventningene vil øke i det private markedet.
“Det er lettere å rapportere når du har et styringssystem. Og kravet om det kommer bare mer og mer i det private markedet. Hvis du har en track record på gjennomføring etter visse prosedyrer, så er det en fordel, både for salg og rekruttering. I alle fall når det gjelder sosial bærekraft – at du kan bevise at du har en sunn måte å drive virksomhet på.”
Byggmesteren har en klar beskjed til andre håndverksbedrifter
Ifølge Bårdsen styrer trolig de fleste håndverksbedrifter fortsatt prosjektene sine med e-post, mappestrukturer og regneark. Det er tungvint, og man risikerer at viktig informasjon blir borte. Byggmesteren er klar i talen når det gjelder behovet for et system som Business Online i byggebransjen:
"Du kan sammenfatte DNA-et til bedriften på en god måte, som gjør at det er lett for nye folk å integrere seg i et system som på sett og vis er “ferdigtygd”. Ofte er problemet at man er flink til å sette folk i gang, men man følger ikke godt nok opp, og så slutter de. Og da er det ofte lederen eller systemet sin feil at det gikk sånn."
Bårdsen mener at et styringssystem som Business Online er et naturlig neste steg for håndverksbedrifter som vil rigge seg for videre vekst og samtidig sikre kvalitet og kontroll.
“Vi ser allerede stor gevinst, og vi har så vidt begynt å bruke hele potensialet i systemet. Det gjør det lettere å jobbe strukturert, dele informasjon og følge opp kunder og prosjekter. Det er en investering som virkelig betaler seg.”
Samtidig peker han på hva som ofte holder andre håndverksbedrifter tilbake:
“Det er lite kjennskap til denne måten å jobbe på i byggebransjen. Det er en ny og litt annen måte å jobbe på, det er kanskje det største hinderet. Folk ser ikke potensialet.”
Bårdsen poengterer at flere håndverksbedrifter ville ha sett nytteverdien i gode styringssystemer dersom de innså hvor små grep som skal til for å gi store gevinster:
"Det som gjerne er utfordringen med håndverkere, er å få dem til å forstå at hvis de bruker 10 minutter om dagen på dette her, så sparer det altså så ekstremt mye penger og tid i gjennomføringen."
Ruster seg for vekst med tydelige prosesser og full prosjektkontroll
Bårdsen ser frem til å bruke Business Online til å få enda tydeligere og mer forutsigbare prosesser i tømrerfirmaet. Han trekker en parallell til IKEAs bruksanvisninger – det skal være klinkende klart hvordan noe skal gjøres.
“Når vi f.eks. bygger garasjer, så bygger vi sånn. Hvis du har en god og tydelig prosess, blir det vanskelig å gjøre feil. Så der tenker jeg at Business Online kan være en stor hjelp, å skape gode rammer for å gjennomføre prosjekter på en god måte.”
Den stolte byggmesteren er ikke i tvil om at Business Online har blitt et avgjørende verktøy for profesjonelle prosjekter i Byggmester Tommy Bårdsen. Han er tydelig på at styringssystemet vil spille en sentral rolle i videreutviklingen av bedriften:
“Etter ett år med Business Online ser vi hvor mye mer oversiktlig og effektiv hverdagen har blitt. Nå har vi full kontroll på prosjektene, bedre dokumentasjon og all kommunikasjon samlet på ett sted. Det er ingen tvil om at dette er et system som møter både dagens behov og fremtidens krav til håndverksbedrifter.”